企业科技档案管理问题及对策

前言：本站为你精心整理了企业科技档案管理问题及对策范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：科技档案管理是企业档案管理中的重要组成部分，对企业科技工作的开展具有重要的促进作用。本文对当前企业科技档案管理中存在的问题进行了较为详细的分析探讨，并在此基础上，提出了企业强化科技档案管理的一些对策与建议。

关键词：企业档案；科技档案；档案管理

科技档案即科学技术档案，是指在科学技术研究活动中形成的具有保存价值的各种类型的历史文件资料，是科学技术研究的总结及成果。近年来，我国企业与科技工作者普遍都认识到了科技档案的重要性，但由于多方面原因，企业科技档案的管理还存在一些问题。本文就此方面进行一些探讨，以期能够为我国企业科技档案的管理工作提供一些参考与借鉴。

1企业科技档案管理中存在的问题

1.1企业科技档案管理的思想意识还比较落后

近年来，在企业的管理实践中，仍有不少企业管理者与科技工作者存在科技档案管理意识薄弱、管理思想落后的问题。主要表现在以下几个方面：一是档案宣传教育工作开展不够。很多单位仅在档案工作人员中开展档案宣传教育、培训工作，而在科研部门或是团队中开展档案宣传教育的力度不足。这在很大程度上导致科研人员档案意识、观念较为薄弱，不利于科技档案管理工作的有效开展。二是“重藏轻用”的观念仍比较严重。很多单位对于科技档案的收集、保管工作比较重视，但对于科技档案的开发利用却不太关心。这使得企业的科研工作与科技档案管理工作处于相互隔离的状态，档案人员的主要工作就是保管档案，缺乏档案服务意识。三是对电子档案缺乏认识。在现代科研活动中，电子档案正越来越多地取代纸质档案，成为主要的档案形式。但在不少企业档案管理者看来，电子档案缺乏真实性与可靠性，不能算作真正的档案。这种缺乏与时俱进的落后的档案观，在很大程度上影响到了科技档案的收集、整理工作，导致科技档案的完整性受到影响。四是对科研工作过程中形成的档案文件不够重视。很多企业档案管理人员往往只重视科研活动中形成的结果性文件，而对科研活动过程中形成的过程性文件的收集不够重视。但实际上，过程性档案记录了科学研究的思路、步骤、方法，包含了科技创新的经验和教训，是极其重要的信息和知识资源。

1.2企业科技档案收集归档难度较大

对于企业科技档案管理工作来说，一个普遍性的难题就是档案收集难度较大，收集到的科技档案文件材料不完整，尤其是一些核心技术材料与过程性材料，往往很难收集齐全。企业科技档案收集归档难度较大的原因主要有以下几个方面：一是很多的企业科技工作者不愿意将科研材料进行归档移交。对于大多数科研工作者来说，科研成果都是心血所聚，最担心的莫过于知识产权被人侵害。因此，在科研项目完成之后，很多人不愿意将自己的科研资料移交归档，或是只移交一些文书类的材料如任务书、申请书、合同等，将科研项目的核心材料如实验数据、实验方法、设计图纸、工艺参数等保留在自己手中。二是科技档案项目主持人负责制未得到有效贯彻落实。为保证科技文件材料归档的完整性与真实性，《科学技术档案工作条例》《科学技术研究档案管理暂行办法》等都明确要求科研项目实行档案项目主持人负责制。但在实际的执行过程中，这一制度的贯彻落实不尽如人意，档案部门的监督效果也不理想，导致很多科研项目的档案材料散存于项目成员个人手中。三是缺乏接收科研电子文件归档的条件。目前，绝大多数企业的科研工作都是通过计算机完成的，由此产生的科技档案也都是电子文件形式的，且这些电子文件形式的科技档案材料需要对应的生成系统才能有效识读。由于企业数字档案室建设相对较为滞后及相关人才、技术缺乏，无法为电子形式的科技档案接收提供必要的条件。而且，电子科技档案对生成系统具有依赖性，使得利用存在诸多制约。因此，企业档案部门往往只能让这些重要的电子档案由企业科研部门或是人员自行保管。

