档案工作在项目管理中有效途径探索

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[摘要]防震减灾工作是经济社会发展的重要安全保障。国家地震烈度速报与预警工程是一项重大民生工程，建设国家地震烈度速报和预警网络系统，实现地震烈度速报和预警功能，提供全国分钟级仪器地震烈度速报和重点地区秒级地震预警服务。作为该项目重要组成部分的档案管理工作尤为重要，结合国家地震预警工程山东子项目档案管理工作的特点，阐述了工作思路、工作目标、重要措施等方面的内容，对项目档案管理进行了系统的归纳总结。

[关键词]地震预警项目；档案管理工作；项目管理

1.引言

档案是历史的记载，国家地震烈度速报与预警工程档案是全面大幅提升我国地震监测及防震减灾能力，保障国家经济社会发展的重要信息承载，它为项目任务完成提供了坚实保障。山东作为全国重点地震预警区，承担着1468个台站、1个省级预警中心、16个市级信息服务平台、302个服务终端和1个测震观测仪器野外比测试验站等多项建设任务，成为国家地震烈度速报与预警系统的重要组成部分。随着项目建设不断深入和国家档案局对建设项目档案管理的要求，山东子项目档案管理工作紧扣国家预警项目建设要求，不断创新档案管理模式，做到“应归尽归，应收尽收”，确保项目档案齐全、完整、准备和安全，为项目顺利完成发挥充分的支撑保障作用。

2.加强领导，确保经费，注入项目档案强大推动力

2018年中国地震局正式启动国家地震烈度速报与预警工程以来，山东省地震局党组高度重视，成立了山东子项目领导小组和各实施组，以山东省地震局档案部门专职档案人员为组长的档案实施小组全程跟进项目各个环节，确保项目档案全过程管控动态有效管理。档案人员以山东子项目建设为中心，落实项目档案管理的各项规章制度要求，主动融入，精心服务，探索预警项目档案规范化、法制化、信息化的有效途径。山东子项目把项目档案经费作为专项列支，为项目档案管理工作提供了充足的经费支持。项目档案人员积极跟进项目进度，牢牢把握“与项目建设同步”的目标定位，做到项目实施到哪里，档案工作就服务到哪里，积极采取有效措施，全面提升项目档案管理能力。

3.项目档案管理工作思路和目标

工作思路：遵循“统一标准、部门协同、全程覆盖、动态管理”原则，坚持档案质量第一、项目效益优先，坚持问题导向、目标导向，实施项目档案管理“科学构建运作机制、加强档案前端管控、落实文件源头控制、超前开展培训练兵、专业完工随时归档、纳入工程同时检查、完成竣工同步验收、关键环节重点检查、规范归档电子文件、严格把关档案验收”的“十步工作法”，严格落实项目建设管理和档案管理各项规章制度，健全完善档案部门和建设部门协同运作新机制，全面提高项目档案管理水平。工作目标：围绕“建一流工程，立精品档案”总体目标，研究责任明确、机制科学、协同有力的项目档案管理新模式，编制项目档案模板化管理教材，以示范为样板，提升山东子项目档案标准化、规范化管理水平，最终以标准、规范的档案管理印证国家预警项目山东子项目依法合规、先签后建、安全高效、质量一流等工作要求的落实成效，为山东经济社会高质量发展，加快现代化强省建设作出积极贡献。

4.落实重点措施

一是把握新要求和新方向。认真学习贯彻落实《国家地震烈度速报与预警项目档案管理办法》；开展项目电子文件管理现状调研，研究项目电子档案管理新方向，做好不同门类项目电子文件及其元数据的归档保管。积极研发预警项目档案管理系统。在项目档案管理上实行全过程控制与监督措施，严格落实档案管理的规章制度，加强考核，保证项目档案的完整性与准确性。明确项目各方在档案管理中的职责、义务，同时建立相应的考核措施，为档案工作提供制度保障。将项目档案管理工作作为重要考核内容，加大考核力度，充分发挥奖惩机制作用，督促实现项目文件归档质量的提升。二是搭建合作交流平台。加强预警项目档案工作协同联动。打通山东省预警项目档案实施组和合作单位档案管理组的沟通渠道，搭建交流平台，合理合法共享信息资源，提供档案盒等档案用具，对兼职档案人员进行耐心细致的专业指导，对疑难问题共同协商解决，重要任务协同安排完成。三是落实规章制度的各项要求。实施项目档案全过程覆盖动态管理，加强档案合同管理、费用管理，健全项目档案组织机构，超前介入档案业务培训，印制《国家地震烈度速报与预警工程山东子项目档案管理工作手册》，使档案管理全面融入项目管理，增强了项目参建人员的档案意识，做到各参建设单位文件材料随时归档。加强指导和检查，实现文件材料清单式收集，强化档案验收把关机制。四是坚持严要求高标准，建设预警项目档案示范工程。围绕“建一流工程，立精品档案”总体目标，按照档案全过程覆盖动态管理的标准要求开展示范工程建设，注重经验总结和成果提炼，做好示范工程经验推广，努力做到一体化管理，强化各建设单位之间的联系，保证各单位均能有效地参与到项目档案管理工作中，在保证文件材料完整与准确的同时提高项目档案管理工作效率。在项目管理中融入先进的网络信息技术，应用于文件材料存储及各项材料内容的整理与保存。

