大学班级档案管理策略

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摘要:沿着集体记忆的思路，我们重新认识档案和档案工作，档案的价值也超越了凭证、情报价值而可以在更大的范围内发挥精神纽带、感情维系的作用。大学班级作为一个典型的集体，其构建意义与构建模式具有典型性。本文通过对在校学生进行访谈，对大学班级档案的收集范围、管理方式等问题进行了分析，提出了班级档案收集的策略，以期促进高校班级档案管理工作、高校集体记忆的保护与开发。

关键词:大学班级档案;档案管理;集体记忆

一、大学班级档案与集体记忆

大学班级档案是班级在发展过程中直接形成的原始记录，它真实地记录了校园中班级和个人的发展历程，包括班级管理的制度方案、教学、集体活动的记录，也包括个人的成长记录、宿舍生活的点点滴滴。沿着集体记忆的思路，我们发现大学班级档案中蕴藏的不仅仅是信息本身，还蕴含着情感共鸣和群体归属感。它体现了班级优秀的文化传统，是维系班级精神文明的纽带，其也将成为学校深厚文化积淀的体现，成为学校取之不尽、用之不竭的财富。但是当前由于忽视对高校班级档案的合理收集与管理，高校班级档案的保存现状难以发挥档案的情感价值，高校的文化资源也有待进一步开发。

1.大学班级档案的集体记忆构建作用。大学班级是大学生最基本的组织和活动团体，大学生以班级为单位开展学习、科研、娱乐等活动。班级也是大学中最基本的管理单位，大部分的学生工作和活动是以班级为单位展开的。因而以班级作为高校档案收集的基本单位是合理、可行的。高校班级档案是在班级的教学、管理活动中直接形成的，是对班级活动的直接记录，其内容真实地记录了班级活动的历史，这就决定了班级档案记录的真实性、可靠性和原始记录性[1]。目前，很多高校在建立校史馆、举办校庆活动的过程中，常常要到档案中去寻找材料，这无疑有赖于其真实性和历史性。高校班级档案也是集体记忆的重要载体。所谓集体记忆，即在一个群体里的个人由于拥有共同的经历和感触，一起传承及构建的事或物。他们之间未必有血缘或地域的纽带，但却因相似的情感共鸣聚在一起[2]。毕业很多年后，大学时光仍然会成为每个人最美好的集体记忆之一。这一集体记忆不可谓不珍贵。记忆就像历史一样根植在档案中，没有档案，记忆就会摇摇欲坠，对成就的认识会消退，对过去的骄傲会消散。档案挽救了这些损失，档案包含了已经消失的证据……档案仍然是理解历史的基础，对我们经历、认知、叙述予以证明。档案就是我们的记忆[3]。情感像藤蔓一样环绕于物质载体本身。就如一张奖状、一块奖牌，铭刻于此的并不只局限在获奖的事由、时间、名次等信息，更多的是让我们回忆其团队合作中的集思广益、头脑风暴，比赛中的惊心动魄以及获得成就时的激动欣喜。记忆让时间冲淡，档案则成为情感的器皿，并通过选择性的利用使记忆进行重构。

2.集体记忆视阈下建构大学班级档案的意义。大学班级档案是学生们共同的精神财富和文化纽带。由于目前我国的高校档案管理多还是传统模式，档案内容与形式单一，不能构建出完整的大学生集体记忆，也不能发挥档案的文化内涵。毕业多年后，很多同学回到母校不能找到自己学习、生活过的印记，也就无法再与学校建立起情感的联系。大学班级档案的构建同样对大学的文化建设有着举足轻重的作用。大学班级档案是高校档案文化的容器，能真实地再现历史发展的轨迹和规律，它可以在我们研究历史时，提供最有说服力的可靠的文化资源。大学班级档案可以多层次、多侧面、多角度地反映现实高校文化生活。高校的生命在于历史文化的传承，大学班级档案可以留住高校历史记忆，弘扬高校文化特色，使高校更具有活力、品位和前途，可以让高校保持旺盛的持久的生命力。没有大学班级档案就没有了校园文化建设与发展的历史见证，没有了现代校园文化的创新之源。从集体记忆的角度对班级档案进行收集，就要求高校档案工作者转变思路，提高自身素质，以档案是一种文化、记忆之源为出发点，来进行档案的收集、整理、利用。“班级记忆”或“高校记忆”要求档案工作者拓宽视野，加大收集范围，建立严格的档案收集制度，提高针对各项活动和各类主体的收集力度。从社群档案的角度出发，档案工作者更要关注学生诉求，收集学生本身和教职人员自己认为重要的记录，不但要收集传统的“体制内”的档案，更要对“体制外”的档案收集加以重视。这就要求档案工作者转变工作方式，变被动为主动，并加强对档案形成的前端控制，为高校班级档案发挥其文化价值提供物质基础。

