基建档案管理问题及对策

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近年来，随着国家对计量科技事业发展的重视与支持，计量发展已经进入到黄金时期，计量作为当代社会的技术基础之一，又是发展国民经济的重要支柱，被纳入国家中长期发展纲要[1-2]。随着国家对计量基础设施投入的加大，高精度、多参量复杂环境计量实验室建设给基建工程带来巨大的挑战。基建项目的档案资料管理难度及重要性也日益增强。基建档案不仅是记录整个项目的原始依据，更是为基建工程今后的竣工验收、交付使用、维护、管理、扩建等环节提供宝贵的数据参考[3]。因此，为了不断加强基建工程档案的管理工作，国家制定了相应的政策和法律法规[4]。同时，随着工程项目管理体质的不断完善，互联网在档案管理工作中也起到了一定的推进作用。面对档案资料来源愈加复杂，形式愈加多样等形势[5]，一些传统的管理模式不断面临着新的问题与挑战。基于此，本文通过分析基建档案工作存在的不足与问题，提出相应的策略与方法。

一、基建档案的定义

基建档案是企事业单位、政府机关档案管理中重要的组成部分。1988年，国家档案局、国家计委4号文件对基建档案下达了科学的定义，指出：“基本建设项目档案资料是在整个建设项目从酝酿、决策到建成（使用）全过程中形成的。”[6]基建档案数量庞大，涉及内容广泛，形式多样，综合性较强，具有原始性、周期性、完整性、专业性、现实性等特点[7]。工程建设中，按照项目建设工程进度所形成的资料分类，可以分为三个阶段。分别是前期管理档案，施工管理档案和竣工管理档案。前期管理档案环节会产生可行性研究，包括可研报告、专家建议等文件。此外，还有设计文件以及日常工作产生的管理文件，包括会议纪要，请示、征地文件、拆迁文件等材料[8-9]。施工建设环节中会产生图纸、安装、装饰装修、模型、报表、开工、竣工报告、竣工验收单等材料[10-11]。竣工管理档案环节包括监理档案、单位验收报告等材料。

二、基建档案在项目的作用

1.提供真实、客观的全过程建设信息和依据。一个完整的建设项目，从立项初始到竣工验收直至交付使用这一过程，会产生包含文字资料、声像资料以及图纸资料等多种储存方式载体，分别记录项目立项开始、设计规划、施工、竣工，以至维护、扩建等环节的真实、可靠的数据及相关事宜。提供建设项目各个阶段完备的各项指标参数、性能标准、质量把控体系等各项数据信息。这些信息为今后项目的管理使用维护方面提供宝贵的技术支持。2.凝结宝贵的信息资源，推动今后可持续发展。完整的基建档案资料不仅为项目后期的变更、扩建乃至未来可能出现的二次建设和科学决策提供客观、真实的信息支撑，以避免决策者作出盲目决定，造成资源浪费。良好的基建档案建档后会演变成一种管理形式，通过查阅以前的资料能够对当时的项目所处条件、各环节出现的问题以及解决方法有更清楚的认识，使决策者能够更明确地将对其有用的知识运用到自己的建设管理中，取其精华，去其糟粕，提高对基建项目的管理能力，更好地应用到新项目管理中。3.具有真实的法律效力。由于工程项目建设的特殊性，难免会涉及拆迁、征地等一系列复杂的社会问题，甚至会涉及法律纠纷等系列事件。因此，收集相关用地许可、规划许可等文件可作为一种法律依据，能够在紧急时刻避免一些不必要的法律纠纷，减少互相推诿情况的发生。

三、基建项目资料管理存在的问题

1.缺乏对项目档案资料管理工作的重视。在许多工程项目中，决策者存在着重施工把控，轻资料管理的问题，对建设项目档案管理的重要性认识不足，为建设项目的后期管理及科学决策，造成不必要的障碍。此外，档案管理人员若未对相应的管理工作给予充分重视，则会造成资料在收集、保存和归档的过程中出现纰漏。如只重视红头文件，对于文件的附件及修改稿件不做保存；只重视纸质材料的收集，未重视音频、视频或光盘等其他载体资料的收集，甚至对于涉密文件未按规定进行保存；同时，对于档案的记录工作粗心马虎，出现日期不准确，字迹模糊，说明不到位等情况，易对后期的工作进行造成非常大的困扰。2.管理机制不健全。许多单位未对工程项目制定完善的管理机制，也未有一套完善的制度对工程的档案资料进行把控，导致出现档案缺失、破损，甚至丢失等情况发生。同时，由于思想上对档案资料管理工作认识不到位，造成档案管理人员流动性大，档案管理人员专业能力不足，不熟悉相关法律法规，未按一定的管理标准处理日常工作中对档案的保存、归档、借阅、借出等工作。此外，针对现有档案形式多种多样的情况，项目应针对不同载体制定相应的管理办法。若只重视纸质材料的收集工作，长时间经翻阅、挪动等不可控的行为会造成资料褪色、破损、丢失等情况发生，会对档案管理工作造成不小的损失。3.缺乏对工作人员的培训。档案管理工作是一项专业性很强的工作，许多单位对资料保管人员的资质要求不高，甚至有些项目中的施工人员是兼职的，业务水平较低，缺乏相应的管理理念以及相应的专业能力。因此，后期的专业知识培训工作，就显得非常重要。通过后期培训，可以提高档案管理人员的专业能力，提高整个项目建设的科学管理水平。

