健全房地产出售收款控制的讨论

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本文作者：陈新作者单位：广东龙光(集团)有限公司

房地产行业是一个与大量资金打交道的资本密集型行业,因此内部控制尤其重要。现阶段很多人对房地产企业内部控制的认识还只停留在内部控制制度和内部控制结构阶段。笔者根据自己从事房地产行业的经验,认为完善房地产企业的内部控制十分有必要,尤其是在销售与收款环节的内部控制更是重中之重,需要重点进行强化。

一、完善房地产企业销售与收款环节内部控制的必要性

房地产商品包括期房和现房,鉴于其高价值性和高风险性,销售与收款环节成为房地产企业最重要的环节。销售往往采用预售方式,房地产商品销售的前提是首先要取得预售许可证,在此基础上,经过签订预售协议并预收房款、签订正式销售合同、工程竣工验收合格并交付买方验收确认、收取房款、办理产权过户等销售环节,因此房地产销售与收款环节同一般的生产企业相比具有一定的特殊性。因为房地产商品本身价值就较高,同时随着服务功能的增加,代办项目日趋繁多,由此带来的营业收入越来越大,且又越来越分散,收入环节也越来越多(从预交定金到分期付款或按揭款)。要保证营业收入的安全、完整,需要重点加强内部控制。

二、房地产行业销售与收款环节内部控制存在的漏洞和弊错

1．销售与收款业务相关岗位及人员的设置存在不相容职务混岗的现象。内部控制的一条重要原则就是实行不相容职务分离,以加强相互检查、减少自己作弊、自己掩盖的机会,从而防止差错和弊端的发生。尽管一些房地产企业销售部门与财务部门分开设立,但职责划分不合理。例如:收款是财务部的职责,但一些公司规定由销售人员代为收款,造成同一部门和人员经办整个销售收款业务的全过程,同时也违背了销售人员不得接触现款的规定。

2．定价标准批准控制与折扣优惠政策控制形同虚设。一些房地产企业由销售部经理或总经理根据具体情况确定售价的做法容易造成销售价格失控,销售收入流失,应根据制定好的价目表,折扣政策,付款政策等加以执行。一些房地产企业虽然有批准控制,但销售与收款业务授权批准制度的执行出现折扣,授权批准手续不健全,存在越权审批行为。

3．坏账核销没有严格的控制制度。一些房地产公司坏账核销后没有建立台账进行催收,造成内部人员钻空子,将已核销的坏账收回后中饱私囊。

4．退房及换名没有严格的批准制度。现阶段,由于房价波动很大,一些房地产企业由于退房及换名没有进行严格的控制,造成内部人员勾结外部人员进行炒房,给公司造成很大的损失。

三、完善房地产企业销售与收款环节内部控制的对策

那么如何完善构建房地产业销售与收款环节的内部控制呢？房地产企业销售与收款环节的关键控制点主要体现在系统设计控制、业务流程控制、批准控制、应收账款控制等方面,主要控制措施如下:

1、系统设计控制。系统设计控制是指对房地产企业内部经营管理体系的组织及其结构所进行的总体控制。销售与收款环节系统设计控制主要包括组织控制、职务分离、监督体系、人事控制。①组织控制。组织控制是指有关组织机构、组织分工、责任制度等方面的控制。合理的组织机构既是现代化企业的本身要求,也是实行科学管理控制的前提。内部控制的组织控制必须首先抓好组织结构方面的控制,因为这是实施其他控制的前提和保证。有了合理的组织结构,还必须在合理的组织结构中进行科学的分工,这不仅有利于实行专业化,提高工作效率,而且可以通过相互间的联系和接续,防止、纠正工作中的差错,保证工作质量。实行部门责任控制,首先要确定各个部门的工作内容、责任范围以及部门之间的联系。其次要制订各个部门的工作标准,以及部门之间的联系、协调制度,并经常检查执行情况,以使企业内部各部门既能各司其职,又能协调配合,从而有条不紊地完成各自的工作任务,实现公司的整体目标。②职务分离。所谓职务分离,是指不相容职务的分离。所谓不相容职务,是指那些能够使一个人既可以弄虚作假,又可以自已掩盖的职务。换言之,不相容职务的分离就是不让一个人在其正常职责范围内处于既能弄虚作假又能自已掩盖的地位。对房地产企业销售与收款环节,不相容职务的分离主要有以下几种:收银职务应与销售职务须相分离;收银、出纳职务应与稽核职务相分离;收银、出纳职务不能同时兼任会计或记账员。③监督体系。房地产企业不仅需要组织控制,职务分离,而且还必须建立一个上下沟通、左右协调、互相牵制的监督体系。一个完善、有效的监督体系,在企业的外部环境发生变化时,能保证及时调整控制措施;在控制薄弱时,能及时查出原因,采取措施;在错误产生时,能及时发现、纠正,并通过日常的活动把公司的各项经济业务监督控制起来。如果没有这种完善的监督体系,或者监督体系作用不能得以充分发挥,公司内部控制就不能认为是完整的、有效的。这是因为再好的组织控制、职务分离,也有产生差错的可能。不进行全面的、适当的监督,就不能及时地发现和纠正这些差错。房地产企业内部最好应设立内部审计部,直接隶属于总经理领导,负责监督公司各个部门是否履行责职,公司内部控制是否健全等事务。④人事控制。要发挥内部控制的作用,必须有胜任相应职务和任务的人才。人事控制就是招收、培训、选用各类人才的过程。人事控制的一条重要原则是要求职务与能力相称,即要求每个职员所担任的职务应与其本身的素质能力相称。做到在人员使用上,要任人唯贤,唯才是举;在赋予每个职工适当的职务时,要规定相应的责任,使其知道自己的职责所在;调离不称职的职工。

