基层档案管理工作问题

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摘要：基层档案管理机制的建立，对基层街道、地方高效管理有促进作用，然而目前我国基层档案管理工作的开展并不理想，档案管理机制相对落后。本文从当前基层档案管理存在的问题出发，针对性提出相应解决问题的措施，旨在为基层档案管理者提供参考。

关键词：基层档案管理；档案保密性；档案管理信息系统

基层档案由基本人事档案和各项基层管理工作的过程资料组成，是我国公民个人发展的重要资料，同时也是基层工作展开的重要依据。加强基层档案管理，有助于加强我国公民发展的公正公平，有效解决基层矛盾，促进基层文明管理。因此做好基层档案管理工作，是新时期基层工作开展的有效前提。

一、当前基层档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理意识认识不足

基层工作档案是当代个体以及社会经济历史发展的重要载体，档案管理是一项专门的学科。随着经济体制的改革，新生代群众对体制认识较为薄弱，对个人档案的重视程度也逐渐减弱。此外，基层档案收集整理的管理工作者，对档案的认识也具有局限性，导致档案管理工作处于落后状态。

（二）档案信息采集不完整

基层部门对档案认识研究不深，使得基层档案管理缺乏标准化，导致档案收集整理归档的信息不对称，档案内容缺乏统一标准，基层档案分类不明晰，使档案缺乏权威性和完整性，给基层管理工作带来困扰。

（三）档案管理分散化

基层管理的多头管理，决定了基层档案管理的分散化，比如辖区内的企事业单位的人事档案交由人事科收管，企事业相关业务、会议档案交由秘书科收管，财务行政资料交由财务科收管。当某企事业单位有调度档案的需要时，汇总难度较大，不便于档案的查阅，严重影响工作效率。

（四）档案管理方式落后

目前大多基层档案管理仍是以纸质化收集存储为主，档案管理工作脱节于现代信息技术的发展，对于基层档案的跨地区调度和审核有较大的滞缓性，严重影响了相关企事业单位的效率。比如刑事案件下的档案调用需要档案处理的及时性，但由于纸质化档案传输时间成本大，耽误案件处理进程。

（五）基层单位对档案管理投入不足

基层档案管理受经费因素影响，存储场景和设施相对简单，导致纸质档案受场景环境、安全事故等因素的影响破损程度比较大，使得档案缺失[1]。

二、如何做好基层档案管理工作

（一）加强档案管理的宣传力度和基层人员管理

加大档案管理的宣传力度，需要扩大档案宣传的范围。档案管理宣传工作主要针对三类人群：1.基层档案管理工作者。政府基层管理部门，将大部分资源应用于辖区经济建设中，忽视了档案管理工作，因此相关部门领导人员，应树立档案管理意识，将档案管理的实践工作落于实处，加强对基层工作的调整和优化力度，强化对基层档案管理工作人员的要求和管理，严格按照档案相关法规政策开展工作，提升档案管理水平和工作态度，积极完成相关工作。2.辖区社会人群。档案管理部门，应针对企事业单位和社区定期开展档案宣讲活动。加强企事业单位人事部门对员工档案知识的普及，加强社区工作开展的资料收集,从而提高社会人群对人事档案的重视程度，促进其主动补录相关档案，从而方便档案管理工作的有效进行。3.在校学生。档案管理部门应与辖区范围内的高校合作开展人事档案课程。有助于学生在校期间即可明确人事档案对其未来发展、福利待遇的影响，通过档案相关课程，使学生毕业即可主动进行档案追踪和调动，提高企业人事档案管理工作的效率。