二、大学生对大学班级档案构建的认识

基于大学班级的社群属性，社群档案的一大特点是收集社群成员自己认为重要的记录或叙述。笔者主要针对在校学生对班级档案的收集诉求进行调研。大学生作为这一社群的主体，对于大学班级档案收集的范围、管理的方式最有发言权。因此，笔者选取焦点小组访谈法，对天津市某高校的32名学生进行访谈调查，访谈时间为2019年6月27日至7月6日，访谈对象涉及班长、学习委员、学生会文艺部干事、学生社团成员等，基本涵盖大学生生活的方方面面。问题主要分为大学班级档案的管理现状、对大学班级档案的期望和对大学班级档案的理解三大部分。涉及如下问题：“你认为大学班级档案是什么？”“你对当前大学档案的留存情况是否满意？”“你认为班级档案的收集有何意义？”“你的生活中有哪些认为重要的、有记忆价值的物品留存（纸质/音像/实物）？”“基于不同身份，你渴望自己的哪些班级档案被留存（大一新生/大四毕业生/毕业十年）？”“你是否愿意成为班级档案的收集或管理者，你愿意做些什么？”

1.对大学班级档案价值的认识。笔者在访谈中发现，有很多同学意识到了班级档案收集的重要性。一位受访同学表示：“我认为‘班级档案’更偏向于‘班级成长档案’，它收集了每一次班级活动、每一位同学的变化成长……每个人在班级中的表现都被永久地记录下来，无论你的成绩或缺点。等十年以后，二十年以后，再回过头来看看这些资料，可以看看自己的大学时代是怎样度过的，会有什么感受，让我们的晚辈看到这些资料，他们会有什么样的感受。班级档案是保存我们青春记忆的一种方法，是我们大学时光的记录。”另一位受访同学也表示：“我认为班级档案是班集体活动中产生的，用以记录、回顾美好校园生活的一份重要的资料，它承载着班级每一位同学的情感，对班级建设有重要意义。”而另一位访谈对象表示：“我认为具有记忆价值的记录应是整理后可以反映出班级这个整体及成员在几年间的成长轨迹的符号记录。参加活动的照片可整理成为集体活动的集合，笔记作业及学习资料可以体现学习的成长和收获等等，因此我认为大部分符号记录经过整理都可以从不同方面展现一个班级的成长过程，因此都具有记忆价值。”几乎所有受访对象都提到了大学班级档案的记忆价值和情感价值。

2.对大学班级档案范围的认识。很多同学都有收集一些日常中、工作中形成的记录的习惯。一位班委表示：“我会在工作中留存一些表格、通知等记录，但是并没有人觉得这些有重要的班级档案价值，这些东西往往在一项工作结束之后就被陈放在电脑的文件夹里……但我还是认为这是很有意义的东西，我会一直保存着它。”一位家住外地的同学说：“我会把每学期回学校和回家的车票留存起来，就是票根什么的，我会把它贴在一个本子上，我想这会是非常有意义的事情。”一位访谈对象表示：“例如微信、QQ上的聊天记录，PPT、同学记录的笔记、老师上课的课程表……我认为所有可以保留下来的记录都有记忆价值。无论如何，它都记录了你人生中一段不可复制的时光，成为那段时间内不可重来的回忆。”一位女生表示：“我会把自己的证件照留存起来，都说大学是所整容院嘛，我想再过几年把这四年的照片并列起来看，仿佛能看到自己的成长。”由此可见，很多学生都有收集一些日常中、工作中形成的记录的习惯，但大部分同学只会把这些记录整理起来作为私人档案，有明显的分散性和随意性。也有一位同学表达了对大学班级档案收集范围的期许。“希望将任课教师的记录也纳入班级档案”，他说：“我特别喜欢某老师略带口音的普通话，所以如果毕业很多年后再听到老师当时讲课的音频或者视频，一定很感动。”受访的一位老师也表示：“一般来说，没有规定的东西人家不会主动拿出来，咱们主动了，收上来的东西也就丰富了。”

