人事档案管理创新与服务模式改革探究

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［摘要］档案兼具经济性、社会性的属性决定了其最终目标是为党、国家、人民提供服务。新时期，事业单位人事档案管理工作成效显著，但也存在一些问题。因此，文章简要阐述了事业单位人事档案管理与服务模式运行现状，剖析了事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的必要性。并从新公共服务层面出发，对事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的对策进行了进一步探究，希望为事业单位人事档案价值的充分发挥提供参考。

［关键词］事业单位;人事档案;新公共服务理论

新公共服务理论提出，事业单位人事档案管理应该服务于公共利益。即关注公众的权益，整合信息资源，为公众提供优质的档案信息服务。这一理论的提出，揭露了事业单位人事档案管理与服务模式在当前运行过程中存在的管理理念滞后、管理现代化水平不高、服务体系不完善问题，也为事业单位人事档案管理革新提供了良好的借鉴。因此，立足新公共服务理论，探究事业单位人事档案管理与服务模式改革的对策具有非常重要的意义。

1事业单位人事档案管理与服务模式运行现状

1.1管理理念滞后

虽然多年的人事档案建设使事业单位人事档案管理者、职工对人事档案的重要价值产生了一定认识，但是人事档案管理仍然停留在一般的档案接收、保存层面。部分管理者甚至认为人事档案管理服务与现实业务不相关，没有将档案建设纳入年度规划，只有在单位需核查人员档案信息、人员任免时才开启档案管理服务，导致多数人事档案管理工作无法主动化开展。

1.2管理现代化水平不高

当前，事业单位人事档案管理与服务提供的文件与现代信息技术发展存在匹配偏差。具体表现为单位职工人事档案可以保存在多个部门，由地方党委组织部门、人力资源与社会保障部门保管。因现行基础设施现代化水平不高，形成了信息孤岛现象，无法满足单位职工对人事档案的利用需求。

1.3服务体系不完善

事业单位人事档案管理与服务受档案工作、公共服务的共同作用，在现实服务阶段出现了一系列不完善问题。比如，缺乏与时代发展相适应的服务制度，档案服务流程与人员实际利用需求不平衡，无法为人员提供所需的档案服务途径，致使档案管理与服务在运行方面受到的阻力较大。

2事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的必要性

2.1激发单位人员潜能

事业单位是国家高级人才的聚集地。创新事业单位人事档案管理体系，改革事业单位人事档案服务模式，可以全面分析人事档案中所含的每一位职工业务能力、经验水平、特长以及民众信赖度，明确人—岗匹配度，为每一位职工分配恰当的岗位，充分激发单位人员潜能［1］。

2.2推动单位岗位间人才流动

事业单位人事档案管理与服务工作，在党、国家干部管理中占据着举足轻重的地位。通过推动事业单位人事档案管理创新与服务模式改革，可以从基本的档案收集、整理细节入手，规范处理，促使事业单位人事档案更好地为组织选拔人才服务。进而推动单位岗位间人才良性流动，为社会主义现代化建设提供支持。

2.3满足公民对优质档案信息服务的要求

“服务”是新公共服务理论的核心词汇，事业单位的职能已转变为以公共利益为目标的全部公共服务。在这一理念指导下，开展事业单位人事档案管理创新与服务模式改革，可以整合事业单位人事档案信息资源与社会资源，实现资源共享、共建，满足公民对优质档案信息服务的要求。

3事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的对策

3.1更新管理理念

作为与单位人事管理紧密相关的人事档案，其不仅可以为事业单位人才选拔、聘任提供充足的信息支持，而且可以为单位岗位的科学良性流动提供保障［2］。事业单位应将以往被动服务管理理念转变为主动服务管理理念，将单一的个体档案管理转变为团队式的档案管理，将基本的档案信息管理转变为突出人才成长路线的档案信息管理，为人事档案自身价值的充分发挥提供依据。(1)主动服务管理。面对单位人事档案服务管理长时间处于被动服务状态的情况，事业单位应树立积极而主动的管理理念，积极将人事档案管理与单位人才团队建设、年度人才引进结合，最大程度发掘人事档案的信息资源价值，为单位健康发展提供充足的信息保障。(2)团队式档案管理。传统以职工个体为单位的档案立卷管理虽然可为职工岗位变动、信息采集、职称变化提供依据，但是背离了新公共服务理论的基本内涵。因此，事业单位人事档案管理人员应从人事档案信息价值研发视角出发，围绕行政岗位、专业技术岗位、管理岗位团队梯度建设开展信息编制，以便为团队发展规划提供充足的数据参考。(3)突出人才成长路线。以往针对档案相对人各项社会活动的简单汇集仅可满足利用者判断档案相对人信息真伪的需求，无法满足档案相对人成长路线快速提炼的要求。因此，事业单位应立足传统档案信息汇聚集成基础，结合单位职工团队建设特征、职工发展规划，将档案相对人专业技术、职务资格、岗位(管理/技术)流动情况及成就演变线路纳入人事档案内，为档案利用者提供更加便捷化、高效率的服务。

