电子档案管理在劳动保障工作的应用

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摘要：劳动保障档案电子化管理，是通过计算机磁盘等设备对在劳动保障过程中产生的具有保存价值的档案资料进行存储，这是与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件的集合。本文在分析了劳动保障电子档案管理的特点基础上，分析了电子档案在劳动保障工作的优势及现实不足的基础上，有针对性地提出了解决对策，为做好新时代劳动保障档案管理、维护职工合法权益进行了有益探索。

关键词：劳动保障；电子档案管理；应用价值

概述

劳动保障是指以保护劳动者的基本权益所采取的一切措施和行为的总和。通过计算机磁盘等设备对在劳动保障过程中产生的具有保存价值的档案资料进行存储，这是与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件的集合。劳动保障电子档案通常以案卷为单位。

1劳动保障电子档案特点

1.1信息存储的高密度

从电子档案的日常存储的介质来看，主要包括磁盘、软盘、光盘，这些介质具有很高的信息存储密度。以普通的磁盘为例，一张3.5英寸磁盘可容纳1.44兆字节的存储量，换算成汉字多达72万个。而光盘的存储容量就更大，一张CD-ROM光盘的容量为650兆字节，可存储约350万页纸质档案的文字信息量。

1.2存储内容的不稳定

与纸质档案相比，电子档案的存储内容容易被修改、损坏，且不易被察觉。即便是声像档案资料也可利用音纹鉴定技术对其是否被修改进行鉴定，而电子档案的修改则可以做到“不留痕迹”。此外，光盘、磁盘、软盘对存储的环境要求较高，外界的强磁、高温、高湿都会对其使用寿命产生不利影响，最终会直接影响存储信息内容的稳定性。

1.3信息读取的非直读

与纸质档案的直读性相比，电子档案由于存储于专门的磁盘、光盘等介质，是以数字编码的形式将档案信息内容存储于特定介质载体上，肉眼是无法直接分辨和读取的，必须要借助计算机或者其他专门的信息阅读软件，才可以读取相关信息。此外，为确保电子档案信息内容安全，常对其作编码、加密处理，需要后期解码、解密后方可读取。

1.4设备软件的依赖性

电子档案离开计算机及其相关的操作软件，将无法进行有效的读取、利用。换言之，离开计算机及专门的软件系统，电子档案信息的识别、生成、传递将难以为继。这种设备软件的依赖性表现在多个方面，既有对硬件的依赖性，也有软件和相关设备及加密技术的依赖性，这些设备在提升电子档案管理效率的同时，也使得信息与载体之间密不可分，具有强烈的依赖性。

1.5档案载体的分离性

传统的纸质档案，档案信息与承载其载体的纸张间密不可分，成为不可分离的整体，一旦改变这种整体性，就会被认为是复制品，也就失去了档案的真实属性。而电子档案与其存储的载体是可分离的，这也是保证电子档案得以长期保存的重要条件，即，通过适时的信息迁移（将电子档案信息从某一硬件配置转移至另一种配置）或者“刷新”来保证电子档案的长期保存。随着信息技术的更新换代，要实现电子档案的长期保存势必需要经常性地从一种存储设备中向另一种一存储中进行信息迁移、转递，是信息与载体间“脱离-结合-再脱离-再结合”的动态过程。

2电子档案在劳动保障工作中的优势

将电子档案管理模式应用于劳动保障中，具有积极的现实意义。突出表现在：

2.1提升劳动保障工作效率

劳动保障涉及劳动者权益的各个方面，而档案又具有凭据性、真实性，在维护劳动者权益保障方面离不开档案的支持。电子档案管理，改变了传统的纸质档案管理模式，实现了劳动保障档案电子化、信息化，档案查询、利用突破了时间、空间的限制，极大地提升了档案管理工作的效率。通过快速、精准地查阅劳动保障电子档案信息，可以在第一时间里为劳动者合法权益的保障和实现提供有力支撑。

2.2便于劳动保障实际应用

传统的纸质档案管理模式下，信息的读取完全依靠人力，效率低、精准度不高，将劳动保障档案进行电子化管理，借助计算机技术的应用，增强了劳动保障档案信息在不同群体之间的传输和应用，无论是用人企业，还是用工监管部门，还是劳动者本人，均可以快速地查阅到所需的档案信息，便于在开展劳动权益保障时的实际应用。

