基层单位档案管理办法

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摘要：基层单位处于管理和经营活动的第一线，在历史的发展过程中保存了许多有价值的材料和信息，创新基层单位档案管理办法，有利于基层单位健康、持续发展。

关键词：基层单位；文化传承；档案管理

1基层单位档案管理的特点

档案管理规范化是档案工作的重要内容，同时也是基础性工作。1979年召开的全国文献检索标准化工作会议上就提出档案管理标准化的要求。其后，则提出制定档案管理的标准，国家也先后颁布《档案著录规则》等制度，从而为档案整理、管理提供了有效的依据。随着时代的发展，新时期的档案管理已经呈现出新的特点和发展趋势，这就要求基层档案工作者对新时期档案管理的特点有清醒的认识。具体说，主要包含以下三方面：一是规范性。规范性指的是事物发展过程需要制定相应的规章制度和工作流程，继而形成相对稳定和统一的管理体系，并对该体系不断完善，最后达到高效、协调的目的。档案管理只有确保规范，才能够满足社会发展的需求和为本单位提供翔实、准确的依据。二是信息性。信息性指的是依靠现代化的信息技术，在不改动档案原始内容的基础之上，利用互联网技术和大数据技术对档案的存储、表现形式进行转化，从而实现档案数据信息的电子化和网络化。档案的信息化不仅能够延长档案的存储时间，还有利于扩大档案存储的空间，节约档案管理的成本，确保档案资源可以被最大限度地利用。三是共享性。档案管理的规范、秩序化，使档案管理有了业务规范和技术指导，这样可以避免一些耗时耗量的工作，从而帮助单位更加便利地开展工作，也有利于最大限度实现档案资源共享，实现互利共赢。

2基层单位档案管理面临的挑战

新时期是互联网和大数据的天下，对基层档案管理提出了严峻的挑战，其挑战主要来自三个方面：一是档案资源的隐私问题。这里不仅关系到档案管理的理念和技术，还涉及法律问题，现在很多地方单位已经建立了新型的档案管理系统，充分利用互联网和大数据技术来优化档案管理过程。但是，信息化也是一把双刃剑，给档案管理带来便利的同时也带来了信息泄露的问题，如果管理不当，很可能导致基层单位档案的信息泄露，这是一个涉及隐私权的法律问题。而基层单位在信息化管理方面还存在很多漏洞，因而要高度重视。二是档案储存、管理技术的问题。利用大数据技术开展档案管理确实非常便利，但大数据技术能否合理利用对基层单位却是个挑战。因为大数据的数据量非常之大，而且数据存储和处理的技术非常多样，所以很难保证每一个基层单位所使用的档案管理硬件和软件万无一失。因而在使用新技术的同时，应该考虑到引进系统的错误率问题，要确保在使用时出现的错误在可以接受的范围之内。同时，通过云计算来实现平行运算，这是需要利用通用的软件和硬件来实现的。三是基层单位档案人才队伍建设的问题。当前档案的管理更多是朝精细化管理方向靠近，所以基层单位档案管理工作量会不断增加，而有些基层单位档案管理岗位人员数量有限，甚至有些单位由兼职人员来管理档案，这些基层单位都存在人才队伍的稳定性和专业性等问题。尤其是在当前时代，无论是档案管理的新设备还是新技术的运用都对基层单位档案管理人员提出了新的挑战。基层单位档案工作人员无法回避这个问题，所以需要熟练掌握档案管理信息化管理的方式和具体操作技术，还需要结合当前时代的技术特点，掌握现代的档案处理技术。

3基层单位档案管理新思路

3.1转变思想观念，强化档案意识。基层单位档案管理要创新，首先要转变思想观念，强化档案意识。对于一个单位来说，如果领导重视档案工作，则这项工作开展就更加顺利。因此，基层单位领导要转变思想观念，要将档案管理纳入日常的议事日程中，这样才能够营造良好的氛围。其次是基层单位要给办理档案的群众提供便利的查阅服务、温馨的服务环境。同时，基层单位的档案管理还要采取多种途径让档案管理工作走向社会，让更多的人民群众知道档案，对基层单位档案工作有更多的了解，从而缩小民众和基层单位档案之间的差距，方便人民群众查阅档案、办理与档案相关的事情，让更多的人体会到个人档案和生活息息相关，从而强化他们的档案意识。除此之外，档案观念的转变要从一般意义上升到法律的高度，要对档案工作有全面、系统的认识；要从局部观念向整体观念转变，从而实现档案资源的高度整合；要从内部档案工作到关注下属机构档案工作转变，从而推动档案管理工作向纵深发展。