3.对大学班级档案管理利用的认识。在问及是否愿意通过一己之力为班级档案的管理做些什么，笔者在受访的同学中感受到了很高的积极性。一位女生在寝室里担任宿舍长的职务，她说：“我愿意把例如寝室出游、聚餐的照片和宿舍成员之间有趣的聊天记录收集起来，并将它们进行整理，在征询舍友同意的情况下使之成为班级档案的一部分。”一位男生也提出：“我认为现在缺乏一个班级档案管理的网络平台，也想学着去开发这种软件或网站。”一位档案学专业的同学提到：“我觉得我可以成为档案宣传员，因为档案情感价值的发挥往往有滞后性嘛，很多同学可能意识不到管理档案的重要性，我们专业的同学可以进行义务宣讲，并协助其他专业的同学对学习、生活中形成的档案进行管理。”另一位同学为大学班级档案的利用提出建议：“我想毕业之后我们也还能随时利用我们上交的班级档案，像以后的同学聚会的时候就用得上，或者学校可以办一些校友档案的参观，这样我们才能放心地把自己的档案交给学校。”

三、班级档案建设策略

通过分析调查研究结果我们发现，很多学生对大学班级档案的收集都是有较高热情的，但由于缺乏制度建设等问题造成了档案零散的状况。因而对班级档案的管理方式、收集范围、档案利用等关键问题进行统一、规范，是提升当前大学班级档案质量的最有效措施。

1.以班级作为立档单位。对大学班级档案进行管理的目的主要在于发挥档案的情感价值，构建完整的集体记忆，提升校园文化建设。学生在校期间所形成的活动和记忆并非独立产生，而是在各自的组织和环境中形成的，每届毕业生数量庞大且不一定每位同学都有自己能提交的档案，是否有保存价值更难判定，因而以每个个人作为大学班级档案的最小接收单位是不合理的。大学班级是大学中最基本的管理和活动团体，大学生以班级为单位开展学习、科研、娱乐等活动，班级是高校实施管理的最基本单位，是学校教书育人的基本单位。综合考虑，我们将班级作为高校档案的基本收集单位对大学生集体记忆的留存最有利，不但可以有效地留存个人信息，而且能保存完整的集体记忆。围绕大学班级档案的管理，我们可以建立由“指导者—档案专业同学—各班负责人—各环节负责人/宿舍长—普通同学/宿舍成员”构成的五级大学班级档案管理体系。同时，在班级档案的形成和收集过程中，按照后文所述几个分类进行分工，每个版块由几名同学负责。这样，在平时的学习工作中，各方面形成的班级档案都会有同学专项负责[4]；在每学期期末，由档案专业同学指导各版块负责人集中收集整理。而寝室生活档案平时则由该寝室成员共同管理。班级档案在构建过程中，就可以做到条理清晰、分工协作、责任明确[5]。

2.收集范围的确立。基于社群档案的特点，收集社群成员自己认为重要有收藏价值的档案。根据大学班级文件的形成特点，并结合访谈，笔者与受访同学共同梳理了大学班级中的活动和活动中会形成哪些记录，并探讨同学们渴望留存哪些记录作为班级档案，主要分为班级管理工作文件、班级教学活动文件、班级实践活动文件、寝室生活文件四大类。班级管理工作文件包括：班主任、辅导员、班导师简介；班级概况，班主任、辅导员和任课教师寄语（毕业时完成）；班训、班歌、班徽、班旗以及班纪录、班规等；在校期间班委、优秀团员、三好学生、奖学金评定产生的凭证，以及选举过程中产生的选票、票数统计单等；在校期间党支部（党小组）、团支部成员名单；班级通讯录（注明学院、班级、姓名、性别、政治面貌、担任职务、联络方式〔手机号、QQ号、微信号、邮箱等〕、家庭住址、就业去向）；毕业班成员毕业留言；班级毕业合影；通知类消息汇总等。班级教学活动文件包括：课堂形成的课程表、作业、教师授课PPT、学生课堂展示PPT、花名册、成绩单、期末复习资料、照片、视频、教材、课堂小测、期末试卷、学生笔记、教师教案、课堂语录等；班级或个人参加学校内外、学院重要比赛活动的照片、视频等材料，并附活动简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人物和事件；学生获奖证书、集体竞赛及集体项目颁发的奖状、奖杯、奖牌、证书等。班级实践活动文件包括：班级开展社会实践、职业生涯教育、主题活动、专业学习等有关活动的照片、视频等材料，并附活动简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人员和活动概述；班级党团（社团）活动等有关活动照片、视频等材料，并附简介或通讯稿，其内容包括：活动名称、时间、地点、参加活动的人物和活动概述；其他记录班级趣闻趣事以及有专业或班级特色与象征含义的照片、视频等。寝室生活文件包括：寝室评比中形成的准备材料、奖品奖状；寝室出游活动记录；创意布置；寝室合影；生活记录；宿舍检查情况记录；个人留存的车票、笔记、照片、日记、私人书信、聊天记录等。档案收集是一门实用科学，应在实践过程中有针对性地加以调整，此处为举例说明。

