医院基建档案管理要点及实践

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摘要：本文从医院基建档案管理工作定位、内容及其在医院建设中的作用三个方面探讨了基建档案管理要点，在把握要点基础上，提出建设单位、总包及监理单位在基建档案管理中的职责担当和具体举措，对做好医院基建档案管理工作具有积极的现实指导价值。

关键词：医院基建档案；管理；实践

基建档案是以独立工程项目为对象，将工程建设过程中形成的文件资料汇集。随着我国医疗卫生事业的快速发展以及医疗机构基础设施建设投入的增加，大量基本建设项目陆续开工，形成了大量具有保存价值的基建档案。做好医院基建档案管理，尤其是重点项目的档案管理值得研究和探讨。

1医院基建档案管理工作定位

基本建设项目档案（简称“基建档案”）是指包括基建项目提出、可研、决策、设计、施工、竣工等全过程形成的、具有保存价值的文字材料、图表、声像材料等历史记录。医院基建档案是基建工程项目维护、管理、改扩建的重要现实依据。

1.1主要依据及原则

医院基建档案管理依据的标准、规范有《档案法》《建筑工程资料管理规范》（JCJ/T185-2009）、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（档发〔2016〕11号）、《建设项目档案管理规范》、（DA/T28-2018）、《建设工程文件归档整理规范》（GBT50328-2001）等。

1.2管理内容及范围

医院基建档案涵盖了勘察、设计、施工、总包、监理及第三方检测等参建单位在基建项目建设过程中形成的具有保存价值的文件资料。

1.3责任划分及协调

基建项目参建单位众多，既有建设单位，也有总包、分包单位，还有监理单位和第三方检测机构等，明确各方主体职责，有利于建立健全基建档案管理责任体系，提升基建档案管理效率。根据《建设项目档案管理规范》规定，应由施工单位向建设单位移交项目文件资料。实行总包项目的，由总包单位负责总包范围内项目文件材料的收集、整理、归档组织协调；分包单位负责分包部分项目文件材料的收集、整理、归档，并由总包单位审核。监理部门负责监理范围内文件材料的收集、整理，并向建设单位移交相关监理资料。建设单位则负责基建工程项目前期准备、竣工验收等阶段文件的收集、整理、组卷，并协调其他参建单位做好相关项目档案移交工作。

2医院基建档案的作用

2.1有利于基建设施盘活

医院基建档案作为医院档案管理体系中的重要组成部分，其重要性不言而喻。通过基建档案中相关基建数据分析，可为相关基础设施的改建、扩建提供重要参考，让医院管理者能够更加有序地做好现有基础设施的高效运转管理，避免医疗设施闲置或浪费，以及医院基础建设的重复和盲目建设。

2.2有利于基础设施维护

医院基建档案包括了医院基础设施项目建设中的各种原始资料及信息内容，这些信息内容涵盖了有关基础设施项目的立项、设计、规划、竣工验收和日常维护等，以及在基建设施建设及运营管理过程中形成的大量文字资料、图像资料等，为基建项目后期的运营维护提供详实可查的设计参数及竣工验收资料等，通过基建档案信息资料的查询利用，可为基础设施维护提供重要的依据和参考。

2.3有利于控制建设成本

医院基建档案详细记录了医院发展的历史面貌，如工程投资预算、合同、合作洽谈记录、项目监理等，这些数据信息不仅可以为后期总决算提供依据，也为项目审计提供现实可查资料，对于控制医院基础设施建设成本，提高建设资金利用率具有积极的现实意义。

2.4有利于应急事件处置

医院，特别是大中型综合医院是人员密集场所，是一个地方安全管理及其应急事件处置的重点单位。在医院应急预案制定、应急预案实施及应急事件处置过程中，都离不开基建档案。

3医院基建档案管理工作的主要环节

3.1基建项目开工之前的约定

基建项目开工前，应明确将基建项目归档套数及基建项目档案验收标准写入招标文件，尤其是一些特殊要求的，应在合同签署或招标文件拟制中注明，为建设单位归档提供法定依据。

3.2基建项目开工初期的培训

基建项目开工初期的主要任务是做好参建单位有关基建项目档案管理领域的业务知识培训，在图纸会审、设计交底时，组织参建单位按照事先签署的合同规定和要求，加强基建项目档案归档要求、标准、范围、渠道及流程等业务知识培训，并将该项目档案验收标准印制成册，交由参建单位，提前做好档案管理准备工作。基建项目周期长，在拨付工程预付款前，邀请监理单位一道审核分部分项划分表，提前做好预立卷各项准备工作。