3.2培养人才，树立积极作为的意识。档案管理的效果最终落实到人的身上，而当前基层单位却面临缺少复合型人才的问题。因此要加快推进档案管理工作的步伐，基层单位要优化现有的档案管理队伍，引进复合型人才，提升档案管理的效果。因为档案工作的专业性比较强，要承担起档案管理的职责，必须经过系统的业务培训。正因为如此，基层单位档案工作人员需要有使命意识，要主动去学习和钻研工作中的问题，进一步提升业务能力，切实履行好自己的职责。基层单位领导要重视单位的档案人才建设，对外要重视引进懂得大数据知识和档案管理的复合型人才，对内要加强投入，为在岗档案工作人员创造学习和培训的机会，使档案工作人员能够进一步开阔视野，从其他单位吸取先进的经验。与此同时，各级的档案行政部门也要加强对基层单位档案工作的监督和指导，推动基层单位档案管理水平提升。基层单位档案工作人员要充分认识到档案对一个单位的重要性，只有基于这种认识，才能够真正发挥档案在基层单位科学管理、服务过程中的重要作用。对基层单位来说，专门从事档案管理工作的人较少，而档案管理本身又是一个系统、繁琐的工作，所以很容易出现疲于应付的状况，这固然是客观原因。但是，档案管理质量上不去关键原因还是在于工作人员缺乏主观能动性，没有积极作为的意识。基于这样一种现状，基层单位档案管理人员要注意扬长避短，要认识到档案资源的巨大能量，充分发挥基层单位档案资源信息的优势，这样既能凸显档案的价值，也能凸显自身工作的价值。比如说有些基层单位因为单位性质特殊，档案资源是独一无二的，这些档案无疑具有非常重要的价值，而作为管理这些档案的工作人员，应该有荣誉感和使命感，更应该有责任感，努力将自己的工作做到最好。

3.3严把关档案形成环节，确保档案管理做细、做规范。档案最终形成要历经几个主要的环节，每一个环节是否高质量完成关系到档案的质量和价值，所以需要严把关每一个环节，确保档案管理做细、做规范。一是严把档案收集关。资料收集是档案管理的源头，如果收集工作做不好，收集的材料不齐、质量不高，后续的档案管理工作就无从谈起了。在档案收集环节，基层单位应该严格依照国家法律法规相关规定，收集应该收集的档案，对于达不到收集要求的档案，应该按照相关要求进行处理。具体来说，基层单位的档案一般包括业务、实物、人事、音频、视频等多个类型的档案，应该针对每一类档案确定档案工作人员的具体责任。二是严把档案整理关。档案整理指的是将比较零乱的档案加以整理的过程，这个过程需要将收集的档案进行分类、组合、排列、编号等，最后建立卷宗。这一过程是档案最终成形的核心环节，要科学把握档案的特点以及形成的规律分类整理；要弄清楚各个档案之间的联系和区别，区别不同档案的价值和存储期限，这样便于后期的保管和利用；要统一制定档案整理的具体标准，档案工作人员要仔细鉴别整理过的档案，在这个过程中还要注意档案的“去伪”和完整性，要确保整理的档案完整、手续完备和具有保存价值。三是严把档案存放关。这个环节是建立在前期档案收集、整理环节无误的基础之上，一般基层单位档案都存放在档案库房。为了确保档案存放得更加规范，存放的时候应该按照国家规定使用指定的档案盒，并贴好标签、制定好目录。除此之外，对于有些比较特殊的档案应该在档案盒的侧面做好标记，这样可以将档案内容在档案盒上清晰反映出来，以示区分，容易查找。

3.4重视档案的数字化管理。档案数字化管理是档案管理的发展趋势。随着互联网技术的进步，人类已经进入了大数据时代，利用大数据技术来管理档案，使档案管理数字化已经成为当前许多单位不断尝试、探索的目标，部分大型档案馆、图书馆、非物质文化遗产中心等这些特殊的部门已经逐步实现了档案数字化管理。对于基层单位来说，完全实现档案数字化管理可能还有一些难度，毕竟我国基层单位数量非常多，而且很多经济欠发达地区基层单位设施条件非常落后，所以这个目标需要一步步完成，但必须引起基层单位的重视。基层单位档案除了涉及保密的档案外，很多档案都是需要永久保管的，所以将这些档案进行数字化加工，就能够实现纸质档案和数字档案双向管理。纸张保存的时间毕竟有限，到一定时间就会出现发黄、易碎等现象，如果平时保管不好，还会因为发霉、虫蛀等问题导致档案损毁，而数字化档案就可以避免这些问题。因此，基层单位要逐步建立档案数据库，提升档案管理的质量。

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作者:韩卓泉