3.实体管理与网络平台建设相结合。（1）大学班级档案的实体管理。根据班级档案的形成特点，即一年一阶段、四年一周期的周期性特点，班级档案的管理应采用年度———事由的模式（年度即教学年度，事由包括班级管理工作形成、班级教学活动形成、班级实践活动形成、寝室生活形成四个方面）。笔者建议班级档案可以在平时进行收集，以学年为单位进行立卷，并在毕业时进行归档。平时归卷是档案收集齐全完整的重要保证，在构建班级档案时，我们特别强调要做好档案的平时收集整理工作。每次班级活动之后，都应由分管该项工作的同学负责将全部档案材料收集整理齐全，并保管至期末再移交班级档案员集中统一管理。在平时归卷的基础上，实行毕业归档制度是班级档案最终能完整保存下来的关键。班级毕业离校前夕，班级档案管理员应将全部班级档案整理移交学校档案馆，以备查阅[6]。大学班级档案应以开口档案的形式存在，毕业后的校友聚会、知名校友的回忆录等可以继续对大学班级档案进行补充。（2）大学班级档案的网络平台建设。通过对大学班级档案的分析，我们发现大学班级档案的形成具有即时性和收集对象的不确定性。另外在访谈中我们发现，同学们对管理自己的班级档案热情度很高，且希望在毕业后也能及时看到和利用自己的班级记忆。为了能有效延展大学班级档案管理和利用的时间和空间，我们建议在学校官网上建立一个班级档案交互平台，即由班级成员负责收集档案，档案专业人员担任宣传员、协助者，由学校提供数字信息库或虚拟档案馆。数字平台是一个网络共享的开放平台，任何人都可以登录平台查阅其权限内的档案，高校内部人员或毕业校友可以通过自己的账号登录上传自己的班级档案，在阅览他人上传的班级档案时可以进行点赞、评论或标引，由高校的档案管理专员对上传内容进行筛查、鉴定、管理，高校档案人员可以将其中点击率高的“班级档案”进行整理，作为今后开发档案产品、组织纪念活动的重点使用对象。网络平台的使用还可以起到宣传班级风貌和营造集体记忆的效果，扩大班级在校内乃至在社会上的影响力，并且可以在一定程度上降低大学生的通讯成本[7]。从集体记忆的角度对班级档案进行收集，就要求高校档案工作者转变思路，提高自身素质，以档案是一种文化、记忆之源为出发点，来进行档案的收集、整理、利用。档案学是一门实用学科，班级档案的建设仍需要在发展中发现问题、解决问题，探索出行之有效的方案，以建构出班级档案收集的长效机制。

参考文献

[1]黄宝春.“高校记忆”视野下的高校档案文化功能建设[J].浙江师范大学学报（社会科学版），2012，37（2）：92-95.

[2]李茂茂，李启坤，王青珍，王玉斌.高等学校班级档案建设与思考[J].沈阳农业大学学报（社会科学版），2015，17（5）：545-548.

[3]刘迪.档案建构社会记忆中的权力因素及其积极作用——从南京大屠杀档案申遗说起[J].档案学通讯，2016（2）：90-94.

[4]王芹.谈谈大学班级档案的构建[J].档案学通讯，2007（6）：89-91.

作者:王安祺 李福君