5.加强工作保障

一是主动跟进服务。国家预警项目山东子项目档案实施组对各市地建设项目档案进行监督和指导，认真组织各分项档案专项验收。积极开展档案培训教育活动，提高项目兼职档案人员的业务水平。二是抓好安全档案。进一步加强施工安全管控，将落实各项安全规章形成的工作记录、审批单、隐蔽工程照片等文件材料及时做好归档，确保档案真实可靠。

6.实行项目档案全过程覆盖动态管理机制

一是科学构建运作机制。国家预警项目山东子项目落实项目负责人档案工作职责，构建各分项融合互动的档案工作运作机制，形成档案部门业务指导、职能部门考核督导、建设部门主动配合、监管单位全程管控、参建单位各负其责的项目档案管理网络。二是加强档案前端管控。加强合同条款约束，明确档案不合格不得支付进度尾款，开展档案履约评价考核。工程概预算单独列支档案费用，工程结算审核档案费用使用情况。三是落实文件源头控制。各参建单位应参考国家预警项目档案归档范围要求，结合工程实际情况，梳理明确各自职责范围内工程关键节点形成的重要项目文件清单，安排专人负责项目文件材料“清单式”收集。四是超前开展培训练兵。山东省地震局档案部门编制了《国家地震烈度速报与预警工程山东子项目档案实施细则》，还制作了标准性、规范性、权威性强的项目档案业务培训课件，项目实施前组织档案业务培训活动。相关档案标准保持稳定性和一致性，经过培训的人员原则上不允许调换。五是专业完工随时归档。实行项目档案“预归档”机制，预先收集、分类、编号、编目、装盒但不装订，做到项目文件随时形成、随时整理、随时归档并及时补充和更新。“预归档”质量作为加强项目档案全过程覆盖动态管理的重要抓手和依据。六是纳入工程同时检查。建设、监理、施工等单位检查工程进度同时检查文件材料收集进度，检查工程质量同时检查“预归档”质量，检查工程安全同时检查“预归档”档案本体、保管环境、装具的安全性。七是完成竣工同步验收。施工、监理、建设管理单位应将档案“预归档”质量指标分别纳入“三级”自检、监理初检、建设单位负责人验收、竣工验收，将档案合格作为通过验收的必要条件。八是关键环节重点检查。档案部门组织重点检查，以跟踪项目进度和开展档案业务指导为主要目的，对于档案管理不规范、进度严重滞后、案卷质量低下、内容错漏突出、问题屡查屡现，给项目任务完成埋下隐患的，予以批评。九是规范归档电子文件。加强项目管控系统应用，确保系统电子文件完整、准确，具有唯一性；研究建设项目信息化管理形成电子文件的归档问题；根据国家档案局《建设项目档案管理规范》要求，做好电子文件的收集、归档、管理以及项目档案数字化有关工作。十是严格把关档案验收。项目竣工且档案组卷完成后，建设管理单位组织项目档案验收，档案不通过的，不得进行分项目的业务验收。对于整改后仍不合格的，不得支付参建单位进度尾款。档案专项验收结果作为考核各方的重要依据。

7.积极开展项目宣传工作

加强重大项目的宣传工作也是项目档案管理中的重要环节。首先，要向社会宣传国家预警项目，让广大群众都能够及时了解国家预警项目。其次，让项目参建单位、合作单位及项目的全体技术人员全面了解这一项目，更好地做好项目档案的收集工作。山东子项目注重经验总结，收集各类档案素材。档案人员制作预警项目山东子项目宣传折页，在2019年5.12防灾减灾日的活动中进行分发。根据项目进度及时收集文字、照片、视频等素材，制作视频短片，全方位立体展示山东省预警子项目的建设情况。

8.结语

项目档案管理是国家重大项目建设的重要组成部分，具有投资金额大、建设周期长、项目建设过程复杂、涉及的档案门类多、项目档案管理人员少等特点，因此要求项目档案人员思想上重视、制度上健全、管理上强化、责任上落实、细节上完善和发展上补充，采取新思路、新措施来保证项目档案管理的科学高效性。

作者:朱少华 单位:山东省地震局