医院文书档案管理浅析

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摘要：随着社会经济的发展对医院管理提出了更高要求，高效做好医院文书档案管理，发挥其凭证参考和宣传作用，对促进医院档案规范管理，提升医院服务水平具有积极作用。本文阐述了医院文书档案的作用，分析了医院文书档案管理中存在的问题，并结合实际提出解决问题的对策建议，以供参考。

关键词：文书档案；医院；管理

医院文书档案是医院在行政管理事务活动中产生的具有保存价值的资料。常见的医院文书资料包含了请示、报告、计划、总结等，类别繁多，综合性较强，管理较复杂。随着人民群众对医疗水平的需求提升，国家医疗体制改革的不断推进，医院文书档案作为医院档案的重要组成部分，新时期下高效做好医院文书档案管理成为必然。

一、医院文书档案的重要作用

1.医院管理的查考凭据。医院文书档案是对医院各项活动的记录，包括各种规章制度，各种行政事务的处理过程、结果及管理活动的经验总结等，是医院工作查考的凭据。通过文书档案资料的查考，可以更好地熟悉情况、总结经验、处理各种问题，从而有效地推动各项工作地开展。2.领导决策的参考依据。医院文书档案记录了医院管理活动中的情况、成果、经验和教训等，包含了大量的医疗、管理等信息，能够为领导决策提供重要参考，对制定计划、总结情况、推广先进管理经验等都是重要的参考资料，充分利用文书档案资料，对促进领导科学决策，推动医院各项工作开展具有重要作用。3.宣传教育的生动素材。医院文书档案较详实地记录了医院发展历程，具有历史性、直观性等特点，是宣传教育的生动素材。利用医院文书档案举办各种展览活动、编写医院发展史等，充分介绍宣传医院的发展历程，增强广大医疗工作者和人民群众对医院的认识。

二、医院文书档案管理中存在的问题

文书档案在医院管理中发挥着重要作用，做好文书档案管理具有重要意义。但由于思想上不重视，加之财力、人力不足、管理不规范等原因，医院文书档案管理存在诸多问题。1.思想意识较薄弱，重视程度不足。由于档案工作在医院活动中通常不直接产生效益，且文书档案琐碎、工作量大，通常无法在短期内产生显著业绩等原因，存在对文书档案工作重要性认识不足是普遍情况，加之缺乏有效的考核激励机制，对文书档案工作未引起足够重视。由此导致医院在管理活动中自上而下的人员档案意识薄弱。文书档案工作人员认为自身所处边缘地位，岗位工作业绩不受重视，主动自我学习和主动服务的意识薄弱，未认识到做好文书档案工作对于医院发展的重要意义，工作主动性不够，严重制约了文书档案工作的有效开展。2.规章制度不健全，存在诸多不规范。一是受医院的发展阶段和规模、领导重视程度等诸多因素影响，存在文书档案管理规章制度不完善等情形，有的甚至完全没有制定相关文书档案管理制度，文书档案管理存在较多主观性和随意性，缺乏科学决策和高效管理的制度依据。二是未建立完善的文书档案管理机构，没有明确的岗位职责分工，也未建立有效的档案工作网络，无法为文书档案工作的开展提供组织保障。三是激励约束机制不健全。文书档案工作一般不直接产生经济效益，在医院整体考核中占比较低甚至未纳入医院的整体考核，由于缺乏激励约束机制，无法调动文书档案工作人员的主动性和积极性。四是未实行公文前端介入。文书是档案的来源，公文质量的高低影响文书档案质量的好坏，在公文的办理过程中只关注公文的处理而忽视了存档的要求，存在格式不规范、公文日期和文号缺失或错误等情况，严重影响后续文件归档质量。3.流程环节不规范，管理水平相对较低。文书档案各项管理环节缺乏操作规范，收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各环节工作的开展缺乏依据和操作指南，无法为高质量开展文书档案工作提供制度保障。未对文书档案的移交做明确规定，相关文书档案形成部门对文书档案收集移交业务不了解，或出于部门自身工作繁杂，对文书档案工作重视不够等，文书档案移交不及时、收集不齐全情况常有。文书档案移交过程中常存在移交手续不完善等情况，造成推诿扯皮、管理混乱等情况。由于重视程度不够或专业水平不足，文书档案的整理存在分类不科学、录入不仔细、排放无规则等情形，严重制约了文书档案的有效利用。4.工作经费较紧缺，软硬件环境落后。由于对档案的认识不足，医院对档案管理的重视程度不够，无法为档案工作的开展提供有效的经费支持，档案工作的环境相对落后。有的医院没有设单独的档案室，仅设档案柜；有的医院没有设单独的文书档案室；有的档案室被当作了杂物室，档案保管设备缺失或老化，未达到档案室“九防”要求，这些都容易造成文书档案的损坏，不利于文书档案的安全保管。文书档案管理信息化程度低，无OA办公系统或OA系统未实现文件的实时归档功能，档案管理信息化水平低下，严重制约了信息化时代文书档案的高效管理和利用，无法充分发挥文书档案对医院发展的参考凭证和决策参谋作用。5.档案专业水平不足，人员素质待提升。虽然近年设档案学专业的学校逐步增加，但档案专业生源仍然相对较少。领导重视度不够，认为档案工不需要太高专业度等原因，目前很多档案从业人员都非档案专业科班出身，档案理论知识相对欠缺。通常医院未对文书档案从业人员进行岗位知识培训，且由于人手短缺文书档案从业人员常常身兼数职，对文书档案管理业务钻研不够，投入时间和精力不足，业务水平有待提升。

