高职学院人事档案管理问题及对策

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摘要：由于高职学院是由三所中专学校整合发展起来的，多年来人事档案由三校区的人事干部各自管理。2016年为了加强人事档案管理，新设置了专职人事档案管理干事岗。2018年，学院新建了学院档案室，分散在三校区的人事档案全部入新建的档案库。硬件设施虽然改善了，但是，存在领导不重视人事档案管理，三校区上千册人事档案的分类、排序混乱，专职档案管理干事岗位职责制定不科学，档案管理干事专业知识水平滞后等问题。这些问题要及早解决，从上到下重视人事档案管理，重视档案管理干部的队伍建设，规范人事档案的基础工作，让人事档案发挥学院在选人用人上的积极作用。

关键词：人事档案；问题；对策

一、学院人事档案管理中的问题

(一)学院领导和部门领导对人事档案管理不够重视。学院的大政方针和工作计划重点放在了立德树人，教师队伍建设，基础设施建设和安全，科研学术工作，学生管理，信息化建设等方面，几乎不涉及人事档案管理方面的内容。人事处的工作计划中也只是一带而过，计划突出招聘、薪酬、考核等方面。普遍认为人事档案管理岗位是低岗位，是养老岗位。

(二)人事档案管理的基础工作做的不到位，不规范。三校区的人事档案上千册，虽然入了新的档案库房，但还是分三个校区分别摆放，还存在着在职人员、退休人员、去世人员档案混在一起的情况。另外，姓名也没有完全按照英文26个字母排序。这些问题不尽快解决，就会使工作质量下降，效率低下，教职工的满意度不高。比如：教职工要做公证需要查阅档案，由于档案排序混乱，查找就要花长时间，教职工就要等半天，造成教职工的不满意。

(三)学院虽然设置了专职人事档案管理干事岗位，但事实是专岗不专用，人事档案管理干事还兼做一部分社保业务。起初是每月五分之一的时间做社保业务，随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保业务量迅速增长，现在是每月五分之四的时间在干社保的工作，感觉是兼职做人事档案管理了。有时社保业务和档案工作撞在了一起，就安排其他人事干事代办人事档案的查阅，有可能又会出现新问题。

(四)专职人事档案管理干事岗位职责的制定不科学。档案管理干事岗位职责共十项，其中一项是做好职工社会保险的转入转出、医疗机构变更、生育津贴申报工作。可以看出，此职责包含四项工作内容。岗位职责中仅此一项有关社会保险的工作就要占用一定的工作时间和精力来完成，并且随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保业务越来越多，使得专职档案管理干事专人不专用，不能踏踏实实地、全身心地做好人事档案管理工作。

(五)学院对人事档案专业人员队伍建设重视不够。人事处现有一名人事档案管理干事，虽然本科学历，中级职称，但不是档案专业毕业，也五十多岁了。因为又兼职做社保业务，社保的新政策又层出不穷，人事档案管理干事不断的学习社保政策文件，精力有限，人事档案专业知识的学习就无暇顾及。也缺少人事档案方面的专业知识培训。

二、针对学院人事档案管理中存在的问题，提出五点解决对策

(一)学院领导和部门负责人要进一步提高认识，把人事档案管理工作全面重视起来。人事档案工作特别是干部人事档案工作是落实从严治党、从严管理干部要求的重要内容；人事档案工作特别是专业技术人员的档案在学院引进人才工作中发挥着重要依据作用。应该与时俱进，在制定学院发展规划和部门工作计划中，把人事档案管理工作作为重点写进去，监督执行。在校园网加大对人事档案管理工作重要性的宣传，扭转人们对人事档案管理岗位是低级岗，是养老岗位的认识。

(二)夯实人事档案规范管理的基础工作。千事万事做好，基础是关键。现在，人事档案管理工作的当务之急就是要尽快把原来三校区上千册的人事档案按英文26个字母分在职职工、退休职工、离休职工、去世人员、其他五类排序，提高查找的时间效率。排好序后，将原来三校区的散档和新产生的工资表、考核表及时归入个人档案，保证档案材料安全完整。

(三)设置的专职档案管理干事要专人专用。《人事档案管理办法》中规定：保管1000份以上档案的单位，至少配备1名专职档案管理人员。学院在职职工和退休职工超千人，人事档案超千册，部门负责人要严格执行规定，保障人事档案管理干事在工作时间内全身心地做档案工作。随着机关事业单位养老保险制度的改革，社保新政策新业务也越来越多，人事处各个岗位的日常工作量大，人员紧张，在此情况下，就要设置社保干事，专职负责学院的社保工作，避免人事档案管理干事顾此失彼。

(四)按照学院《人事档案管理办法》中人事档案管理部门的职责重新制定人事档案管理干事岗位职责。学院《人事档案管理办法》中人事档案管理部门的职责共九项，没有一项涉及社保业务。根据《人事档案管理办法》，删除档案管理干事岗位职责中有关做好职工社会保险的转入转出、医疗机构变更、生育津贴申报工作此项职责。人事档案管理干事岗位具体职责：在人事处长的领导下，认真做好人事档案的管理工作；根据人员出入及时移交或索要其人事档案。建立定期清点制度，对应转入的档案，要及时发函或索要；要积极主动地向有关部门收集职工的工资调整、晋升、考核、入党入团、学位、奖惩、离退休等应入档的材料，保持档案材料的完整；根据上级有关规定，做好人事档案材料的鉴定、整理、清理、装订工作；严格执行《查阅档案规定》制度；严格执行人事档案保密制度等。

(五)学院领导和部门负责人要关心爱护人事档案管理人员，提供参与中心工作、了解学院发展的机会，帮助解决工作、学习、生活中的困难。进一步加强培训工作，每年组织不少于一次的专题业务学习，提高思想政治素质和业务水平。保持人事档案管理人员相对稳定，因人员退休和工作需要调动的，须先明确接替人员并在其熟悉人事档案业务后再进行工作交接。

参考文献：

[1]朱玉媛,周耀林人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社.

作者:段红宇 单位:北京信息职业技术学院