档案信息化建设与档案管理解析

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摘要：高校在发展的过程中会产生诸多的档案信息，这些档案信息对于高校而言是宝贵的财富。档案信息中不仅记录着高校的发展历程、教职工的信息，而且记录着高校发展的经验，是高校文化的重要组成部分。基于此，高校需要对档案信息加强管理，大力推进档案管理的信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，为高校的发展的助力。本文对档案信息化建设以及档案管理进行了分析，希望可以为高校的发展提供借鉴。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考；电子档案

做好高校档案信息化建设工作，不仅能够助力高校发展，而且有助于服务师生、服务社会。因此，有必要对档案信息化建设和档案工作规范管理进行分析，从而为档案管理工作提供依据。本文以《高等学校档案管理办法》《电子文件归档与电子文件管理规范》（GB／T18894-2016）、《纸质档案数字化规范》（DA／T－31-2017）为依据，对如何有效推进高校档案信息化建设工作进行了思考。

1档案信息化建设的重要意义

推进档案信息化建设，可以使纸质档案的保存更加安全。高校在发展的过程中会产生诸多的文献资料。这些文献资料不仅反映了高校的管理、科研、教学等活动，而且记录了高校的资信、资产以及资权等方面的内容。做好高校档案管理，有助于提高高校的竞争力。随着科技的不断发展，经济建设速度的逐渐加快，档案管理工作如果止步不前，将难以满足现阶段档案管理的需求。在竞争日益激烈的今天，高校要在国内外快速发展的环境下得以发展壮大，推进高校档案信息化建设是一项重要工作。信息化具有安全性高、效率高、可操作性强等特点，将信息化应用在档案管理工作中，可以为教师、学生提供高质量的信息化服务。利用信息化进行档案管理，可以实现部分档案信息的共享，有利于发挥档案信息的利用价值。

2档案信息化建设与档案管理的对策

2.1提高领导的重视程度

为了将档案信息化管理工作逐步推进，领导需要对该项工作予以重视。领导需要了解档案信息化管理对于高校发展的作用，明确档案管理的重要性，在档案管理推进的过程中给予足够的支持与重视；需要提高档案科学管理意识，转变管理理念。高校的领导需要对档案信息化建设工作给予相应的支持以及监督，提高对档案管理人员的重视程度，使其在档案管理的过程中发挥自身能力，积极做好档案信息化的建设工作。

2.2做好电子文件方面的管理工作

随着计算机网络在档案工作中的广泛应用，高校将很多公文传输到网络上，在一定程度上增加了电子文件的数量。通过相关实践分析可知，对电子文件进行科学、有效的管理，可以使高校的重要信息得到有效保管，使档案信息的价值充分展现。因此，管理人员要重视档案文件的管理，做好以下工作：第一，构建与电子文件管理维护有关的技术部门，确保电子文件管理流程的科学化，使电子文件管理的各个环节有效衔接，确保整个流程的科学性、安全性，从而使电子文件的管理能力逐步增强。第二，提高管理人员的电子文件处理能力。对电子文件进行管理时，管理人员需要做好与电子档案有关的处理工作，比如设置电子档案的文件格式、接收电子档案、保存电子档案等。第三，处理好电子文件的保存问题。电子文件形成时是否可以长期保存并未得到有关人员的验证。因此，管理人员需要注意电子文件的保存问题，如果电子文件需要长期保存，可以定期复制，避免档案信息丢失。

2.3提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员需要不断提高自身专业素质，明确自身的责任，在档案管理工作开展的过程中，积极学习先进的知识以及先进的技术，扩展自身的知识面，利用自身的知识开展档案信息的养护、整理以及管理工作等，不断提高业务水平。此外，高校的领导人员需要根据档案管理人员的自身情况，对其进行定期培训，使档案管理人员掌握更多的知识，不断推进档案信息化建设。

2.4构建多功能阅览室

多功能阅览室，顾名思义，可以在其中阅览相应的档案信息。这为教师的教学、学生的学习提供了便利条件，并且可以使档案信息资源的作用充分彰显。在推进档案管理信息化建设的过程中，管理人员需要重视多功能阅览室的构建工作，需要为教职工、学生提供网络咨询、档案检索以及网络查找等一系列服务，满足高校相关人员的需求，推进档案信息管理水平的进一步提高。

2.5构建网络档案

网络档案的建立对于档案管理效率的提高有着重要作用。第一，创建档案网站，将部分档案资源放置到网站当中，教职工或者学生在需要档案信息时，可以进入档案网站进行查询，这样可以大大提高档案服务的效率。同时，可通过网络宣传，促使档案信息的利用率逐步提高。第二，购买相应的硬件设备。档案信息化建设的推进，离不开硬件设备的支持。购买硬件设备，可以使网络档案信息的交换安全得到保障，并且可以实现网络档案信息的共享。通过以上分析可知，网络档案的构建也是信息化建设中的一部分，该项工作的有效开展，可使档案管理脱离传统的管理模式，逐渐适应现阶段的档案管理需求。此外，教师在备课之前，可以直接在网络档案中搜索相关的教学内容，从而使教学内容变得更加丰富；学生在学习过程中，如果存在疑问，可以通过网络档案搜索相应的文献资料来解决疑惑。因此，网络档案的构建，不仅可以推动档案信息化建设工作的进一步开展，而且能便利教师的教学以及学生的学习。

2.6加强信息安全化管理

档案数字化建设需要重视安全问题，只有确保档案信息的安全，才能使档案信息的作用充分发挥。在使用档案信息的过程中，管理人员需要对档案信息的使用进行控制，做好档案信息的安全保密工作是不容忽视的。对档案信息进行管理时，可以利用制度管理以及技术管理两方面的措施，逐步推进档案信息的保密处理工作。在档案数字化建设过程中，管理人员需要管理机制，可以引用自动控制技术，实现部分高深技术信息的自动化控制。

2.7推进标准化管理

现阶段，各行各业不断开展标准化建设工作，已经成为一种必然的发展趋势。实现信息技术标准化，是信息资源共享以及交换的前提。如果高校不重视信息技术的标准化，就会引发诸多问题。现阶段，各行各业都在推进档案管理的数字化，但这项工作仍然处于试验阶段或探索阶段，而且各高校使用的建设方法存在明显差异。各高校在推进档案管理数字化的进程当中，会受到档案管理标准化程度的影响，导致档案信息资源的共享难以实现。标准化程度对档案管理数字化建设有直接的影响。实现档案信息的共享，不仅可以使各高校之间相互交流教学经验以及文化知识，而且可以推进教学体系的进一步完善。为了实现这一目标，档案管理人员需要推进标准化管理，使档案管理更加规范、科学，为实现档案信息的共享奠定良好基础。

3结束语

信息时代，科学技术以及信息技术呈现迅速发展的趋势，信息技术逐渐渗透到各个领域当中，在一定程度上促进了各个行业的发展，使各个行业的经济效益得到了显著提升。对于档案管理工作而言，应该与时俱进，推进档案管理向网络化、信息化的方向发展，逐步实现档案信息化建设工作。推进档案信息化建设，可以促进高校的进一步发展。此外，做好档案管理工作对员工工作积极性的提高有着积极的作用。因此，高校需要重视档案管理工作，推进档案信息化建设工作的有效开展，创新档案管理的理念，使档案管理适应现阶段时展的新需求，在高校的发展征途中完成好“服务大局、服务中心”的使命。

参考文献：

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作者:董传芳 单位:山东中医药大学档案馆馆员