高校财务档案管理信息化建设浅析

前言：本站为你精心整理了高校财务档案管理信息化建设浅析范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：财务档案管理作为高职院校档案管理重要组成部分，推动和保证着学校的正常运转。随着信息化进程的不断推进，高职院校财务档案管理不可因循守旧，必须顺应时展、积极向信息化的方向迈进。学校财务档案管理信息化紧迫且重要，学校方面必须牢牢把握时代赋予的先机，转变思路、完善制度，善用财务档案管理信息化夯实发展基础、提升管理能力。本文针对高职院校财务档案管理信息化建设进行阐述，并结合工作实际提出合理化建议，讨论财务档案管理新路径。

关键词：高职院校；财务档案管理；信息化建设

学校的财务档案包括了学校的教学科研、日常管理、基础建设等相关的经济信息，真实记录和反映学校的财务状况和经济活动，是学校非常宝贵和重要的信息资料，不仅为学校财务决策和有序发展提供重要依据，还能为学校避免不必要的财务纠纷。随着财务档案管理制度的日益完善，高职院校财务管理工作也面临机遇和挑战，新时期随着信息化建设工作的快速发展，学校财务档案管理工作也应积极加大信息化投入力度，加强财务档案管理信息化建设，推动学校财务工作健康有序发展。

一、高职院校财务档案管理信息化建设重要意义

财务档案管理信息化是运用大量的现代信息技术收集、开发、管理、存储财务档案，并使之形成技术含量更高、存储更安全、查询更便捷、信息囊括更全面的电子档案。高职院校身处信息化发展的重要时期，要及时转变传统的保管、调阅档案模式，将“旧档案管理”发展成为集信息采集、信息配置、资源共享、远程使用一体的“新形式管理”。对于高职院校而言，财务档案管理工作十分重要，从财务档案的收集、分类，到财务档案的调阅、销毁等都必须严格按照相关规定进行规范操作。学校财务档案管理信息化能够为学校的决策和管理提供更为丰富的档案信息支持，教学科研能够得到更为智能化的档案服务，档案文献资料的编著更为简便，档案的利用时效不断增强，档案的资源效益才能够不断地增加。

二、新时期高职院校财务档案管理信息化建设现状

1.缺乏明确的建设目标

“建设目标”是高职院校财务档案管理信息化建设的重要“方向”，相关财务管理人员围绕“建设目标”制定相应的建设策略，促进财务档案信息化建设工作有条不紊地开展。然而事实情况是，现阶段许多学校还没有在档案管理层面形成“统一领导、分级管理”的体制，过分依赖人力的“旧财务档案管理模式”仍然是学校财务档案管理的主要模式，“新财务档案管理理念”未能“深入人心”，很多财务管理人员尚未意识到财务档案管理信息化的重要性和必要性。这些问题都会导致学校的信息化建设行动迟缓，财务档案管理难以与学校的教学、科研、行政等协调统一，各个职能部门无法高效、顺畅地通力合作，财务档案管理信息化建设工作开展举步维艰。

2.财务人员业务管理水平有待提高

高职院校财务档案管理信息化建设的顺利进行，需要财务档案管理人员具备扎实的专业基础、专业技能和信息化建设能力。然后现实情况是高职院校很多财务档案管理工作人员虽然工作负责、业务精通，但是思路陈旧、工作模式单一，不能与时俱进，及时根据相关政策调整工作思路和管理模式。另外，由于财务管理人员缺乏信息化建设的专业知识与实践技能，学校也并没有为财务管理人员提供相应的学习平台与技术支持，也没有为财务管理部门配备专业的信息化人员，“无纸化”财务档案也仅限于将纸质的财务档案进行简单的扫描、存储，对于财务档案管理信息化平台的建设和使用缺乏系统地学习，严重阻碍了财务档案管理信息化的发展进程。

3.缺乏统一的信息化建设标准

虽然在2006年颁布的《全国档案事业发展“十一五”规划》中有提出“档案信息化建设”，但是至今没有统一的信息化建设标准，学校方面在落实财务档案管理信息化时“无章可循”“无法可依”。由于缺乏可参考的成功案例以及具体的执行标准，学校在财务档案管理信息化建设过程中容易陷入困境，还容易流于形式。例如，不确定纸质档案数字化转换的起始点、不确定纸质档案数字化转换的细节要求、没有意识到信息化建设的重要价值等，这些问题都会影响财务档案管理信息化的建设效果，制约学校财务档案管理信息化推进。