四、提升基建项目资料管理的策略和方法

1.树立科学有效的管理观念，提高管理意识。在基建工程项目中，有些领导会产生“重建设，轻管理”的片面思想，将视线重点集中在工程施工环节上，对档案管理关注较少，导致档案工作在推进过程中受阻[12]。因此，领导和主管干部应该从思想上加强基建档案的管理工作意识，定期组织学习辅导班，开展相关人员专业培训工作，提高项目建设管理人员的档案管理意识，形成人人参与项目管理，重视档案留存的良好建设秩序。同时，在日常办公中，严格执行管理制度，做好监督和管理两方面的工作。2.建立完善管理制度，提高归档效率。工程建设项目应结合项目特点及国家对档案规定的相应法律法规制定完善的档案管理制度，明确管理职责，领导组织人员，以及明确各工作人员职责内容，确保各环节工作衔接到位。制度中要求的工作内容，应当严格执行。对于各类文件应当在保存完好的前提下，进行科学的分类归档，使档案管理与各项标准相一致，确保各项工程档案资料齐全、完整、系统。同时，保证档案收集与工程进度相一致，结合施工合同，通过制度与合同双重手段建立工程和档案同步实施的管理机制[13]。3.加强专业培训。档案管理具有专业性高，综合性强等特点，因此，应定期组织档案管理人员的培训教育，明确档案管理要求，增强档案管理人员工作意识，使人员熟知国家、行业对档案的各项要求。近年来，随着档案管理方法逐渐走向科学化、系统化，作为管理档案的工作人员应当时刻把握档案学习的前沿知识，接触先进的管理思想，注重新技术、新方法的学习与积累。4.落实档案资料管理责任制。档案管理工作是一项细致认真、科学务实、分类严谨的工作。因此，要求档案管理人员具有强烈的责任意识、科学的管理能力、甘于寂寞的奉献精神，通过不断实践探索，重视过程管理，从而落实档案管理工作中各环节的管理责任。此外，管理办法也应对工作环节中包括资料收集、分发、查阅等明确责任制，做到专人专管，责任到人。一旦出现问题，能够迅速找到源头，解决问题。5.提升硬件管理标准，探索先进管理技术。对于档案管理方面，应适当加大投入，优化管理模式，提高工作的质量与效率。具体到配备必要的办公用品，包括档案盒、光盘、录音笔、信封等。引进先进的办公设施，尤其对于涉密文件应配备相应的保密柜，并由专人专门负责。一方面，重视档案工作的收集环节，力求覆盖整个工程项目的立项、施工、监理、变更洽商、竣工验收以至交付使用维护管理层面的资料的收集，确保档案的完整性。一方面，提升对于档案的整理、保存、归档等方面的工作水平，不断学习和探索更加有效、科学的管理技术。现如今，档案管理不再仅限于纸质材料的保存，电子版档案管理占比也日益提高。结合信息检索功能，探索对电子归档管理系统的建立，使包括文字、声像等资料传输网络化，建立数字基建档案，实现动态化管理，树立档案的保障体系，使档案管理工作变得更加高效、便捷，做到双重保管机制，安全可靠。基建档案作为工程项目规划和管理的重要组成部分，记录着一个项目从开始到结束的所有资料，对于项目的建设速度、成本以至未来的维护管理起到至关重要的作用。同时，对于其他项目也具有较大的借鉴价值和参考意义。因此，不论是项目领导还是档案管理人员都应当给予充分重视，认真履行各项职责，不断接触新思想，学习新技术，将更好的方法应用到档案管理当中，在收集、整理、归档资料的环节中充分发挥工作的积极性和主动性。做好档案的管理工作，力求档案资料的完整、真实，在实践中不断探索基建资料管理的新模式，新方法，努力使档案资料管理工作更科学化、规范化。

作者:王涵 张军歌 广浩 单位:中国计量科学研究院