卫生事业单位人事档案管理问题及对策

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摘要：在卫生事业单位中，档案管理是一项重要的职务，它关系到医务人员在政治思想、医疗水平、科研能力、奖罚情况等方向上的综合表现。随着日新月异的科技发展，卫生单位的运营愈发需要人事档案的良好管理，人事管理工作将要在新时代的背景下面对更多的问题与挑战。本文旨在阐述卫生事业单位人事档案管理中常见的问题，指出人事制度改革的要点，提出解决人事档案管理问题的相关对策，以期为卫生单位的良好运营提供相关的帮助。

关键词：卫生事业单位；人事档案管理；改革要点；相关对策

在以往的卫生事业单位中，人事档案的管理工作一直采用人工检索与笔录的方式。时至今日，卫生事业单位的发展蒸蒸日上，招聘的医务工作人员与日俱增，远远超过以往的规模，人事档案如果继续采用人工管理的方式，将会无法满足卫生事业单位的运营需要。一旦管理人员出现职位调动，或者有大规模的人员招聘，人事档案的管理就会出现许多未知的问题。由此，卫生单位需要及时改正人事档案的管理中的问题，用更先进的模式来加强人事档案的管理工作。

1卫生事业单位人事档案管理中常见的问题

1.1单位领导容易忽视人事档案管理工作的重要性

《中华人民共和国档案法》对档案管理各个方面都做出了明确规定，但在实际卫生事业单位中各级领导法律意识不强，不习惯依法办事甚至以政代法。领导者往往更关注医患问题、患者的治疗情况、医务人员的业务能力，对于卫生单位的人事档案管理这种基础工作通常不够重视[1]。作为卫生单位的决策者，他们会将大部分精力放在卫生医疗能力的发展与卫生单位的名气宣扬上，人事档案管理工作一般不会放在他们日常负责的事务中。在许多卫生单位的领导者眼中，人事档案管理工作不需要复杂的技术能力，职务仅仅限于查找、记录、统计、管理、保密等简单的工作。

1.2人事档案管理工作者的能力不足

人事档案管理工作因为不受卫生单位领导者的重视，在人员分配上通常比较稀少。领导者有时为了减少工资预算，对应聘的人事档案管理人员也不会录取符合相关专业的人才。由此，人事档案管理者通常不熟悉工作的职能，对档案材料的收集整理、分类归纳、装订归档等职责也没有形成习惯的流程。此外，人事部门的工作过于凌乱，工作职责的分配更是不够清晰，许多负责人事档案的员工通常还有其他的工作兼职，这也进一步造成了人事档案管理的混乱。而领导对人事档案管理工作缺乏重视的态度，这也使得人事档案管理人员对工作抱有得过且过的应付心理。所以，卫生单位的人事档案管理水平始终比较低下。

1.3人事档案管理模式比较陈旧，工作效率不高

2013年10月，国家档案局中央档案馆印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知。各个企事业单位都在着手建立信息化档案。但由于我国档案信息化建设起步较晚，在很多卫生事业单位中，人事档案工作还没有彻底的采用数字化管理的模式[2]。甚至在许多乡镇的卫生单位中，人事档案工作人员依旧采用笔录或人工整理的陈旧管理模式。有文献研究[3]，在某一医疗单位进行人事档案存档，在职626份，离退休382份，从前期的一审对短缺材料的认定，到中期二审的材料搜集、鉴定、整理分类，到后期编目、排序、装订、上架，共计耗时7个月左右时间，整个过程耗用人力约38人次，耗费A4纸张21包（每包500张）。整个整理过程在人员统筹和材料使用上消耗资源较大。而且，人事档案工作不仅在检索、存档方面的工作效率十分低下，还容易出现档案损毁或缺失等管理不当的问题。

1.4人事档案工作人员没有健全的管理制度

我国《关于深化医药卫生体制改革的意见》中指出：“改革人事制度，完善分配激励机制，推行聘用制度和岗位管理制度，严格工资总额管理，实行以服务质量及岗位工作量为主的综合绩效考核和岗位绩效工资制度，有效调动医务人员的积极性。”然而实际上在许多卫生事业单位中，一般没有健全的制度来管理人事档案的工作人员。如果没有制度给予压力，他们就很难面临优胜劣汰的局面。所以在工作中，大多数人事档案人员都抱有敷衍的工作态度。除了人员的管理不足，在人事档案管理工作上，许多卫生单位也没有制定严格的工作条例。在档案的鉴别、核查、分类、归纳、装订等职能上，卫生单位需要严格规范标准，如，制定《人事档案管理室工作规范》《人事档案管理人员行为规范》等。一旦人事档案管理工作出现问题，通过条例与细则也能明确查清出现问题的原因以及应负责任的人员，让人事档案管理工作更加地清晰。