三、新时期高职院校财务档案管理信息化建设的策略

1.发挥学校领导的积极作用

学校管理者是学校决策的主要责任人，是学校的“主心骨”，学校管理者的思想态度往往能够影响学校的中层干部、教职员工以及在校学生，并使得这种思想成为学校的“主流”思想。新时期高职院校要想积极推动财务档案管理信息化建设，领导干部必须带头主动顺应时展，积极调整和改变陈旧思想，与时俱进，为财务档案管理信息化提供内驱力。相关财务档案管理工作所需的人力、物力配置能够及时、有效地得到落实，软硬件设施配备及时到位，基础网络顺畅，信息化建设工作的进度、力度、深度才能够不断加大。比如，学校可以定期开展财务档案管理信息化会议，从上到下统一思想，全校各部门充分认识财务档案管理的重要性，各部门安排财务专员与财务部门进行工作对接，及时学习和传达相关会议和文件精神，全校各部门积极配合、团结协作，保证财务档案管理工作的顺利开展。

2.优化基础数据处理工作

学校财务档案信息数字化是财务档案管理信息化的基石，必须及时将现有的纸质档案材料转化成为数字档案材料，改变传统人工手写、人工检索、人工存档等模式，减少或避免人为操作过程中的失误。财务档案部门必须能够承担起财务档案数据的采集、存储、查询、检索、管理等职能，并成为数字化信息服务的基地，充分利用云操作，减少财务档案管理人力成本投入，提高财务管理服务质量和工作效率，只有这样才能够为后续的数据库建设、数据库分类管理等创造条件。

3.提高财务档案使用效率和价值

学校财务档案管理信息化建设让档案信息的使用变得更加便捷、更有价值，也让档案的整理、收集、使用等一系列工作变得简洁明了，大大缩短了档案管理工作投入的时间，让财务档案管理人员能够从烦琐的、机械化的工作中脱身，有更多的时间和精力去钻研和创新档案管理工作，并推动档案服务多元化发展，财务档案管理能够从静态发展为动态，人力资源和财力资源得以整合，学校财务档案管理信息化建设得以进一步发展，有利于构建起良性循环格局。

4.完善和规范财务档案管理制度

学校财务档案管理包含了与学校相关的众多高价值的信息，信息泄露可能会给学校方面带来不可弥补的、巨大的经济损失。正因如此，学校财务档案管理信息化建设需要始终关注安全问题，信息安全必须放在学校财务档案信息化工作的首要位置。学校应当建立科学、完善的财务档案管理制度，既要保证档案资源的使用价值，保证档案信息的公开性和透明性，还要对价值信息进行保密处理，要定期备份，还应当设置监控体系，并利用内网、外网隔离保护保密数据，以防止重要财务信息被不法分子窃取、篡改，威胁学校财务安全和损害学校利益。另外，财务档案管理人员应熟知财务档案管理制度，并严格按照流程认真操作每一个环节，保证财务档案管理的规范化、合法化。

5.提升财务档案管理人员素质

新时期高职院校财务档案管理人员应该具备多项专业技能，既要拥有学校财务档案管理的传统相关技能，又要具有计算机、网络、信息安全等新知识储备。学校财务档案管理信息化建设无法脱离学校每一位财务档案管理人员，学校财务档案管理人员的素质直接影响信息化建设的进程。所以，首先，学校方面应该积极开展相关法律法规、财会管理实务、档案管理实务、计算机操作、信息化安全等方面的学习培养和提升财务档案人员整体素质和机能，使之能够胜任财务档案管理信息化的相关工作。其次，学校应将日常财务档案管理工作纳入绩效考核，直接和薪资挂钩，激励财务档案管理人员积极投身信息化建设工作。最后，学校应吸纳优质的财务档案管理人员，激活财务档案管理团队，努力打造复合型档案管理小组，并保证团队内部人员结构、年龄、职称等科学合理，以提高档案管理团队的发展后劲。综上所述，新时期高职院校财务档案管理信息化建设工作重要且紧迫。由于此项工作涉及内容多，又具备专业性、真实性、复杂性和指引性等特征，操作难度大，而财务档案管理信息化建设与学校的经营、管理，以及后续的发展都有着非常紧密的联系，学校财务档案管理人员，必须明确自身的责任以及信息化建设的紧迫性，要深入钻研当前的信息化建设问题，积极设计应对策略，针对性地提高财务档案管理的信息化水平，以便实现财务档案的优质、便捷、高效化管理，彰显档案价值，更好地服务于学校发展。

参考文献

1.何肖毅.基于新时期下学校档案信息化的建设策略.佳木斯职业学院学报，2019（02）.

2.周莹莹.信息化时代高校财务档案管理创新研究.中国管理信息化，2020（22）.

3.高小丽.新时期在高校档案信息化建设中的问题探讨.云南档案，2020（08）.

4.宋争平.高校财务会计档案信息化建设及应用分析.大众投资指南，2019（09）.

作者:郭燕 单位:江苏省连云港中医药高等职业技术学校