高校学生档案管理的问题及对策

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摘要:学生档案管理是高校档案管理的重要组成部分。高校学生档案管理存在档案涉及部门多、收集工作错综复杂、整理归档不规范、缺乏完善统一的信息化管理规章制度和学生档案意识薄弱等问题。高校应采取建设学生档案信息平台、改革学生档案信息化管理制度、增强学生档案保管意识等对策，有效提高学生档案管理的水平和质量。

关键词:学生档案;信息平台;问题;策略

一、改进学生档案管理的背景和需求

(一)背景

学生档案是学校在培养学生的教育教学与管理活动中形成的，记录和反映学生在校学习表现、个人经历、奖惩等情况的历史记录。有效的学生档案管理对于任何一所高校都是至关重要的。《高等学校档案管理办法》规定:高校档案馆是学生档案的主要管理部门，有责任改进学生档案管理方式，推进学生档案的信息化和数字化。当前，各高校已充分认识档案信息化建设的重要性，并付诸行动，加速推进档案数字化系统建设，取得了有目共睹的成效。但是，高校档案基本上是按照党群、行政、出版、财会等十个一级目录分类的，很少细分到学生档案这一类型。然而，随着学生人数的不断增加和档案内容的日益丰富，传统的学生档案管理理念已难以满足高校学生管理的需求，学生档案的利用价值得不到有效挖掘。高校学生档案涉及多个部门，从学工处、教务处、招生就业处到各二级院系，导致学生档案内容覆盖面广、收集难度大。另外，学生是学生档案的利用者，这决定了学生档案有利用率高的特性。

(二)基本需求

随着高校的不断扩招，我国高等教育毛入学率已达48.1%。据统计，我国高校毕业生人数已由1949年的2.1万增至2019年的834万。面对如此众多的大学生，高校如何运用现代化手段管理学生档案，及时维护和更新学生信息，确保信息数据完整、真实、准确，显得尤为重要。学生在校期间都会形成自己的综合档案，包括各科学习成绩表、勤工助学经历、在校身体心理健康档案以及相关社会实践材料等，这些都为学生毕业后的学习、工作、选拔、聘用等提供了重要依据。此外，个人综合档案是学生毕业后在职人事档案的基础组成部分。学生档案管理工作直接关系到学生的切身利益，直接影响档案作用的有效发挥。学生是高校教育教学工作的主体之一。运用现代化信息平台做好学生档案管理工作，既能积极推动高校发展，也是学生档案管理工作发展的重要趋势。大数据时代，高校的数字化校园和办公一体化建设越来越完善，相关部门应抓住机遇，加快推进学生档案管理的信息化、数字化建设，为广大师生提供更加便捷的服务。

二、学生档案管理存在的问题

(一)档案涉及部门多，收集工作错综复杂

高校学生档案涉及教务处、学工处、招生就业处等部门及二级院系，各部门及院系分别管理学生档案中相应的材料，相互之间没有协调统一机制，这增加了高校学生档案的收集难度。个别部门为了自己工作方便，在学生档案移交时间上滞后，不利于学生档案及时、全面归档。

(二)整理归档不规范

大多数高校对于学生档案整理归档没有明确具体的要求，而是按照教学类其他档案进行归档、立卷和分类，学生档案管理工作没有与学生实际的调阅诉求相结合。学生档案管理人员在工作实践中发现，学籍卡中经常出现笔记潦草、用笔颜色各异、本人头像粘贴处缺少相片和重要证明材料缺少相关签字等现象。这说明在学生档案归档环节缺乏规范操作，必须及时改进。

(三)缺乏完善统一的信息化管理规章制度

截至目前，我国还没有专门针对高校学生档案管理的法律法规。大部分高校也没有制订行之有效的学生档案信息化管理规章制度，学生档案停留在被动式管理阶段，各部门各自为政，方法单一，导致出现管理盲区或多部门重复管理现象。高校档案管理人员应该从学校层面考虑，推动相关部门沟通协商，共同制订完善的学生档案管理办法，细化管理流程，明确职责分工，使学生档案管理有章可循、有根可查。

(四)学生档案保管意识不强

学生档案在学生就业、深造学习等方面都会发挥独有的作用［1］。学生需要有一定的档案保管意识。笔者在工作实践中发现，大多数学生都重视自己的学历证书和毕业证书，但档案保管意识不强。具体表现为:有的学生毕业后不能妥善保管个人档案，致使档案遗失;有的学生在校时未按规范要求如实填报自己的信息，致使档案内容存在差错;有的学生毕业后对个人档案不闻不问，直到工作单位提出审查等要求时，才意识到自己的学籍档案等材料已丢失。这些不仅会给学生发展带来困扰，也会给学校工作带来麻烦。