2卫生事业单位人事档案管理工作的改革要点

2.1加强人事档案管理人员的能力培养

首先，要培养管理人员的责任心。人事档案管理工作是一项精细的职务，需要工作人员有良好的耐心以及严谨的工作态度。如果档案管理人员因为粗心大意漏记几篇医务人员发表的论文，或者因为工作失误造成档案的缺失，那么会严重影响当事人评职称或奖金发放等福利的分配。其次，管理人员的专业能力要紧跟社会的需求。以往的卫生单位规模相对较小，档案管理的工作职能仅限于医务人员的信息记载。而随着时代进步，档案编辑整理、文字编撰、档案信息分析等多种知识也需要管理人员积极地学习掌握。最后，档案管理人员要有一定的信息技术。如今已经是数字化时代，如果管理人员墨守成规，不肯接受先进的管理模式，那么迟早要被时代淘汰。

2.2提高人事档案管理人员的安保意识

在卫生部门的人事档案工作还没转变为数字化管理的时候，档案大多为纸质装订，在保管中经常要面对虫蛀、氧化、水浸、火烧等安全隐患。即使人事档案已经逐渐采用数字化管理的模式，但依旧会有大部分的人员资料以纸质的方式进行记载。如果这些纸质档案没有进行妥善的管理，卫生部门的人事工作必然会出现严重的混乱。有些卫生部门的人事档案管理采用了信息技术来提供快捷有效的工作模式。但是管理人员过于信任计算机的职能，在安全保护上掉以轻心。比如存储电子文件时造成了数据的损毁，或者没有建立好防火墙，造成病毒的入侵。在改革人事档案的管理工作上，一定要加强管理人员的安保意识，仔细对电子文件进行核对存档，建立良好的网络防护措施，并且对某些机密资料做好分类和加密，以防止档案信息的外泄。

2.3建立人事档案的数字化管理系统

《中华人民共和国档案法》在第十三条中提出“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。时至今日，信息技术已经应用于社会的各个领域，卫生事业单位的各个部门也逐渐重视信息技术的运用。人事档案的管理工作不能忽略信息技术的优势，在人事档案工作中贯彻信息技术的应用，不仅可以加强档案数据的归纳整理，还可以为卫生事业单位提供更优质的服务。在信息技术的帮助下，管理人员可以用计算机等现代化的设施将医务人员的档案资料由纸质存档向电子存档完成过渡，以确保档案资料得到更好的管理。当领导需要调阅某员工的资料时，通过网络也能更好地进行查询。通过数字化的管理，人事档案工作的质量会得到明显的提高，卫生事业单位的人事工作也会免除许多后顾之忧。

3解决卫生事业单位人事档案管理问题的相关对策

3.1加大人事档案管理工作的宣传

档案管理工作十分重要，但通常卫生事业单位的领导人和人事档案的管理员工对此没有足够的认识。人事档案工作需要加大相关宣传，让卫生单位从上至下都能对这项工作有更深刻的了解。这样领导人才会更加重视人事档案的管理工作，加大预算的投入与日常关注，其他医务人员也会努力配合管理人员，让人事档案对员工的信息资料进行更有序的收集与整理。卫生事业单位要积极宣传人事档案管理工作的重要性，向每一位员工明确地剖析这项职务的工作内容与管理作用，以促进人事档案管理工作的顺利运行。

3.2建立成熟的人事档案管理团队

想让人事档案管理工作更好地运行，只在管理人员的专业素质上加大培养的力度还远远不足。一旦出现管理人员的职务调动或者员工辞职等情况的出现，人事档案管理工作又将要面临许多的问题。为了预防这种情况出现，卫生事业部门要未雨绸缪，提前建立一支专业水平过硬的档案管理团队，并提前招纳实习生为团队成员做辅助工作。由此，既提高了人事档案管理工作的效率，也在日常工作中完成了预备管理员工的培养。一旦有突然状况的发生，管理实习生也能迅速投入岗位，保证人事档案的管理工作不会中断。

3.3分类推进人事制度改革，建立健全合理的奖惩制度

《中华人民共和国档案法》中规定，各单位档案机构必须认真履行的职责：贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度。同时根据国务院印发的《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，要求以健全聘用制度和岗位管理为重点，逐步建立科学规范的人事管理制度。比如对没有编制的管理人员，卫生单位可以专门制定合理的奖惩制度，以员工的工作能力与具体表现作为参考，每季度或者年终发放适当的物质奖励，对表现优秀者给予重点培养。由此，可以激发档案管理人员的工作动力，卫生事业单位的其他人事工作效率也会得到明显的提高。

4结束语

总而言之，人事档案管理工作关系到卫生事业单位的良好发展。这需要建立赏罚分明的人事档案管理制度，用科学的模式提高人事档案管理效率，加强培养人事档案管理人员的专业素质。在当前的社会背景下，卫生单位的人事档案管理工作需要不断寻求创新，与时代共同发展，这样才能促进卫生事业单位的良好运营。

参考文献：

[1]张新立.浅议事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].决策探索（下），2019（5）：68.

[2]孙亭.浅析卫生事业单位人事档案管理的问题及对策[J].江苏卫生事业管理，2018，29（10）：11.

[3]张春梅.从诚信档案角度浅析卫生事业单位人事档案管理工作[J].山西职工医学院学报，2017，27（3）：75-76.

作者:黄海蓉 单位:溧阳市卫生健康局档案室