如何提高档案管理工作水平分析

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【摘要】使档案管理工作朝着系统化、科学化、现代化方向发展，是我们每一个档案管理人员的职责。档案与我们每个人息息相关，但大家对档案管理真正了解多少呢。正如黑格尔所言：“一般地来说，我们已经看到的东西并不一定因它是已知的就一定也是被认识了的。”本文围绕提高档案管理工作水平进行论述。

【关键词】电子档案；信息检索；外借制度；专业人才

档案具有真实性、保密性等特点，在个人的升迁、升学等方面有着重要的作用。伴随着社会经济的发展，人才的流动日益加快，这无疑给档案管理工作提出了挑战。通过查阅相关文献资料，发现众多学者都对档案管理工作进行了探讨，但主要集中在档案的由来、当下档案管理中存在的问题以及档案管理的意义等方面。本文从提高档案管理水平方面入手进行分析，从而使档案管理工作更好地服务于当代社会。

一、电子档案管理

纸质版的档案，容易破损，也不利于快速查找与使用。在网络信息化的今天，我们应紧跟时代潮流，抓住时展机遇，充分利用数字化的优势，如此才能实现事半功倍的效果。大量的纸质版档案需要较大的贮存空间，而电子档案明显的优势在于它的“有效化”存取，节省了空间，便于检索与查找，大大提高了工作效率，不像传统纸质版档案一样，需要档案人员手工操作。此外，个人的档案信息是具有保密性质的，记载了一个人的基本信息和成长历程，一般不对外人公布。然而纸质版档案容易泄露信息，一般查阅时是整卷查看，保密性较差。相反电子版档案具有较强的保密性，它可以单独查取单分档案信息，有利于保护个人隐私。“在复杂的事物的发展过程中，有许多的矛盾存在，其中必有一种是主要的矛盾，由于它的存在和发展规定或影响着其他矛盾的存在和发展。”在档案工作中，用户希望能够快速准确查找到自己所需要的信息，但在实际工作当中，档案的利用率相对较低，管理相对落后，这也正是档案管理工作中存在的矛盾。诚然，数字化电子档案的管理能够有效缓和这一矛盾，从而更好地满足广大用户的需求。

二、建立信息检索系统

计算机的信息存储量非常丰富，可以容纳海量的档案资料。建立信息检索系统，有利于方便准确地检索到所需信息，节省用户的时间，提高档案管理人员的工作效率。在检索页面，可以设置不同的检索途径，例如：档号、责任者、题名、关键词等，多样化的方式，从而提高检索的精确性。此外，网络使人们不再局限于一时一地，它可以打破时空界限，更加方便信息查询。档案检索工具有利于档案管理人员进行档案的收集、整理、统计等。应根据档案室实际情况，编制多种检索工具，力争做到“全、准、快、便”，这样的检索工具才会实用高效。这仿佛是一个微型的“档案室”，在其系统内部，一切皆“井井有条”，可以快速精确查询到相关档案信息，最高效地完成工作。

三、规范外借制度

档案的归类、整理和外借等一系列程序，只有在相关制度的规范下，才能合理有序地进行。面对需要外借档案的用户，管理人员应做好相关登记工作，规范档案外借制度。借阅人员应首先填写借阅审批单，并且要持有相关身份证件。这就要求档案管理人员要认真核对信息，并按规定办理相关手续。用户在档案借出后，也应该爱护档案、不得随意涂抹等，并按时归还。单位内部要制定完善的相关制度，加强档案管理人员的理论学习，使其明确制度规范等。档案管理人员和用户共同遵守相关制度要求，才能使档案管理工作高质量、高效率地进行。文书档案、科技档案以及其他专门档案等要做好相关归档工作，如此取借和存放才能更加有序。“对号入座”，方可取得事半功倍的效果。

四、加大对档案管理人员的培训

在知识型社会的今天，党政机关部门和企事业单位要大力引进专业的档案管理人才。档案管理人员要具备一定的知识，在工作当中不断提高自己的专业知识能力，树立学习意识，逐渐充实自己，如此，才能在工作当中做到“游刃有余”，不被社会所淘汰。除此之外，身处网络信息化的时代，档案管理人员也要具备一定的计算机操作能力，能够进行基本的数字化操作，熟练掌握相关电子设备的操作方法。例如：会使用扫描仪、能够制作电子表格等。网络等相关知识为档案管理工作“锦上添花”，实现管理工作的高效运行。档案管理人员要提高服务意识，设身处地为用户着想，满足用户的合理需求，真正做到“以人为本”。相关单位内部要定期对员工进行培训，加强理论与技能学习，同事之间互相交流合作，共同实现专业成长，提高自己的综合素质能力。

五、结语

档案管理是一项复杂而重要的工作。如何提高档案管理工作效率，更好地服务于当下社会，是值得我们思考探究的。建立电子档案、信息检索以及提高管理人员综合素质等，可以实现管理工作的有效进行。从而使档案管理工作朝着科学化、现代化方向发展。

【参考文献】

[1]黑格尔著,贺麟,王玖兴译.精神现象学[M].商务印书馆,1979.

[2].选集(第1卷)[M].人民出版社,1991.

[3]黄世喆.档案管理学[M].北京高等教育出版社,2016.

[4]肖秋会.档案信息检索[M].武汉大学出版社,2011.

[5]李新路.档案管理相关问题探讨[J].黑龙江科技,2018(12).

[6]厉丹.大规模人才流动对人事档案管理的影响[J].经贸实践,2018(12).

作者:董世宰 单位:河北省地矿局国土资源勘查中心