信息化在医院档案管理中的作用

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摘要：对国内的各个医院来说，档案管理尤为重要，医院档案包含各种医学文件、医护人员的个人信息以及医疗设备信息等。当前，为提高医院档案管理的效率和有效地对其进行利用，医院高层人员需对其进行相应的改善，为医院正常运营提供相应的保障。接下来将具体分析医院档案管理中采用信息技术所带来的意义，最后对档案管理中的不足处进行探析。

关键词：信息技术；医院档案管理；应用探究

0前言

当前信息技术已极大地提高各行业的工作效率，改变以往的工作模式。对医院来说，采用信息技术，能高效地对档案进行分类处理，从而提高档案的利用率。

1应用信息技术的重要性

1.1提高档案管理效率

对我国的医疗机构的发展来说，信息化建设是重要的发展方向之一，随着各地区的医疗机构规模的不断增大，就诊人数也在与日俱增，这就导致医院档案管理工作将更加烦琐。当前，信息技术已基本全面覆盖各地区的医疗卫生机构，有效地提高各机构的医疗服务治疗，提高医院的工作效率。通过建立完善的档案信息化管理体系，能对各类档案进行信息化处理，有效地提高各种档案的分类处理效率，通过信息技术，将各种档案数据进行保存，有助于医院查阅相关的档案信息，缩短查阅相关档案的用时，有助于全方位地开展医疗机构的档案管理工作，提高医疗机构的正常运营效果。

1.2提高医院综合实力

通过有效结合信息技术与医院档案管理间的联系，进一步强化医院对档案的管理能力，全面促进医疗机构的发展，提高医院的运营效率，完善档案管理体系，强化医院的综合实力和竞争力，实现医院各资源的有效分配和共享。当医院对内部档案进行管理时，需对档案进行信息化处理，并建立数据化的档案体系。在档案管理中应用信息技术可推动医院各方面的发展建设，进一步加强高层对于医务人员的调控。

1.3有助于高层决策

采用信息技术进行档案管理，可帮助医院在运营过程中，有效地处理各方面的资料数据，确保医院档案信息的完整、准确，便于后期的调阅工作。利用建立的信息化档案系统，可将医院各方面的档案信息以数据的方式进行管理，提供相应的参考依据，有助于医院高层进行相应的人员调动或制度规划。因此，档案管理人员需用信息技术进行管理作业，尽可能确保医院档案的管理力度，为医院高层的决策提供相应的依据和保障。

2信息化档案管理存在的问题

2.1硬、软设备不足

为了有效地建立完善的医院信息化档案管理系统，专业的硬件设备以及软件系统需进行协调、配合。但目前许多地方医院对信息化档案管理系统的了解不够全面，使其硬件设备无法与软件系统有效地结合、无法满足该系统的运行要求和标准，使建立的系统在运行过程中可能出现一些问题；此外，许多医院所采用的计算机软件系统的性能还有待完善，目前所采用的软件系统无法高效地对输入计算机内部的档案数据进行智能化的管理，其档案分类、归纳仍存在一定的问题，需后期管理人员进行二次归档处理，这就给医院的正常运营带来一定的影响。总之，需建立完善的信息化档案管理系统，配以适当的硬、软设施，提高医院对各部门的档案信息管理效率，从而减少人力资源的投入或档案管理效率不高等问题。

2.2管理人员能力不足

为确保医院的档案管理工作能有效地落实，其医务人员的专业能力水平起到一定的作用。但许多医院的档案管理人员的专业能力并不能满足相应的要求，主要原因如下：

2.2.1许多医院的高层人员对建立档案信息化系统没有足够的重视，所选派的管理人员并没有档案管理方面的能力和经验，这就导致工作过程中存在许多不规范的操作，从而可能在操作过程中遗失或忽略掉某些档案的详细信息；

2.2.2许多医院还未完善档案信息化建设，同时其管理也需一定的专业能力才能胜任，该工作对管理人员有着更为严苛的标准，因此，对该建设来说，专业人才的匮乏以及管理人员的能力水平不足是许多医院当前所面临的窘境；

2.2.3应用信息技术管理医院档案，可有效地保存记录各类档案的数据，方便各科室的人员进行查阅。需管理人员有较高水平的计算机操作能力，这样才能确保输入计算机内部的档案信息真实、准确，同时避免由于管理人员的操作不当，而导致某些档案数据丢失或破坏。

