事业单位文书档案管理问题及对策探析

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摘要：当代社会，人们的各种观念都发生特别大的变化，在机关事业单位中的工作人员大多非常努力，在这种背景下，很多的工作人员创造出很多特别优秀的工作成果；同时，这些杰出的成果应受到较科学、合理的管理，这样才会使工作人员成果得到保障，为以后刚入职场的人提供非常珍贵的参考。这篇文章对机关事业单位文书档案的管理进行一些概述，并详细地分析机关事业单位在档案管理中存在的问题以及应如何有效地进行构建和管理模式的创新，仅此希望给大家一些建议，进而培养出一批又一批有很强工作能力的人员。

关键词：机关事业单位；文书档案管理；问题及对策

1机关事业单位在文书档案管理工作中存在的问题

1.1机关单位的领导对于文书档案的管理工作不够重视

根据调查，我国大多数机关事业单位的领导层认为文书档案的管理工作对事业单位不特别的重要，因此，他们没有给予文书档案管理工作足够的重视，尤其是对一些刚刚起步的单位，人员比较少、规模也比较小，这些单位的情况更为严重，而领导阶层不予重视的原因主要有以下几点：一是由于文书档案管理工作，不能为单位产生直接的利益，即不能为单位带来直接的收入，所以没有引起过多的重视；二是在上级部门考核单位或单位负责人时，他们的考核内容中通常没有文书档案管理工作，这就导致领导层忽视这方面的管理；第三，文书档案管理工作如要凸显意义需非常漫长的过程，但大部分机关事业单位的领导在位只是某一时期，所以他们不愿意花费很多的精力来管理文书档案工作。以上这几点原因就导致大多数机关事业单位对文书档案管理工作的不够重视。

1.2管理文书档案的工作人员综合素养不高，工作能力差，服务意识薄弱

造成机关事业单位文书档案管理工作不达标的另一个原因是从事文书档案管理工作的工作人员综合素质不高、工作能力较差，同时服务意识比较薄弱。根据数据显示，我国有许多机关事业单位的文书档案管理工作人员大多都是兼职，他们没有从事过相关的工作，同时也没有进行过相关的培训，这些都导致了他们对这份工作没有足够的认识，从而造成工作不到位、考虑不周到，最终导致文书档案的管理工作不能顺利的开展。

1.3文书档案管理工作不规范、不科学

由于机关事业单位领导层的不够重视以及从事文书档案管理的工作人员的工作能力差等原因，导致一些机关事业单位对文书档案管理工作不够规范、科学。根据调查数据显示，我国大部分机关事业单位没有对文书档案管理工作进行相关的规定，也没有形成一套比较完备的制度，即使有的单位设置了相关制度，但也只是表面上的，没有落实到每个工作人员的行动中，甚至还有些单位的文书档案管理人员频繁地更换，导致从事文书档案管理工作的人员紧缺的现象。

1.4档案管理硬件不足，不利于档案工作的顺利开展和保管

调查数据显示，我国一些规模较小的单位没有设立单独的档案室，只是在其它的办公室放置档案柜作为档案室，这样安全系数过低，不利于档案的保管，而且在使用档案的过程中也存在着很大的风险，不利于对档案进行信息化的管理，而导致档案工作的开展无法顺利进行。

1.5档案管理团队能力不强

现在很多人还是受到传统观念的约束，他们认识不到文书档案管理的重要性。很多单位都出现了一个人负责多个职位的现象，他们不能很好地管理自己所承担的每个职位，这就导致档案管理任务效率低下。还有一些公司机关的档案管理人员经常出现更换现象，而且敢说真话的员工整体素质都不是太高，对该工作无法胜任。其实社会的发展，各种公司机关的档案也越来越多，所以档案管理的工作难度越来越大，这就造成文书档案管理无办法正常进行。

1.6不能很好地利用档案的价值

一方面说，档案的内容不是很全面，不能完整的展示一个人的全貌，所以档案的利用价值非常低；另一方面说，很多的事业单位不太重视员工的档案记录，不重视公司机关内部的考核成绩，这一系列的原因都造成事业公司档案利用率非常低下。