三、高效做好医院文书档案管理的对策建议

1.提高重视，强化档案管理意识。高效做好文书档案工作需要医院的重视和领导的支持，医院领导应意识到做好文书档案工作，既是对医院发展过程的记录，也能够通过丰富的文书档案资料为领导决策和医院发展提供参考。要发挥领导在文书档案管理工作中的带头引领作用，为文书档案工作的开展营造良好的环境和氛围，调动从业人员做好文书档案工作的积极性。要加强对文书档案工作的宣传，意识到这既是对文书档案工作本身的宣传，也能起到激励鼓舞作用。文书档案管理部门要明确自身职责和任务，结合实际，广泛而深入地开展宣传工作。一是要及时做好国家及上级管理部门文书档案政策规定的传达，确保各项政策的有效贯彻落实；二是要结合医院实际，宣传文书档案对于医院长远发展的意义，使从业人员认识到文书档案工作的重要性。2.完善制度，规范文书档案管理。建立健全文书档案管理规章制度，促进规范管理，是做好文书档案工作的核心，是促进文书档案工作可持续发展的保障。一是要完善文书档案管理制度，根据国家及上级单位档案、文书档案相关规定，结合医院实际，制定科学可行的文书档案管理规章制度并不断完善，确保文书档案工作开展有章可循。二是要完善配套考核激励制度。制定文书档案工作考核管理目标，明确责任部门，并层层分解目标，切实将工作目标任务压实到部门和个人。明确考核标准，对于目标未达成的将严格扣分，将考核结果和个人薪资、评先评优、职级调整等挂钩，切实发挥激励约束作用。三是完善公文前端质量管控制度。在完善文书档案管理制度的同时，完善公文质量规定，在文件形成时严格按照公文质量要求严把质量关，对公文质量逐一检查，文件标题是否规范、内容是否完整、发文号、发文会签单是否完整真实等，确保形成的文件要素齐全、内容完整。3.规范流程环节，提高档案管理质量。在完善文书档案管理制度基础上，规范文书档案管理各流程环节，促进管理质量提升。一是要强化文书档案的收集管理。做好收集工作是后续档案整理和开发利用的基础和前提，要明确文书档案形成部门的工作职责，建立文书档案收集工作机制，定期将文书档案进行收集，明确收集移交手续要求，减少推诿扯皮情形，确保各项移交资料有据可查。二是科学做好文书档案的分类整理。结合医院实际，制定文书档案分类细则，分类应具有一致性和连续性，应体现其科学合理性，避免完全根据主观经验分类情形，对于不应归档的应予以剔除，合理划分保管期限。三是加强文书档案的开发利用。在做好文书档案的保管同时，要逐渐加强其开发利用，充分发挥其决策参考作用，体现其价值。要做好文书档案的数字化存储，提升网络化利用，实现医院文书档案资源共享，推动医院文书档案工作发展。4.加大投入，建设良好软硬件环境。档案工作的有效开展需要领导支持，需要经费保障，档案工作人员要积极争取，并致力于推动档案工作的高效开展。按照档案保管“九防”要求，完善档案库房及相关设施建设，并将档案库房等硬件设施情况纳入医院考核指标。加强信息化建设。利用新时期互联网技术优势，不断创新文书档案现代化信息化管理模式，拓展文书档案利用服务方式和渠道，充分发挥文书档案在医院发展中的作用。5.加强培训，提升从业人员素养。新时期下，医院管理的新要求也对文书档案工作人员提出了新的挑战，做好医院文书档案工作，充分发挥文书档案的价值作用，需要专业的高素质人才支撑。医院既要选好人，也需培养和用好人。一是严把人员入口关，要认真分析文书档案工作对人员的素质要求，坚持人岗匹配原则，选聘具有专业背景和经验丰富的文书档案从业人员，更好地促进文书档案工作的开展。二是加强岗位人员培训，定期组织文书档案工作人员对档案及文书档案文件学习，并通过交流会、专题会等方式交流文书档案工作中存在的问题，组织从业人员到档案工作先进单位交流学习，通过理论学习和实践积累，促进文书档案管理水平提升。

四、结束语

综上所述，做好医院文书档案对于促进医院档案管理水平提升，提高医疗服务水平具有重要作用。当前医院文书档案管理受主客观诸多条件限制，还存在许多问题，需要从加大经费支持、完善管理规章制度、提升从业人员综合素质等诸多方面努力，进一步夯实基础，强化管理，促进管理水平提升，为医院事业发展提供保障。

参考文献：

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[2]康红岩.如何实现医院文书档案的规范化管理[J].黑龙江档案，2015(2):83.

[3]黄小册.医院文书档案管理原则、现状及对策分析[J].档案时空，2016(6):26-27

作者:赵曼 单位:苏北人民医院