2.3档案管理监督制度不全面

档案管理制度不全面主要由于医院内部管理人员的责任划分不明确，以至在档案信息化建设的过程中，医院对档案管理出现一定的问题，导致各类的档案信息数据存在遗漏或丢失，并且没有相应的管理制度对工作人员进行相应的要求，无法确保工作人员的工作质量；此外，为确保档案信息数据录入的真实准确性，要对档案管理人员进行相应的监督，确保其工作质量，提高录入信息的准确性，因此，在建设信息化档案管理体系时，同时要确保医院的管理监督制度能有效地落实，从而提高档案管理的质量，保证各类档案信息能准确、无误地录入医院的内部平台。

3改善措施

3.1完善硬、软设备

医院内部的各类档案相较于其它行业的档案，往往其专业性更高，通过各类档案可有效地促进医疗服务质量的改进，利用信息化技术，让医院内部的各类档案可通过计算机网络有效地进行相应的管理和分析。当前，许多医院的档案信息化管理利用计算机网络平台进行数据间的相互转换，其中还配备专业的输入设备，如打印机、文件扫描机等，来完成对档案文件信息的录入工作；同时由于如今电子设备的更新频率较快，专业的相关设备使用寿命不高，因此，需管理人员对其采用的硬、软设备及时进行维护和更换。当前，许多医院的信息化档案管理系统正在不断地完善，需采用不同的技术手段加强对医院各部门间的信息系统的管理，将各个部门的信息系统有机地结合起来，建立医院的档案管理总平台，高效地将各类档案信息互通有无，强化医院部门间的交流沟通、资源利用；同时医院需要利用软件系统来知道各个相应的档案管理制度，强化各类档案的处理形式，利用电子文档的形式将档案信息及时地分享给各个部门，实现对档案数据的集中管理。在信息化档案管理系统中，根据要求将不同形式的档案进行分类处理，有助于医院人员能准确地查阅自己想要了解的资料，简化查阅档案的形式，可有效地提高档案管理的效率和质量；同时对所采用的硬件和软件设备，需对相关管理人员进行责任分配，明确管理人员所具备的权限等，利用软件系统对重要的档案文件进行加密，并对有资格查阅的人员赋予一定的权限，通过对档案文件重要性的分类，避免重要档案信息的流失，保障医院内部网络中文件数据的安全性以及准确性。

3.2提高管理人员能力

对医院的档案管理人员来说，掌控专业的信息技术和专业管理知识不可或缺，使管理人员在处理档案信息的过程中，可很好地对各种档案管理设备进行相应的操作，熟练地对医院档案进行录入和分类处理，进一步提高档案数据的检索效率。提高人员的能力水平可采用以下两种方式：

3.2.1医院在对外录用所需的管理人才时，需对其所掌握的计算机操作能力进行相应的考核，确保其能独立地对各类设备进行熟练的掌握，从而强化整个档案管理部门中人员的专业水平；

3.2.2对正在管理档案的工作人员来说，需对其进行适当的培训工作，通过培训提高在职人员的专业能力，使其能了解当前国内、外最新的管理知识和熟练掌握各种硬、软设备及系统。通过一系列的培训工作，进一步强化工作人员对档案管理的重视，了解各类档案信息对医院以及在职人员的重要意义，避免由于个人的操作失误而导致部分档案信息丢失，从而给医院档案管理带来不利的影响。

3.3完善信息化档案管理制度

推动各地医院开展建设信息化档案管理体系是为了更好地实现各类档案信息间的相互分享和利用，因此，医院需根据其实际的运营情况建立并完善自身的信息化档案管理制度，通过医院各部门间的相互配合和沟通，从而有效地使各部门的档案信息能相互分享，便于其它部门进行档案的查阅和利用，从而提高医院的整体医疗服务质量和各部门间的交流、沟通；而且，还需针对具体情况组织建立相关的档案监管部门，监管人员需定期对计算机中的电子档案进行抽查、检验，对发现的问题及时进行处理，根据相关制度对负责的管理人员进行奖罚，确保医院的各类档案管理的质量，高效地完成对各类档案的录入归档的工作，确保其录入的档案信息与所获取的纸质档案信息内容完全一致，使整个档案信息化过程更为具体、更为规范，从而提高医院的信息交互的能力。

4结束语

总之，建立信息化的医院档案管理体系，可有效地处理医院的各类档案信息，通过计算机网络，有效对其进行分类处理，并能使医院人员准确地进行调档工作，查阅自己想要了解的信息，促进医院各部门间的交流、沟通，促进医院医疗服务水平进一步提高。

参考文献

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[2]陈艳辉.医院信息化与医院档案管理现代化探讨[J].东方企业文化，2014，000（011）：180-180.

[3]陈铭.信息化技术在医院档案管理中的应用分析[J].卷宗，2014（9）：27-27.

作者：董加鑫   单位：昆明市第二人民医院