2.3扩大劳动保障社会影响

一直以来，传统的劳动保障档案管理模式下的档案信息主要应用于劳动保障部门，社会利用率低，知晓度低，许多劳动者权益被损时不清楚通过何种渠道调阅相关材料。而将传统的纸质档案进行电子化管理，利用计算机网络系统的应用，能够扩大劳动保障档案的社会影响力，在解决劳动者权益争端时发挥重要作用。

3劳动保障档案电子化管理面临的问题

3.1思想上不够重视

劳动保障工作内容多、涉及面广、业务性强，重业务轻档案管理的现象不同程度存在。劳动保障档案电子化管理缺少必要的人、财、物的支持。

3.2系统上缺乏标准

目前，我国劳动保障电子档案管理领域缺乏一套统一的电子档案管理的标准和规范，无论是劳动保障电子化的收集范围，还是电子档案的归档原则、后期的查询利用程序等，均不够明确，一定程度上影响了劳动保障档案管理的标准化和规范化。

3.3制度上不够规范

目前，劳动保障档案管理尚缺乏一套全国范围内有效的档案管理规范，依然沿用的是《企业职工档案管理规定》，已经无法满足电子化、信息化时代的劳动保障工作的发展。

4电子档案在劳动保障工作中的应用对策

劳动保障档案电子化管理是形势发展的现实需要，也是维护劳动者合法权益的重要信息支撑，应注重发挥好电子档案在劳动保障工作中的实际应用，切实维护劳动者合法权益和社会大局的和谐稳定。

4.1加快劳动保障档案数字化进程

各级劳动保障部门应高度重视劳动保障档案电子化管理工作。无论是“存量”还是“增量”，都应加快数字化进程。一方面，对已经归档的纸质劳动保障档案进行数字化扫描，将传统的纸质文件转换成数字文件，并将数字文件输入到计算机系统中，建立专门的数据库。另一方面，要做好“增量”的电子化。即，将劳动保障工作与日常的办公OA系统进行有效衔接，使得日常劳动保障工作过程中产生的电子文件信息及时的归档。劳动保障档案数字化进程的提速，能够不断夯实劳动保障档案信息电子化根基，为劳动权益纠纷发生时在第一时间里提供相关信息。

4.2做好劳动保障档案分类管理

根据劳动保障档案的不同类型，对其进行分类别、分系统、成体系的管理，这样做有利于后期的查找和利用，也有利于数据信息的归类整理，能够防止发生档案数据丢失或收集缺漏。具体来说，首先要根据劳动保障工作实际，确定相应的立卷原则，严格按照劳动保障档案文件资料的形成规律，建立电子文档之间的内在联系，建立科学的劳动保障档案分类。其次是建立电子档案归档形式，电子档案实行以卷为单位进行整理，并确定好文件资料的收集范围。再次是要合理划分劳动保障电子档案的保存期限，将劳动保障电子档案划分为“永久”“长期”“短期”等，便于查找和利用。

4.3统筹建立全国社保管理系统

电子档案在劳动保障工作的应用离不开顶层设计。为此，人力资源与社会保障部应统筹建立全国统一的劳动保障档案管理应用系统，以电子政务标准体系和劳动社会保障标准体系建设为指导，按照多层架构的应用管理平台，建立劳动保障业务组件、劳动保障业务运作支撑平台、IT基础设施层次，并构建以电子档案信息安全、数据监控和管理为体系的全国统一的劳动保障电子档案管理系统，设置全国统一的网络在线查询接口，实现在线查询网络化，突破传统档案管理时的时空界限。

4.4统一设置劳动保障档案号

借鉴引入社保账号的形式，将劳动者的个人档案号与其社保账号、劳动保险账号或者身份证号码统一起来，由人力资源与社会保障部及其省市县分支机构统一负责，按照属地管辖的原则，及时更新劳动者的电子档案信息。结语综上，信息化时代要求劳动保障部门做好档案管理工作的电子化、信息化和数字化，以适应新时期劳动保障工作。电子档案在劳动保障工作中的应用，是一项复杂的、长期的系统性工程，需要做好顶层制度设计、标准设计、软件系统应用开发，也离不开各省市县的通力合作，在实践中探索，在探索中创新，不断探索电子档案与劳动保障业务工作的有机衔接，维护广大职工的合法权益。

参考文献：

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作者:麻建勇 单位:文水县人社局南武乡劳动保障事务所