谈房地产档案监管体系建构策略
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本文作者：陈芳作者单位：浙江省嘉善县房地产管理处
我国房地产档案的信息化建设是房地产及其相关产业发展的必然要求，同时也是城市信息化管理的基础。由于目前相关档案管理软件不能完全适用于当下房产档案信息化的管理需求，档案信息化建设缺乏标准化的参考标准以及档案管理人员的综合素质参差不齐影响了房地产档案信息管理系统的建设，因而，在构建我国房地产档案信息管理系统的过程中，我们必须对整个的构建过程中的各项环节进行科学的定位和分析。
1.房地产档案信息采集的标准化
房地产档案信息采集标准即指实现档案由实体管理逐步转向信息管理过程中所必须符合的相关技术标准及业务规范。档案信息采集标准化要求档案信息在著录及索引过程中须严格遵照并执行《档案法》及其他相关法律法规。此外，需要由相关的部门对其进行规范化，也就是说需要制定相关的规章制度或者办事条例、规范，通过明确的规范对其进行指导，保证我国房地产档案信息采集中按照规范化的程序进行；另一方面，对信息来源要严格把关，保证在系统管理和维护中避免一些信息的失真，确保人们在进行查询、下载等过程中可以得到正确真实的信息。
2.房地产档案的数字化处理
设计房地产档案信息管理模块时，须将房产档案内容进行科学合理的分类，再利用计算机和扫描仪等设备把档案信息转化成数字化档案，使之成为存储查询、综合管理及其他相关部门业务进行接口的信息源。一般来说，需要进行数字化处理的房地产信息主要有以下4种类型：①房地产的基本信息；②房地产的初始信息；③房地产的交易信息；④房地产的限制信息。通过对于这些涉及房地产所在的位置、其户主、交易情况、有什么特别的事项等信息的数字化转换、数字形态储存处理，可以提高对房地产档案信息的管理效率及质量，节约管理的成本。
3.系统开发数据库的选择
一般来说，一个便于操作和管理的房地产档案信息管理系统需要相应的经济有效的数据库系统，而选择合适的数据库系统则最终影响到房地产档案信息管理系统开发的成败。当前，SQLserver、Access和Sybase是比较常用的开发管理系统数据库，而数据库的选择原则如下：①参照成本因素进行选择。一般的开源数据库虽然可免费授权，但其功能也相应减弱；而商业数据库虽需按CPU来支付授权费用但其功能也较开源数据库更为强大。②参照易用性进行选择。开源数据库主要以命令行工具进行管理，不具备商业数据库自带的图形管理工具的灵活性及稳定性。③参照需求进行选择。一般而言，使用数据库主要完成事务处理、支持Web和复制等任务。实践表明，Oracle在事务处理方面具有领先优势；MySQL对支持Web应用程序较其他数据库更好；MySQL的单向复制功能更为简单易用。总的来说，选择数据库主要关注其功能是否可以较好地支持系统的应用程序。房地产档案信息管理系统数据库数据非常复杂，其数据库系统需具备庞大的数据处理功能，因此，笔者结合多年的实践工作经验，建议我国房地产档案信息管理系统开发最好选择SQLServer数据库。
4.房地产档案信息管理系统的协同性处理
房地产档案信息管理系统并不是一个独立的系统工程，而是与其他的管理系统存在着密切的联系的，只有处理好众多相关系统之间的协调性，实现管理的有序化，才能保证在构建房地产档案信息管理系统中存在的失误越来越少，并且对于分散保存于各系统中的信息只有在共享中才能发挥各自的协调作用。一般而言，开发房地产档案信息管理系统需考虑其和房产管理地理系统、自动计费制证系统、房产登记审批软件系统、网上抵押系统及房改房数据系统等相关结合及系统的兼容、共享，以便使整个房地产档案信息管理系统协调一致，更好地发挥作用。
5.房地产档案信息管理系统的网络化
实践表明，在网络化管理过程中，房地产档案的内容及性质不会改变，变化的主要方面是载体形式和服务方式等。房地产档案信息管理系统网络化，一方面可以实现房地产档案信息日常管理的网络化，即通过利用网络技术，可使房地产档案一经确定在网上即可对其进行综合利用，另一方面，该系统可全面实现档案服务的网络化，使查询者能较方便地利用计算机网络查询到其所需信息和内容。房地产档案信息管理系统是一个庞大的系统工程，对其进行网络化管理相对应之处的传统方式的管理最突出的表现，就在于一切管理都使用网络技术进行控制。借助于网络平台可以实现其管理系统的功能，方便人们对于信息的查询、检索、浏览、下载等功能。
总之，为进一步发挥房地产档案信息管理在房地产全过程管理中的作用，构建合理有效的房地产档案信息管理系统势在必行，即系统应具备以下功能：能合理满足档案信息业务管理及利用上的资源信息共享；能提供数字档案信息文件的浏览和下载功能；能给予用户强大的检索、查询和排序等功能；能提供完善而科学的安全运行机制，以保证信息开放下的高度安全性。在构建该系统的过程中需要围绕着上述几个功能开展工作，并对其进行不断的完善。只有这样，才能保障房地产档案信息管理系统的快速构建并尽快实现其功能。
