高校学生档案管理创新与变革

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【摘要】高校学生档案管理工作需要处理众多的事务，较为繁琐，同时该项工作十分重要，涉及到学生的各类信息，因此必须引起高校的重视。传统模式下管理工作耗费大量的时间精力，并且容易出现错误。大数据时代下，数据处理有了更好的解决方法，高校学生档案管理也应做出工作模式的转变，探索更为高效的工作方式，更好的服务学生。

【关键词】档案管理；高校；新时期；变革

高校学生档案详细记录了每一位学生在校期间的各类信息，涉及的范围广，数据量也大，因此管理工作繁重。大数据时代为传统的管理模式带来了挑战，为了提升工作效率，加强管理质量，各高校应做出积极转变，合理运用技术来准确记录学生信息，并构建存储管理平台。

1新时期高校档案管理的不足

1.1信息存储方面

高校学生均有一个记录自己健康状况、奖惩状况、学习情况的档案，这个档案通常作为纸质材料被装在档案袋中，档案管理老师集中所有学生的档案后将其放于档案室中。这种存储方式使得寻找某位同学的档案成为一件费时费力的事情，并且可能出现信息丢失的现象。表面上看这种存储方式十分安全，不易被篡改，但是纸质资料的整理工作繁琐，容易造成档案的丢失，同时这些材料易受潮，继而出现字迹模糊，影响档案的正常使用与学生情况记录的准确性。另外，档案有一定的页数限制，因此其中的信息较为笼统。为了解决上述问题，新时期需要转变档案存储方式，增加档案中的各项内容，更为详细的记录学生的在校生活，为学生进入社会提供良好的资料参考。

1.2信息采集方面

学生档案中涉及的内容多，同时需要涵盖不同种类的学生，包括普通的学生、转学的学生、交流的学生以及部分毕业生，因此需要将档案按照类别保存，不可将所有学生的档案随意的归置。档案信息的采集除了需要包含学生的基本情况外，还需要不断补充他们的科研经历、实习项目、社会实践情况以及信用记录等，采集范围的扩大对管理模式提出了更高的要求。

1.3管理技术方面

高校档案管理部门的负责人通常是由其他老师兼任，而不是专门的人才，因此他们需要花费更多的时间来完成这项工作，并且工作中难免会有失误，也就是在管理技术方面较为欠缺。新时期改革管理技术、构建数字化平台能够简化工作流程，降低对工作人员数量的要求，保障档案记录的准确性。

2新时期高校档案管理的变革

2.1制定档案管理目标

传统的档案管理模式存在不足，无法应对大数据时代带来的挑战，也不符合新时期的发展要求。当下高校档案管理工作的侧重点在于保管，记录的信息中仅仅为学生的情况，不包含对他们的个性、心理等方面的分析，因此专业性不高，无法起到引导学生发展的作用。为此需要制定合理的档案管理目标，推动管理方式的转变，增强档案管理的工作质量。根据目标要求解决管理过程中存在的问题，提升档案管理的质量与效率。在目标的指引下，档案管理人员将坚持严谨的工作态度，并发挥自己的创造性来改进管理方式，避免工作失误的情况出现，保证档案是高校学生学习与实践的准确记录，根据学生的情况及时修改相关内容，如相关处分的撤销等，避免影响学生今后的工作生活。

2.2实现统一化管理

高校档案规模大、数据多、内容广，并且通常交由不同部门分类管理，而不是由一个专门的部门负责。因此学生在查阅档案时需要去多个部门办理多个手续，较为麻烦。为了给学生提供便利的条件，需要进行统一化管理，通过这样的方式能够减少学校的资金花费，便于进行数据修改与记录。在信息采集时可以规定在某个时间段内统一进行、进行身体检查的同时对数据进行记录，对所有学生的档案统一进行修改，进而提高效率，便于学生提前准备好各项事务。统一化管理还可以规范管理流程，使管理工作有序开展。运用大数据技术进行统一化管理能够扩充信息采集的范围，细化档案中的信息。

2.3开发档案管理的相关系统

新时期，为了实现学生的全面发展，高校学生档案涉及的内容更为广泛，包括学习方面、体育方面、诚信方面、实践方面等，准确记录了每一位学生的成长轨迹。并且档案中的数据要及时进行更新，要随着学生情况的变动而变动。而传统的档案管理仅仅存储了这些数据，并没有对这些数据进行处理，没有合理的利用这些数据分析学生的状况。开发档案管理的相关系统不仅能够为信息的录入、修改、查询提供便利条件，解决管理人员工作繁重的问题，而且能够利用大数据技术对这些信息进行有效的处理，发挥数据的价值。学生的就业是高校重点要解决的问题，而档案管理的相关系统能够综合分析学生的情况，基于学生的信息了解他们的能力、爱好、特长，并有针对性的推荐相关企业，为就业提供帮助。高校学生可以通过该系统更为深入的了解自己，明确就业目标，合理选择工作单位，发挥自己的在某一方面的优势，为社会做出一定的贡献。另外，相关系统能够利用技术加强档案的安全性，通过权限设置等一系列安全措施避免非法分子获取学生信息，进而保障学生的合法权益。

3结语

总而言之，大数据时代下数据处理工作进一步加强，高校应积极应对时代带来的挑战。高校学生档案管理工作关系到学生今后的发展，必须要得到足够的重视。新时期高校应顺应时代的发展潮流，转变档案管理工作方式，准确记录学生各方面的信息，通过统一化与专业化的管理引导他们加强学习，增强他们的综合素质，为他们走入社会提供必要的帮助。传统档案管理模式存在不足，已经不适应新时期的发展要求，因此需要开展工作变革，制定有效的管理目标与全面的管理方案，利用新平台提高工作效率，保证档案中记录的信息符合学生的实际情况，并做到安全的存储。

参考文献

[1]张静.新时期如何创新高校学生档案管理工作[J].办公室业务,2019(08):155.

[2]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究,2018(2):181.

[3]宋阳.信息化时代高校档案管理工作创新策略[J].管理观察,2019(21):135-136.

作者:荣响逸 单位:保定职业技术学院