2、业务流程控制。从保证内部控制的有效性和可靠性来看,业务流程控制应具备以下内容:①建立严密的凭证制度。严密的凭证制度包括(1)设计合适的凭证格式及传递程序,销售与收款环节每发生一笔经济业务,都必须填制凭证,并按照规定的程序传递。一旦该项经济业务发生问题,在制作、传递凭证中就会及时发现,凭证就成为追究责任的根据。(2)所有的凭证都应预先按顺序编号。(3)对所有凭证在着手之前都要经过认真的、严格地审核,以保证记入账册的每项经营业务的正确性、合理性和合法性。②建立严格的日常核对制度。核对包括账表核对,账账核对、账证核对等。建立日常的核对制度对于保证记录的真实、完整、正确,进而保证业务流程控制的有效性,起着重要的作用。

3、批准控制。批准控制是指在某项经济行为发生之前,按照既定的程序,对其正确性、合理性、合法性加以核准并确定是否让其发生所进行的控制。这种控制是一种事前控制,能将一切不正确、不合理、不合法的经济行为制止在发生之前。批准可以分为一般批准和特别批准。经批准的方案,在实际执行中,必须按照已批准的方案进行,不得擅作主张,不按批准的方案行事。在执行中确需变动或更改的,应及时报告。这样才能确保各项政策的实施依照既定的方针进行。房地产企业销售与收款环节的批准控制主要有销售定价政策和折扣优惠政策。①定价标准批准控制。销售部严格按照公司制定的《**楼盘价格标准》执行相关的销售政策。《**楼盘价格标准》是公司定价管理领导小组根据本地区现阶段市场价格调研结合本地区未来楼盘价格趋势及本公司产品的市场定位而制定的,力求本公司所推出的楼盘能低开高走,它包括基价和价格调整。《**楼盘价格标准》须经总经理批准后执行,其中涉及的每次价格调整也须经总经理批准后执行,任何人不得擅自更改。②折扣优惠政策控制。销售人员向购房客户报价时,必须严格按公司公布的折扣进行报价,严禁超越折扣权限报价及向客户透露折折扣底线。优惠折扣控制权限最低折扣不能低于最低销售价格。③退房及换名批准控制。所有退房及换名的申请都应遵照公司的有关规定,由业主进行书面申请(应有充足的理由),并由销售部经理及房地产总司总经理签名才生效。退回房屋应及时纳入存货管理中。

4、应收账款控制。房地产公司对应收账款分事前、事中、事后三阶段进行管理,明确规定了对客户信用管理、公司内部的账务处理、信息互通和日常监督、催款管理、应收账款分析报告、账龄管理、对账管理以及申报坏账等八方面的管理工作。公司对客户赊销、取得保证、限期回收房款的原则,并通过业务和财务双重评审,特别强调销售人员对应收账款的催收、应收账款账龄分析和逾期应收账款报告及追加法律保全等控制程序。

总之,建立与健全房地产企业销售与收款环节内部控制是非常必要的,通过对房地产企业内部经营管理体系进行总体控制的系统设计控制、对房地产企业日常经营活动的业务流程控制、业务发生之前的批准控制以及应收账款控制等几个方面对房地产企业销售与收款环节进行内部控制,可以有效保证房地产企业营业收入的可靠性,保护房地产企业资金财产的安全完整,保证房地产企业经营活动有秩序、高效地发挥作用。