科研单位基建档案管理问题及对策

前言：本站为你精心整理了科研单位基建档案管理问题及对策范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

基建档案是基建工程的信息资源和知识载体，详细记录了基建工程的基本情况、项目申报评估情况、资金经费使用情况、工程验收审计情况等，是基建工程的重要凭证、文献资料，对于后期工程项目评估验收以及基建项目后续管理具有重要的指导、借鉴和参考价值[1]。随着中国科学研究事业的迅速发展，落后的科研基础条件与支撑科技创新能力快速提升之间的矛盾日益明显[2]。科研单位因自身快速发展，存在科研空间、条件和设施不足等问题，为配套科学研究发展新要求，加快完善国家野外台站网布局、构建国家科技创新体系等，科研单位需扩建、改建、新建工作基地和观测、监测站点等一系列基础设施。为此，国家、政府及科研单位逐步加大基本建设投入，加快了基本建设步伐，确保为科研事业发展提供基础保障[3]。基建档案管理是基建工程顺利开展的必要保障。良好的档案管理直接关系工程资金安全利用率的高低、审计是否真实可靠、工程质量的好坏等方面[4]。当前，科研单位基建档案管理工作中仍有诸多问题的存在，本文通过对科研单位基建档案管理存在的主要问题及产生问题的原因深入分析，提出切实可行的解决方法，以期为提高科研单位基建档案管理质量，推动科研单位基建档案工作健康有序发展提供参考。

一、基建档案管理工作存在的问题及分析

1.对基建项目档案重要性的认识不够，档案意识薄弱。在科研单位档案管理工作中，基建档案管理相对处于边缘地位，基建项目管理部门、档案管理人员对于档案的认识停留在表面层次，对档案的重要性缺乏有效的认识。其一，存在对基建档案管理部分重视程度不足，对于档案标准把握不到位，基建档案管理工作不规范、不系统。其二，在项目建设过程中档案管理部门缺乏和基建部门的配合、协进，监督和业务指导力度不足，基建档案管理工作难以得到系统性的有效监督。其三，基建档案员身兼数职，由于缺乏对档案工作重要性的认识，且将大部分的时间精力投入在非档案管理工作方面，加之档案工作未与其绩效考评挂钩，导致大部分基建档案员对项目档案管理工作缺乏积极性和责任心，给基建档案管理工作造成了较大的影响和损失。

2.工作制度不系统，缺乏规范管理制度。基建档案管理工作贯穿于工程项目的全过程，从项目立项审批到竣工验收，涉及多个单位和部门的协同作战。对于科研单位而言，大部分不涉及房地产、建筑行业，对于基建档案没有一套统一的、成熟的管理体制，档案人员对档案管理的主观性较明显，管理方式有较大差异。加之档案信息资源管理进入信息化时代，为满足新时期、新形势下的新需求，档案工作一定要以具有相应功能的软、硬件设备为依托。但现今的科研单位，其档案组织的软、硬件设施及其利用技术、服务方式等落后于现今日常活动对档案管理的需要。另外，随着国家对大中型基本建设项目档案工作的全过程从严监督检查要求的提出以及科研单位基础保障平台建设需求的日益增长，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求各单位将档案工作列入工作考核内容，依法加强对基本建设项目档案工作的监督指导，做到监督检查周期化、业务指导常态化。在新规定的磨合过程中，与之相适应的制度不完善，时常出现节点把握不到位、安排不合理等问题，对基建档案管理工作的高质量、高效率工作也带来了较大的影响。

3.工程与档案责任分工不明。在项目建设中，档案材料的形成不是一蹴而就，需要日积月累的过程，项目档案的形成往往会历经多个部门、多个单位和多个人员。由于相关人员忽略项目档案材料收集及时性，或未将档案管理纳入工程日常管理之中不是个例。为此，造成档案管理人员处于工作被动状态，不能及时、准确掌握工程进展情况，不能掌握档案资料形成情况。在档案利用、归档工作造成严重影响时相互推诿，也导致项目及档案的整体管理效率低下。

4.基建档案建设管理人员缺乏专业性，管理队伍不强。基建档案管理是一项专业性强、周期性长、颇为复杂的工作，目前科研单位对基本建设工程的专注力偏向于工程完成质量，而基建档案管理工作往往得不到足够重视，所以拥有专业水平较高的基建档案管理团队的科研单位寥寥无几。科研单位对基建档案工作看法的偏颇，也致使大多数基建档案管理工作者的整体素质不高，缺少系统性、长期性的专业培训；其档案专业水平较低、掌握的专业知识薄弱；对档案材料专业性、完整性、准确性把控不到位，工作处于被动状态；不能及时、准确掌握工程进展、档案资料形成情况等一系列问题都在一定程度上影响了基建档案工作的效率和质量。