（二）开展档案审核复查工作

档案信息采集阶段的不规范以及主客观因素造成的档案遗失，使得档案室在档资料信息不完整。针对这一现象，档案管理部门应开展一次全面的、大规模的档案审核复查工作。在面对群众开展工作前，档案管理部门应进行自上而下的整改工作，根据相关人事政策法规，明确个人档案中档案收集的资料信息具体有哪些，并根据制定出的档案内容做出档案审核复查的工作通知文件，文件包括各项资料对个人发展、待遇等的影响，以及工作开展的时间截点和相关资料的获取办法，从而全面服务人民群众档案复查工作；另外针对档案管理工作人员，应开展档案管理工作的教育培训，提高其档案管理工作的规范性和熟练性，确保在其展开复查收集工作时，可使复查工作无资料遗漏情况发生。面对人民群众开展工作时，可通过片区管辖收集的方式，将收集工作落到基层部门上，由基层部门进行收集和整理，在规定时间内完成所辖片区的相关档案收集工作，统一汇总上交由档案监管人员进行档案审核，并记录遣回问题档案，确保档案复查工作的有效性[2]。

（三）档案系统集中化管理

针对基层档案的分散性管理，政府部门应协助建立健全档案集中化管理系统，使档案管理工作程序化。建立适合辖区实际管理情况的科学合理的管理系统，建议相关部门可放弃原来按人事、财务、经营等按部门分类的档案管理方式，变为按档案资料分类的档案管理方式，从而规整档案管理部门的分类，合理配置各部门各岗位的职能，减少档案管理部门无效的繁琐的沟通，提高档案补充、调度的灵活性，使档案管理更具主动性。另外应加强对档案管理人员的规范化，制定严格的考核制度，降低档案资料遗漏的隐患。

（四）引进电子平台技术和高素质人才

基层档案管理部门应充分调动先进思想，主动利用先进科学技术调整档案管理方式。计算机网络技术在各个领域的应用，推动了社会的进步和发展，也推动了管理技术的加强。档案管理与信息技术的结合，可帮助档案管理部门建立庞大的档案信息资源库，从而加强了各地区、各行业的档案信息交流。档案信息的录入，使档案管理形成纸质化和网络化的双重保障，有效并提高了档案的安全性。基层档案管理部门可通过互联网平台建立辖区档案管理平台，通过官网、QQ咨询等加强档案管理部门与企事业单位、人民群众的联系，可通过不定期相关档案贴士、档案管理通知，提高档案管理的黏性以及消息的流通性。利用平台建立档案管理评价机制，接收群众对档案管理的建议广纳谏言，使档案管理更加人性化合理化，从而使档案管理工作顺利开展。档案管理方式的变革，也相应提高了对管理人员的素质要求。不仅要求其对档案管理制度的高度熟练，也对其信息化素质有较高要求，因此相关部门需要针对性引进高素质人才，促使档案管理信息化的发展。

（五）加大基层档案管理的投入力度

档案管理信息化发展以及高素质水平管理人才的引进，需要大量的资金和技术投入，因此政府应加大对档案管理事业的扶持，各地方政府确保有专门款项的投入，各基层单位也需将部分发展精力投入到档案管理信息化建设上来，不断维护并优化档案管理信息系统，加强档案管理的创新意识，使档案管理在不断革新中适应时展的需求，从而确保信息化档案管理系统完整建立有效运行；加大基层管理的投入力度，应对基层档案库房进行修整，档案场景应选择通风顺畅、光亮干燥的地方，不应是阴暗潮湿的地下室，定期检查更新档案室的相关安全设施和档案装订工具，确保档案室定时有专门人员进行打扫检查；除引进高素质人才外，应加大管理部门的培训经费投入和档案宣传投入，不断加强管理人员的档案管理意识和思想道德意识，加强管理人员对档案保密信息和公开信息的准确性分类，将档案管理利于长期发展中[3]。

三、结语

综上所述，档案管理有其重要的历史使命，随着现代化信息科技的发展以及福利制度的建立健全，档案管理制度也应顺应时代的发展得以健全。利用先进的信息管理技术和科学有效的管理机制，使基层档案资料信息化、可视化，从而有效作用于社会制度的管理。

参考文献：

[1]王桂娥.简析基层档案管理工作中存在的问题及解决对策[J].经济师,2019(11).

[2]赵冬梅.浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J].兰台内外,2019(33).

[3]韩冬丽.社区基层档案管理工作探讨[J].现代交际,2019(20).

作者:王娜 单位:济宁市泗水县济河街道办事处