3.3施工至竣工验收前的协调及预立卷验收

基建项目档案管理程序复杂，业务内容众多，在项目施工建设过程中要经常性地组织参建单位、监理单位，以及第三方项目管理方共同做好施工单位项目资料的例行性检查，听取各方档案管理进展工作汇报，做到“三同步”。当基建项目建设取得城建档案管理部门出具的认可文件后，应及时做好竣工验收，通过施工、监理、总包等各方会签的形式确定归档范围，并完成整个基建项目档案预立卷、预验收。

3.4档案正式验收前的备案

基建项目工程竣工验收后，应及时对整个基建项目档案进行汇总，并按照事先签署的合同约定或规定，将基建档案移交一份至所在地城建档案馆进行备案。备案工作结束后，需要严格按照建设主管部门关于项目档案建档归档的要求，组织人员对基建项目档案进行验收、审核，并于工程款结算前做好整个基建项目档案的完善、移交工作。未完成这项工作的，不能结算工程款。

3.5工程保修期结束前的质量控制

基建项目保修期是从项目竣工验收通过之日起算，在支付相应的基建项目保修款前，应全面复核基建项目各参建方所移交的档案资料，通过合同管理、档案交底、备案检查、协商会商等，做好归档基建档案质量控制工作。

3.6工程项目建设完结时的移交接收

基建工程项目建设完结时，要及时将验收合格的档案移交建设单位及档案馆。首先是加强基建档案人员培训，保持档案人员的相对稳定性；其次是建设单位制作档案样本，交由施工及监理单位比照收集、制作；再次是合同中明确约定各方责任；第四是档案人员及时深入项目建设一线，做好基建档案收集、整理的监督检查；最后，做好档案移交验收，同步移交纸质档案与电子文档。

4医院基建档案管理实践对策

明确基建档案工作定位及主要环节后，应将这些内容贯彻到具体的基建项目档案管理的实践之中。

4.1建设单位全面负责

在基建项目档案管理整个工作中，应由建设单位全面负责。4.1.1编制作业指导书。在基建项目起动时，汇总可能出现的常见问题，编制成作业指导书或指导手册，通过教程形式指导各参建单位规范整理档案，保证各参建单位档案移交时形式上的规范、统一，分类、整理、排列、编号一致。4.1.2提前整理前期资料。基建项目建设周期长，建设单位档案工作者可在项目开工后先行做好立项、可研报告、勘察测绘、招投标、审批文件的预整理，减轻后期基建档案验收时的工作量。4.1.3全面把握施工流程。建设单位作为基建项目档案的全面负责者，要常态化到工地一线进行走访，把握项目工序及流程特点，了解各环节所产生的资料文件，组卷时按照施工流程进行科学梳理，保障基建项目案卷间有机联系，保持基建项目案卷形成规律和特点。

4.2调动总包单位参与

基建项目档案管理实行“谁形成谁负责”的原则，实行总包的基建项目，应充分调动总包单位参与基建项目档案管理工作的积极性，负责总包范围内（包括分包单位）的基建项目档案的审查及汇总。总包单位应同时要求各分包单位负责其所分包项目资料的收集管理、整理归档并适时移交，并定期进行监督检查，发挥总包单位负责制作用。

4.3注重监理职能发挥

建设单位应将基建档案管理的相关要求写入合同，并与监理方予以明确：由监理单位负责监督检查监理工作职责范围内的项目勘察、设计、施工等形成的文件资料及整理、归档工作的监督检查；重点要审查好竣工图制作是否符合规定要求，质量是否达到标准，并就完整、真实、准确性签署意见。监理单位专职资料员应定期召开调度会，向业主方、第三方项目管理公司及参建方通报项目资料检查结果，督促整改，充分发挥监理单位在项目档案管理中的监督职能作用。

参考文献：

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［2］汤海英.基建档案问题解决“三步走”［J］.档案学研究，2009（3）：49—51.

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［4］郑华丽.医院基建档案管理初探［J］.兰台世界，2018（2）：222—223.

作者:潘琳 单位:天津市海河医院