二、提高基建项目档案管理工作水平的建议

1.提高基建项目档案重要性的认识。档案作为基建工程的软成果，是项目维修改造、维权举证和审计监察的真实依据，是全面、系统地反映项目建设内容和全过程的历史记录，是项目建设单位档案资源重要组成部分。提高基建项目档案重要性的认识是做好基建项目档案管理工作的基础和重要保障。科研单位在构建档案管理体系的同时应充分利用网络平台、移动终端技术、多元化自媒体等有效的宣传、教育培训手段不断增强相关人员有关档案重要性的意识。项目立项后，设立项目管理工作领导机构，统筹规划、指挥协调项目及项目档案管理工作，并配备相应的基础软、硬件设施和档案专业人员，为项目及档案工作共同开展提供物质基础和条件保障。将档案管理工作渗透到工程建设的各环节之中，运行“三纳入”“四同步”“五参加”模式，即把档案工作纳入工程建设的目标管理和工作计划、纳入工程管理保证体系、纳入有关管理人员的职责范围，执行相应检查、考核措施；实行档案管理与项目建设同步开始、同步进行、同步检查、同步验收；基建工程招标、工程会议、资料收集、工程评价及验收过程中，要求基建档案人员全程参加，渗透性管理。

2.健全完善档案管理制度和规范，推进档案管理体系建设。“制度如渠，行为如水”，制度是最基本的管理手段，一个优秀的单位一定拥有完善的制度、健全的管理体系。在科研单位中对基本建设项目档案实施规范化管理，不仅能够有效地提升档案质量，还可提高工作人员的效率。为此，科研单位应结合科研单位和项目实际，制定系统、全面的管理体系，明确归档工作流程和归档要求、细化项目归档范围、编制项目档案分类表等。建立档案交底制度、档案工作的监督检查制度、档案管理例会制度、电子档案备份信息制度等制度体系，制定重要的控制措施和工作计划等，实现制度化和标准化有机结合的管理模式，以形成“制度管人、流程管事”的良好工作局面。

3.明确职责分工，落实档案工作责任人。为提高档案管理工作质量及效率，在基建项目中，项目工作领导机构应下设档案工作机构，主要人员由基建项目档案分管领导、综合档案室、工程技术人员、档案人员共同组成，建立任务明确、层级清晰、相互承接、到岗到人的责任体系，做到各级管理人员在工作任务执行过程中“心如明镜”。加强领导，保障档案工作正常开展；综合档案室职责是在基建档案形成过程中对其指导、监督和检查；工程技术人员是归档工作的直接责任人，对施工、监理资料的准确性、真实性把关审核，注重各阶段和环节基建档案形成与收集，及时归档；基建档案员是档案工作的具体实施者，依法建章立制，编制档案收集目录、档案分类表，对项目档案材料编目，及时跟踪、督促、移交档案。在项目的建设过程中，档案管理工作机构应紧随项目开展情况同各参建单位加强沟通，与项目人员加强合作，积极发挥自身正能量，创建良性的合作氛围，为基建档案的高效、高质量完成提供有效保障。

4.提升基建档案建设管理人员的专业素养，完善队伍建设。基建档案管理工作涉及建筑工程、水利水电工程、机械工程、园林工程、财务管理等多个专业和领域，具有较强的专业性和复杂性。科研单位在基建档案管理人员选配上要考虑基建档案管理队伍专业型人才的培养、储备工作。应挑选会管、敢管、善管，熟悉工程建设且具有较强的逻辑性、组织协调能力的复合型人才。在这个日新月异的信息化时代，基建档案管理工作要紧跟时代步伐，逐步朝着电子化、信息化、科学化的方向发展。科研单位作为科技创新的领头羊，一定要主动发挥积极作用，要“同时代同步伐”，推进基建档案管理科学化、信息化、数字化建设，充分利用“基建信息系统”“BIM软件”“物联网云平台”等相关专业软件系统对档案的高效管理。逐步实现档案的高水平、高专业、高效率管理。其次，基建档案管理工作是一项动态工作，科研单位在基建档案队伍建设中要注重“传承”和“创新”，传承档案文化，创新思维拓展、加强档案人员新技术运用能力、注重壮大队伍规模，促进科研单位基建档案队伍建设优化发展，从而建设成一支有责任心、专业能力强的队伍。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.

[2]王晓芳.新形势下如何做好科研单位基础条件建设管理工作[J].热带农业工程，2014，38（2）:61-63.

[3]于辉，夏耀西.中央级科学事业单位修缮购置专项管理经验探讨[J].农业科研经济管理，2008（1）:33-37.

[4]陆丽忠.基建工程项目档案验收中存在的问题及对策分析[J].中国管理信息化,2019,22（12）:161-162.

作者:蒋靖 沈程程 单位:中国科学院新疆天文台