3.2提高现代化管理水平

事业单位人事档案的手工管理流程，不仅包括职工干部档案材料收集、分类，而且涉及拆钉、裁剪、打孔、标页码、目录打印、裱糊、贴分类角、排序等多个环节，整体过程较为复杂琐碎，且耗时较长。因此，在档案管理过程中，事业单位人事档案管理部门可以引入现代化整理手段，免除档案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事档案数字化”为主题，结合统一的数字化标准要求，进行规范扫描。同时以业务协同为主导，结合单位与上级部门、单位与基层之间信息资源交互需求，开放公共服务的信息共享、数据校验、收集审核端口，逐步形成网络办公、现场办公双轨道并行模式。进而以互联网为载体，以部门为中心，进行现有流程的整合、优化。在优化后的流程中，需指派专门人员负责网络、线下渠道，依据材料有效性、真实性原则，进行人员入党时间、出生年月、工作经历、学习经历、任免情况的重点审核，保证人事档案前后无偏差［3］。在进入网络审核尾端，职工可以从窗口取件或者享受邮寄服务、电子传递打印服务，保证人事档案管理层级的简便性、合理性。在单位人事档案管理现代化实现的基础上，可以党委、政府为统筹，在各部门各司其职的情况下，面向更广阔的服务范围，发掘网络化优势，构建人事档案信息资源的远程、异地服务体系。具体建设过程中，事业单位需要以政务信息交换平台为依托，完善人事档案目录，增设异地查询、个性化信息(性别、年龄、兴趣)标识功能模块，对档案信息进行有序化编排。此时，通过计算机，可以实现人事档案的数字采集、接收、传递、查阅或借阅、分析、归档，节约服务成本。同时为了顺利实现“一站式”人事档案服务，单位应依据远程协同服务机制，在横方向联通档案室、综合档案馆，在纵方向由人事档案查询点延伸到街道、县镇、社区事务受理中心。同时借助政务外网，构建以档案馆为后台调档，以社区、行政服务中心为前台查阅咨询的远程协同服务模式［4］。此外，在现代化管理体系中，事业单位应从信息网络安全视角入手，严格落实流程规范，严禁权限以外的人员拷贝档案材料，或者对电子档案进行拍照，防控人事档案管理安全隐患。

3.3完善服务体系

完善的服务体系是事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的关键，涉及服务流程、服务方式、服务制度多个方面内容。在服务体系完善过程中，事业单位人事档案管理与服务部门应以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》为依据，以《机关档案工作条例》为准则，进行服务流程、服务方式、服务制度的逐一完善［5］。(1)规范服务流程。为了同步规范单位人事档案线下服务行为、线上管理模式，事业单位可以《业务手册》《办事指南》为主体，进行规范性文件的编制印刷，奠定服务流程规范的政策基础。在这个基础上，强化对档案管理人员培训，落实服务标准化、管理精准化方针，优化档案服务对象体验。(2)革新服务方式。事业单位档案管理部门应牵头组织区域各档案部门，以人事档案为试点，全面收集与职工、民众切身需求密切相关且具有较高利用率的人事档案，为后续在部门开通“就地查询”“跨馆出证”“全区通办”“馆社联动”途径奠定资源基础。同时与区域内其他人事档案管理机构开展强化联动，进一步突破档案利用的属地限制，拓展档案服务网络，让数据“跑腿”，促使人事档案数据惠及更多人。(3)完善服务制度。基于新公共服务理念下的事业单位人事档案规范化要求，单位应以《中华人民共和国档案法》为纲领，强化《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》所涉及的服务制度建设［6］。比如，档案安全保管、档案利用体系等。

4结论

综上所述，事业单位人事档案在管理与服务过程中存在管理理念滞后、管理现代化水平不高、服务体系不完善等问题，对人事档案价值的发挥造成了阻碍。因此，事业单位应立足新公共服务视角，从以人员为单位的基本档案信息管理转向以团队为单位的凸显人才成长路线的档案信息管理，落实高效性、统一性、合理性方针，构建多元化人事档案服务网络。同时发挥宏观调控作用，促使单位人事档案管理更加规范，进而激发公众对事业单位人事档案制度的认同感，发挥人事档案的管理价值。

参考文献:

［1］侯仰森.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战［J］．科技经济导刊，2018(22):263－263.

［2］李俐虹.基于聘用制下事业单位人事档案管理模式的创新［J］．人文之友，2019(6):64.

［3］黄洁梅.事业单位人事档案信息化管理刍议［J］．城建档案，2017(1):23－24.

［4］朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机［J］．人力资源管理，2017(6):350－351.

［5］郑扬.事业单位人事档案管理创新势在必行［J］．经营管理者，2017(21):334.

［6］赵瑞荣.提升事业单位人事档案管理水平的建议［J］．人力资源管理，2017(3):190－191.

作者:应晓红 单位:浙江交通技师学院