2对加强事业单位的档案管理工作应采取的措施

对档案管理应有个基本的认识，并加强档案管理人员自己的责任感。每个事业单位的相关员工都应充分学习档案管理的相关知识、都应认识到档案管理的重要性，了解档案管理的有关理论知识后，要落实到实际行动中，争取把档案管理工作做得最好，对档案管理这项工作进行定期的研究；另外，应加强自己对于工作的责任感。负责档案管理工作的有关工作人员在工作时、遇到问题时要及时向上级领导反映，在公司机关内形成一种良好的工作氛围，将理论知识落实到实际中，在日常工作中提升自己的责任感。对事业公司或机关的档案管理人员，应定期地对他们进行培训，明确他们的工作任务，进一步提升档案管理的效率。重视对单位档案管理员工的培训，提升他们的综合素质。事业公司或机关在聘用档案管理人员时，一定要设立严格的标准，选择一些整体素质较高的工作人员。将爱岗、敬业、细心又勤奋的工作人员选配到该岗位上，上级一定要对这些人员进行关心、鼓励，让他们发自内心地热爱该工作，激发他们的工作热情。定期对事业单位管理岗位进行调整，在调整时一定要保持该岗位工作人员的稳定性，培养一支专业的档案管理团队；另一方面要重视事业单位档案管理工作人员的培训工作，事业公司或机关要在员工的培训上花费一些时间和经费，让他们学好档案管理知识，提高自己的业务能力和各方面综合素质；最后，要对员工组织一些观摩学习的活动。对档案管理员工由专家进行专业的指导；另一方面，公司机关要组织档案管理员工去一些优秀的单位进行观摩学习，取长补短，提升自己的工作技能，使档案管理部门稳步发展。基层的档案管理部门与高层的领导工作，相互协调和谐发展，高层的领导要定时地进行突击检查档案工作，如发现有任何做得不恰当的地方，要及时提醒并改正，促进该公司机关的发展。统一规范事业单位的硬件设施。对事业单位，要获得稳步的发展，必须有较强的硬件设施作为基础。要定期地对单位的档案管理情况进行监督。制订一些相关的制度规范事业单位档案管理工作，用严格的制度使档案管理工作进一步得到发展。应积极搭建科学的信息管理平台，档案管理的最终目的是实现各种档案信息间能进行共享和有效利用。在信息化档案管理的当下，对原始的信息资料进行收集，然后运用信息化管理平台的方式采取线上使用。将各类信息进行数字化处理后整合在一起，运用多媒体将其呈现和收集起来，在“收、存、管、用”等各个方面进行采取信息化管理；同时。通过建立信息库、收集数据、采集信息，实现管理。能为大家的及时阅读提供便利。事业单位要充分认识到时代发展趋势，着重提高文书档案管理员信息素养。作为新时代文书档案管理员，要将工作的重心放在数字化和网络化管理中。首先要不断提高个人计算机应用能力，造就既了解档案业务也能熟练操作计算机的复合型人才，不断开创档案管理新局面；其次要创新信息化管理理念，逐步将文书档案管理推进到数字化与信息化的轨道上。应积极将互联网信息技术应用到档案管理中，有效提升档案管理效率。将纸质档案转换成电子档案进行储存，加快事业单位文书电子档案的信息化管理，提升电子化措施，增加电子文件的安全性，使档案信息实现从采集、录入、到后续的应用电子化；搭建事业单位内部计算机信息交流平台，确保文书档案管理工作的顺利进行；同时，网络将成为限制档案信息化的最大阻力，事业单位还要注意信息化档案管理的安全问题。

3结语

在每个事业单位中，档案管理工作都非常重要。只有运用科学的方法进行正确的档案管理，才能使这个公司机关进一步得到发展。所以在这个社会飞速发展的时代，每个事业公司或机会要想站稳脚跟，就必须不断地通过实践来完善公司机关的档案管理制度，不断进行创新，顺应时代的潮流，充分利用互联网的优势，严格要求档案管理的相关工作人员，提升他们的整体综合素质，只有这样，档案管理事业才能顺利地开展，文书档案才能得到真正的利用，整个公司机关的业绩才能稳步提升。

参考文献

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作者:刘静 单位:山东省枣庄市市中区北郊矿区社区服务中心