高校科研项目档案管理初探

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【摘要】本文针对高校科研项目档案管理中存在的问题，提出了推进高校科研项目档案管理良性化发展的对策建议。要确立科研课题项目负责人的主导地位不动摇；档案管理人员要摆正自己的位置，演好自己的角色；建章立制，完善校内管理制度；为科研项目档案建设专用库房；验收时慎用否决权；整理组卷讲方法；后续管理紧跟上；档案检查常态化；运用现代技术搞好宣传和开发利用；培训档案人员提素质，运用奖励手段促士气。

【关键词】高校；科研项目档案；管理；对策建议

一、高校科研项目档案管理中存在的问题管窥

1、科研工作和建档工作实行“四同步”管理有缺失

早在1987年3月，国家科委、国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的通知中明确：“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。”事实上，高校科研项目档案的管理很难做到这一点，前两点基本上可以做到，后两点做到的不多，主要原因是：重成果，轻档案。高校中从事科研岗位的一线老师许多对档案知识了解的不多，对档案的价值和作用认识不足，认为开展科研项目的一些过程性的研究资料没有必要保存，对档案资料的收集、整理、保存感到非常麻烦，甚至提出：不要过程，只要结果，结果就是成果。

2、实施归档文件材料的“五阶段”有瑕疵

按照《科学技术研究档案管理暂行规定》要求，开展高校科研项目档案管理的归档应当包括科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等五阶段，彼此之间相应支撑材料应当是一环连着一环，环环相扣，紧密相连，中间不应存在断档、漏项、缺损等事项，事实上，做到保有五阶段完整档案资料的不多，很多都存在后补备档材料现象，特别是研究实验阶段和总结鉴定验收阶段尤其明显。

3、开展合作研究的科技项目档案资料收集时存在推诿扯皮现象

高校之间相互开展科技合作研究呈逐渐增多趋势，主研单位出于种种原因考虑，对参研单位参与研究的项目中，在签订责任书、合同书时资料保存上不够明确、强调不够，造成参研单位在研究过程中，不注意资料的收集、积累和保存，造成研究过程中的很多资料汇交不齐全，资料保存存在这样那样的问题，不连贯、不完整、缺东少西现象成常态，无法恢复其研究过程的连续性和完整性，有的失去后再也没有办法补齐资料，成为永久性的缺憾。

4、科研人员与档案人员站位不同、认识不一，容易引起争议

科研人员和档案人员共同开展科学研究工作，是同一个战壕里的战友，是相互协作、相互提携、共同谋划、共同推进科学研究的同事、同一责任人，并肩战斗的挚友，在同一课题负责人主持下开展工作的朋友，工作只有分工的不同，没有高低之分。但调研发现，大多时候完成工作的双方配合并不如愿，有些科研人员认为档案管理人员不懂技术业务，在科学研究中是可有可无人员，十分不情愿接受档案管理人员的意见，甚至有的科研人员对档案人员的建议毫不理睬，嫌档案管理人员事多、易挑刺；认为在科研中交给你什么，你就管什么等等；事情反复数次，容易发生不和睦，起争端。

5、科研项目档案被尘封，无法开发利用

档案价值的一个重要方面应当是开发利用，档案如果收集、整理后一直躺在档案室被尘封，就失去了建立档案原有的意义。科研项目档案的意义重在收集，更应重在开发利用。科研的价值不是将成果束之高阁，而是利用推广，进而普及，进而为大众知晓、掌握、利用，科研者本身搞科研的目的也是为人类服务，在生产、生活等领域被利用。高校科研活动的成果就是要和生产、生活相结合，走进企业、走进田间地头，创造价值和使用价值，如果长期被尘封，就失去了科研本身的意义。

二、推进高校科研项目档案管理良性化发展的对策建议

1、确立科研课题项目负责人的主导地位不动摇

搞科研，和我们平常的工作是一样的，都要有一个主要负责人。科研课题主持人就是我们日常工作的部门负责人，课题从立项开始，到成果获得时结束，课题主持人的地位应当是撼不动的，要简政放权，放手让课题人去管理、去创新、去思考课题的整个计划，用什么人、怎么用、分配什么任务、达到什么要求、做到什么程度、起到什么效果、交什么答卷都应由课题主持人一锤定音。

2、档案人员在科研项目档案管理中要摆正自己的位置，演好自己的角色

客观地说，在科研项目的整个过程中，相较于项目科研的直接参与人员来讲档案人员应当是辅助地位，是配角，尽管法律法规赋予我们有职有权，必要时有否决权，但并不是轻易可以使用的。这就要求档案管理人员一定要摆正自己的位置，演好自己的角色，当好参谋，议准内容，坚持做到有所为有所不为，原则问题不让步，非原则问题不计较，多奉献、多付出，忍辱负重，不把自己作为领导去发号施令，多把自己作为团队一员去默默地奉献，以功成不必在我，功成必定有我的豪迈、豁达心胸去面对问题，解决问题，不争功、不争利，不颐指气使，就能出色地完成任务。