三、学生档案管理的改进策略

(一)建立数字化学生档案信息平台

学生档案数字化是高校档案管理发展的必然趋势。面对学生数量增加、流动性增大及学校搬迁、合并、升级等重大变更，高校需要科学管理，及时更新学生的个人信息，建设档案数字化管理信息平台。该平台能为学生档案的数据统计、异地查阅申请、异地存储备份安全等提供重要保障。目前，很多高校的招生就业处、教务处、人事处等部门已实现数字化和网络化管理，这在一定程度上为学生档案数字化管理奠定了基础。高校档案管理部门可以从学校层面出发，整合相关部门的信息资源，在现有全类档案系统中的学生档案目录数据库基础上，增加学生档案全文数据库、多媒体数据库等，最大限度地利用数字化手段，将已归档的学生电子档案与目录数据库对接，同时利用校园网做好各归档部门的连接工作，实现高校学生档案数据资源的共享与网络化管理。高校应设置学生档案信息平台使用条件和权限，简化搜索、查询流程，学生可以远程搜索本人学籍档案材料目录，可以通过网络预约到线下档案馆(室)开具盖有公章的证明材料，同时也为已经毕业的学生和用人单位提供信息查找和核实途径，使学籍档案查找更有针对性。这样能充分发挥学生档案的积极作用，提升学生档案管理水平［2］。

(二)改革学生档案信息化管理制度

针对学生档案管理混乱、制度不健全等问题，高校档案管理部门应以适应数字化时代需求为导向，进行全方位的制度改革。1．建立完备的信息资料收集归档制度除了传统学生档案所包含的归档内容，各高校可根据自身的特色需求，结合学校人才培养目标等，合理扩充学生档案归档内容，可以增加学生道德诚信档案、心理健康教育档案、创业社会实践档案等［3］。高校应本着对学生高度负责的态度，明确学生档案管理部门，细分工作任务，厘清人员职责，设立年底考核制度，制订材料归档时间表，提高学生档案管理工作的质量和效率，确保学生档案的连贯性和完整性。2．建立完善的学生档案移交制度档案移交虽然是一项日常工作，但在实际操作中极易出错，需要细心和耐心。从填写移交清单到清点归档材料，全程都必须严格遵守相关规章制度。因此，学校要建立完善的学生档案移交制度，相关工作人员必须严格遵守移交规范，让档案移交工作变得有迹可查。3．健全学生档案查阅利用制度高校应利用信息平台提升学生档案的利用价值，避免学生档案处于“闲置”状态。学校要健全查阅利用制度、保密制度等，鼓励在校学生、往届毕业生、相关用人单位利用学生档案信息平台查阅学生档案，在维护学生隐私的基础上，尽量减少审批流程，提升服务质量与效率。到线下档案馆(室)借阅档案时，借阅人员必须办齐手续，带上有效证件或单位介绍信，杜绝未经允许擅自扫描、拍摄、篡改、损坏档案等不良行为［4］。

(三)增强学生档案保管意识

学生档案是证明学生学习经历的原始凭证，其中包含录取证明、成绩单、奖惩证明、党团材料等，这些都是无法复制的。鉴于此，学生必须增强档案保管意识，避免因档案丢失而给工龄判定、转正定级、职称评定等带来不良影响。具体可从三个方面着手增强学生的档案保管意识。第一，要求学生报到注册时提交完备的个人档案，完成档案信息数字化采集工作。高校学生档案管理人员在开展学生入学教育时，可以通过制作学生档案管理展架、具体工作案例演说或让学生签署档案承诺书等形式让学生了解学籍档案的重要性［5］。第二，在每学年结束时，班主任或辅导员主持班会，让学生在统一时间内核对自己本学年的学习情况，查看成绩单、个人荣誉等信息并签字确认，再由班主任或辅导员及时将其上传至学生网上电子档案系统。这样既利于提高学生档案管理工作的质量和效率，也利于增强学生的档案保管意识。第三，在学生毕业时，学校统一将档案发往学生就业单位或寄回生源地，同时联系学生，让他们及时核查档案是否在规定时间内送达目的地，以免遗失或遗忘。学校也要长期保留学生的电子档案，以方便日后学生回校补办。随着科学技术的快速发展、高等学校学生学籍学历电子注册制度的逐步完善和档案工作者的不懈努力，高校档案现代化管理水平不断提升。高校必须及时改革和创新学生档案管理模式，搭建学生档案管理信息平台，优化学生档案管理制度，增强学生档案保管意识，全面提高学生档案管理的质量和效率，提高学生档案信息的利用率。

参考文献:

［1］王玉武．浅谈高校学生档案管理主要问题及对策［J］．现代经济信息，2018(19)．

［2］张洁．高等学校学生档案信息化管理对策［J］．管理观察，2017(2)．

［3］王静．浅析高校学生档案管理中存在的问题及对策［J］．山西档案，2013(S1)．

［4］王璐，韩建华．高校档案管理现状、问题与对策研究［J］．产业与科技论坛，2013(1)．

［5］宋阳．信息化时代高校档案管理工作创新策略［J］．管理观察，2019(21)．

作者：成珊珊  单位：江苏经贸职业技术学院