1.3科技档案开发利用程度低

科技档案开发利用程度低一直为企业科研部门及科研工作者所诟病，很多企业的科技档案基本都是归档后束之高阁，企业科技档案服务于科研工作的功能与作用没有充分发挥出来。造成这一问题的原因主要有两方面：一是企业档案部门及档案工作人员的服务意识较差，服务水平不高，服务的手段也比较落后，难以满足企业科研工作的需求。受传统档案管理思想观念的束缚，很多企业的档案管理者对于档案工作还是“重藏轻用”，整体上比较重视科技档案的收集、整理、归档，而对于科技档案的开发利用工作却不够重视，这使得企业档案工作人员在面对服务需求时，往往在主动服务意识、服务能力、服务方式等方面都差强人意，使得很多具有档案利用需求的科技工作者无法与档案部门建立顺畅的合作关系，科技档案价值难以体现；二是企业科技档案的开发利用对档案工作者的专业能力与水平提出了更高的要求，很多企业的档案工作人员缺乏档案价值开发的专业能力，日常工作大多只是进行档案的接收、保管工作，在专业层面缺乏进行科技档案整理开发的基础，而企业整体上对科技档案开发利用的意识薄弱，也使得企业科技档案开发利用人才比较缺乏，尤其是具有较高专业素质与能力的复合型人才，更是少之又少，这在很大程度上使企业科技档案的开发利用一直徘徊在较低的水平。

2提高企业科技档案管理水平的相关对策

2.1树立科技档案“资产”意识

企业科技档案与一般的文书档案具有较大的不同，作为一种原始凭证，科技档案的法律价值相对较小，很少作为法律证据发挥作用。但企业科技档案具有较强的技术性，包含了大量的科技信息与知识，科技档案的这一特点决定了其具有较高的经济价值，是企业重要的无形资产。在知识经济时代，企业的核心竞争力体现在科技的创新与知识的积累，企业科技档案所具有的信息、知识属性，使其无形资产的地位得以突出。因此，企业在科技档案管理过程中，应牢固树立科技档案“资产”意识，要从经营资产的角度来进行科技档案的各项管理工作，而不能仅仅将其视为普通的档案资源。树立科技档案“资产”意识，可以使企业的科技档案管理工作不再只是一项事务性的管理工作，而是一项具有战略意义的企业经济管理工作。

2.2加强对科技电子档案的认识

企业在科技档案管理过程中，应重点加强对科技电子档案的收集归档工作。随着我国社会信息化程度的不断提高，企业科研工作的电子信息化程度日益加深，科技电子档案产生的数量正逐步超过传统的纸质档案，成为企业科技档案的主要形式。在此情况下，企业档案管理部门应清晰地认识到电子档案是未来档案工作的重要内容与发展趋势，一方面要加强宣传教育，使企业档案工作人员正确认识电子档案，增强对电子档案的信任度并提高对电子档案价值的甄别能力，扩大科技档案的收集归档范围；另一方面，考虑到企业科研工作中形成的电子档案种类繁多、数量巨大、格式特殊，在档案收集归档过程中，应采取灵活的处置措施。如针对科技管理类的电子档案，可采取“双套制”，即电子档案与纸质档案双套保存；而一些单位内部使用、不涉及法律问题的电子档案，或价值不大、短期保存的电子档案，或数量巨大、无法打印保存的电子文档，不应强制双套保存，应创造条件以数字化的形式进行存档。

2.3重视企业科技档案中过程性档案的收集归档

科技档案是对企业科研工作过程及结果的记录，是企业科技工作的重要依据。企业科技活动的过程性材料，虽然不是最终的科技成果，但却记录了企业科研过程中所采取的思路、步骤及方法等，涵盖了企业科研活动的方方面面，是企业极其宝贵的信息与知识财富，其中有些科技创新的经验、教训，甚至比最终的科研成果更有价值，对企业持续的科技创新具有重要的参考价值与借鉴意义。因此，企业在科技档案收集归档过程中，要重视将科研活动的过程性文件列入档案收集归档的范畴，如科研工作日志、阶段报告、进展报告、实验数据、数据计算、中间性材料等；而且在科研项目验收中，不仅要验收最终成果档案，还要验收过程性档案。

2.4坚持企业科技档案管理的利用服务导向

企业科技档案的价值只有通过开发利用才能得以实现，只藏不用谓之无用。对于企业档案管理部门及档案工作人员来说，管理科技档案的最终目的也应是服务于企业的科研工作。因此，在科技档案管理实践中，企业档案部门及相关管理人员要转变“重藏轻用”的档案管理观念，树立以需求为导向、以服务为核心的工作理念，大力开展企业科技档案的开发利用工作，满足企业科技创新对科技档案的利用需求，将科技工作者的满意度、对科技工作的支持度作为工作质量与服务水平的主要评价标准。

参考文献：

［1］贠霄雄.科研生产企业科技档案收集归档管理问题与完善对策［J］.北京档案，2018（10）：30—32.

［2］张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议［J］.档案学研究，2016（03）：25—34.

［3］徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题［J］.档案学研究，2016（02）：14—21.

作者:赖文俊 单位:江铜集团贵溪冶炼厂档案馆