基层单位档案管理现状及措施

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摘要：我国的档案事业始终是朝着良好有序的方向前进，从中央到地方、再到企事业单位、从城市到农村、各级政府、单位档案机构的建立，在新时代社会主义发展的各个阶段发挥着重要的作用，为国家的政治、经济建设作出了很大的贡献。但是我国档案事业的发展还是不够均衡，部分基层单位对档案以及档案工作的认识和重视程度不够，如何加强基层档案管理工作，使基层档案工作步入健康有序的发展轨道，笔者有以下几点初步设想，不妥之处，请多多指教。

关键词：基层单位；档案管理；现状；措施

1基层单位档案管理现状

1.1组织管理方面

（1）档案部门工作职责、档案工作人员岗位职责不明确、不具体。部分基层单位在部门职责中没有明确档案工作内容；在档案专兼职人员的岗位职责中，对档案工作一笔带过，未涉及明确、具体的工作内容。（2）对档案工作认识和重视不够。部分基层单位对档案工作的目的、意义、内容缺乏必要的认识，未将档案工作摆在应有的位置来对待，学习、宣传、贯彻还有一定差距；档案部门投入档案工作的精力较少、力度不足，在学习掌握、贯彻执行档案法律法规、相关文件规定，缺乏主动发现、研究解决档案工作中存在问题的能力，推进档案工作科学有效管理上相对弱化。（3）部分基层单位档案基础管理制度不健全、内容不严谨、落实有差距。一是档案基础管理制度距离健全完善仍存在一定的差距，没有完全涵盖到档案工作的收集整理、归档利用、保管、保密、统计、鉴定销毁、应急预案等各个方面。二是虽建立了档案工作相关制度，但制度内容与本单位档案工作实际有偏差，缺乏适用性和实效性。三是档案工作制度在实际工作中执行落实不到位。如：没有按已制定的制度要求对档案库房进行巡视检查和登记；档案借阅利用手续不完善，填写不规范，缺乏对档案借阅工作的有效管理。

1.2业务工作方面

（1）对现行档案工作规范和标准收集不齐全、学习不到位、掌握不全面。一是本单位目前应执行和掌握的档案工作相关文件收集不齐全。二是归档文件有效性、完整性、规范性问题突出，反映出部分基层单位对有关档案工作的文件学习掌握不到位，把习惯当标准，在学习标准、执行规范上存在一定差距。三是对文件归档范围的学习掌握有差距，部分基层单位存在漏归、未归的情况。如：一些技术资料、科研资料、设备仪器资料等，分散在相关职能部门作为资料保管，未按档案的要求进行收集、鉴定、整理、归档、移交。（2）档案未集中统一管理的问题普遍存在。基层单位因保管条件有限，大多数档案由档案形成部门自行保管。没有严格按照档案管理相关管理制度进行保管和利用。如，未编制检索目录，调阅利用相关审批和登记手续不完备，鉴定销毁流程不完善、手续不完整。（3）部分基层单位在学习掌握和执行档案整理规范还有一定差距，档案的收集积累、整理编目、保管利用等方面问题较多。一是在文件收集积累上把关不严，造成归档文件不规范。二是归档文件目录编制不规范。三是档案接收审核把关不严。接收归档文件时未办理清点签认手续，接收的档案不符合规范要求。四是调阅利用程序不严谨，管理欠规范，对档案利用效果收集不到位，特别是体现档案工作价值的典型利用效果收集归纳差距较大。五是安全保管制度执行不到位。没有建立档案库房定期巡视检查制度和相应台账，且缺少应急预案和措施，不能确保安全隐患及时发现和有效处置。

1.3设备设施方面

近年来，基层单位的档案保管条件在一定程度上都有所改善，投入资金配置必要的档案柜架、装具和装订、办公等设备，以及阻燃窗帘、防爆灯、防盗门等安全防护设施。但也有部分基层单位因经费不足、设施设备配置不全、影响着档案工作的发展。由于档案工作开展及档案库设施缺乏足够的经费，导致库房设施不全，防潮、防霉、防虫、防高温等基本“八防”措施不能满足。有的单位甚至库房、阅览室、工作人员办公室没有按要求实现“三分开”，无法满足档案工作发展需要，不利于档案安全保管和利用。

2改进措施

（1）积极宣传、增强全员档案意识。基层单位要自上而下在档案工作舆论宣传上下功夫，加强对档案价值、档案工作意义的宣传和学习，宣讲档案工作基本常识和有关法律法规，提高企业员工对档案工作必要性、重要性的认识，逐步提高档案工作在人们心目中的认知度，逐步消除在基层员工对档案工作认识的空白。（2）整章建制，健全档案机构和人员。基层单位要加强对档案工作的领导，根据有关的档案工作文件，结合本单位实际，健全完善档案工作制度办法，明确档案部门、职能部门的归档工作职责、配备档案专兼职人员并明确岗位职责、工作内容、工作流程，不断增强制度办法的实用性和指导性，从源头规范档案管理工作。同时，也要充实和强化档案工作力量，加大档案工作的管理权重，赋予档案部门、档案专兼职人员适应档案工作需要的参与权、话语权和考核建议权，给予档案工作应有的重视、有力的支持和有效的管理。（3）岗位培训，提高档案工作人员综合素质。档案工作人员要不断加强业务学习、提高业务素质，增强责任心和使命感，及时主动向上级反馈问题、提出措施、争取支持，严格按规定和流程做好归档、保管、利用、统计、鉴定销毁等工作，并督促和指导各档案形成部门规范做好归档工作。随着档案信息化时代的到来，归档方式的不断更新，操作方法也正在向多样化转变，传统的档案管理方式已不适应时展的需要。因此，基层单位对当前档案工作人员的学历、职称、新技术掌握等方面尚达不到要求的，一是要积极推行档案工作人员持证上岗制度；二是鼓励档案人员参加档案专业短期培训；三是要为档案系列专业技术职位评聘工作创造条件，不断提高档案工作人员的待遇。（4）增加投入，改善档案工作环境。基层单位必须提供满足档案工作正常开展的经费保障。一是用于档案库房设备设施的不断改善，力求科学化管理水平不断提高，不断探索档案管理的新举措、新办法。二是用于改善档案工作人员的待遇和津贴、先进档案工作者的表彰，充分调动档案工作人员的积极性。综上所述，基层单位的档案管理工作只有不断地提升管理水平，坚持与时俱进，才能满足新形势发展的需要，努力创造基层单位档案管理的新局面，尽快实现档案工作管理的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1]杜爱民.事业单位档案管理工作的现状及改进措施[J].黑龙江档案，2015（03）：87.

作者:史凤明 单位:中国铁路呼和浩特局集团有限公司