3、建章立制，完善校内管理制度

法的作用，在于止纷止争。制度的作用，在于约束行为。搞科研，出成果，是一个人、一个团队梦寐以求的夙愿，也是一个单位的夙愿，单位为了科研人员快出成果，多出成果往往会出台很多制度和与之配套的办法、措施，多鼓励、多激励、多鞭策，但通观制度，这些内容多在实施初期为多。而校内制度多没有做深思熟虑的思考和做长效性的打算，往往是一揽子把担子压在了课题主持人身上。按照《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。由此，学校应当对建章立制当仁不让，制定《科研项目档案收集归档规定》《科研项目档案管理规定》《科研项目档案借阅规定》《科研项目档案的开发利用》及《科研项目档案保密管理规定》等。

4、科研项目档案应当建有专用库房

《科学技术研究档案管理暂行规定》第十一条规定：“科研档案应有专用库房保管。绝密级科研档案必须严加保管。档案库房门窗要坚固，库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。对破损的档案，须及时修复。”因为，科研项目研究数据和成果是多个人，多个团队多少年心血的结晶，是不可复制的高规格数据集成，一旦失密、失窃、被盗、被损，将造成难以估量的损失。

5、验收慎用否决权

《科学技术研究档案管理暂行规定》第九条规定：“各单位对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知本单位档案部门对准备归档的科研文件材料加以审查验收，科研文件材料归档不符合要求的成果项目，不得进行鉴定、验收。重点科研项目鉴定、验收，按照专业分级管理的原则，其档案应由相应的档案管理部门审查验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科技管理部门不予承认。各单位档案管理部门，对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。”不难看出，《暂行规定》为了建好科研档案、建成科研档案做出了此项规定，但是有先决条件的：首先，档案部门受邀参与审查验收发现项目文件材料不符合成果项目的归档要求，也即有缺陷，需要补充完善至符合要求；其次，重点科研项目优于一般科研项目，一般科研项目应不拘泥于此规定。

6、整理组卷讲方法

根据科研文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。研究课题特别是重大科研课题形成的科研文件材料较多，可以组成多卷（即一题多卷），按科研阶段或重要程度依次系统组卷，如：管理性文件为一卷，论文和实验记录为一卷。

7、后续管理紧跟上

科研项目研究工作任务基本全部完成，技术报告均已定稿，进入科研成果总结鉴定阶段后，有的项目已经申请成果专利，进入推广应用阶段；有的项目要报上级有关单位鉴定，冲刺成果奖；此时可以说所有科研项目文件均已呈现在眼前，此时应予以全面审查，发现问题，立即整改，通过各种控制手段和收集方式，确保科研文件材料的完整、齐全和准确、有效。即使取得成果的项目，学校档案部门也应做好后续的保管，防盗、防火、防腐、防光、防有害生物、防污染等工作。

8、档案检查常态化

一项科研项目，从立项开始到归档管理，要经过最起码的五个阶段，对于每一个阶段形成的档案资料，都不能掉以轻心，都要一步一步收集整理，做到工作严谨，科研工作与档案管理工作“四同步”，对各阶段的分管领导、机构、人员、设备、经费等记载齐全、系统，做到档案管理集中统一，保管到位，立卷规范。

9、运用现代技术搞好宣传和开发利用

如前所述，科研项目档案管理的重要目的是为了用，而不是尘封，其价值在于宣传并通过宣传让科研成果深入人心、植入民心。如果档案保管的特别好，而没被利用，永远躺在档案室睡觉，到什么时候它都是死档案，仅仅是一页页发黄的纸张组成的案卷而已。档案宣传的对象可以上至学校领导，下至科研普通人员，我们常说让领导重视我们的工作，怎样才能让领导重视，怎样才能引起领导重视呢？档案宣传，档案的开发利用无疑是最好的手段。档案工作不重视宣传、不注重开发利用，他的影响就不会扩大，质量就不会提升，作用就不会增强，地位就不会提高。例如，2008年3.14事件后，中央档案馆及时推出关于西藏问题的系列网络视频在中央电视台播出，不仅全中国，连全世界都看到听到了西藏问题的历史真相，得到中央领导同志的肯定，被人们称赞为“在关键时刻，用关键的材料，说了关键的话”就是典型的档案宣传和开发利用的上品例子。

10、培训档案人员提素质，运用奖励促士气

社会发展的速度，知识更新的手段日新月异，档案人员知识的一次投入管用一辈子的时代一去不复返了，在现代微机运用代替手工，多媒体、数字、智能风靡的时代，档案人员必须不断学习，不断与时代接轨，才能跟上时代前进的步伐，才能满足时展更好地利用档案、开发档案。为方便人们利用档案服务，推动档案管理的升级换代，档案人员必须通过专业培训来不断提高素质。任何工作，经过一段时间的运作，就要进行总结，进行评比，档案工作尤其如此，对科研档案工作做出成绩的个人，应当按照《科学技术研究档案管理暂行规定》要求给予表彰和奖励，达到奖励一个，带动一片的效果和目的。

【参考文献】

[1]科学技术研究档案管理暂行规定.

[2]高等学校档案管理办法.

[3]科学技术档案工作条例.

[4]科学技术研究课题档案管理规范.

[5]杨冬权.新时代档案工作的新思维[N].中国档案报，2016-01-16(01).

作者:马秋妍 单位:河南科技学院