行政管理群体组织气氛维度的应用

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要努力办好人民满意的教育，高等学校除了需要有优质的教师队伍以外，还必须拥有一支精良的行政管理人员队伍和高效的行政管理。高校行政管理人员是指在高校从事行政、管理和服务工作的人员，主要负责高校的人事、教务、科研、基建、后勤、学生等事务的管理人员，其中包括专职党务人员，有时也叫做学校或学院党政机关干部。因为行政管理人员担负着高校的组织运行，协调保障的重任，所以高校行政管理的组织气氛好坏，直接影响行政人员的工作态度和管理效率，影响一所高校的办学质量、发展方向和是否能够让人民满意。因此，高校行政管理群体的组织气氛研究意义重大。中国教育规模巨大，高等学校众多，高校行政人员队伍庞大。据权威统计，2010年全国普通高校为2358所，专职教师134．3万人，按照高校行政人员与专任教师的保守配比为1∶2．5的话，全国高校行政人员的总数超过50万人。因此，高校行政管理群体的组织气氛维度研究的成果影响大，实用性强。

研究思路本研究试图通过对国内外有关组织气氛维度的文献进行研究分析、深度访谈、问卷调查等方法，首先研制能够测量高校行政管理组织气氛的维度的量表，并以此为基础再进行问卷调查和访谈，在进行效度和信度检验之后，得出高校行政管理组织气氛的维度要素结构。研究步骤主要分为3步：第1步，由于针对高校行政管理组织气氛及维度的研究尚不多见，缺乏成熟的高校组织气氛维度量表，因此本研究采用文献分析法构建出高校组织气氛维度的初始框架。通过查阅关于组织气氛维度的研究文献，从中找出在不同文献中均出现或者出现多次的维度要素，将它们进行聚类，从中找出出现频数最多的若干维度。第2步，采用德尔非法对已经获得的几个维度进行提炼。邀请专家学者对经过第一步得出的若干维度进行评价。根据他们的评价和建议，对选择维度的范围进行修改，假设出符合高校行政管理群体组织气氛基本情况的若干维度。第3步，根据假设的高校行政管理群体组织气氛维度编制量表，选择合适的样本高校发放问卷，最后通过统计分析回收到的问卷，最终确定样本高校行政管理群体组织气氛的维度测量量表。

高校行政管理群体组织气氛维度的假设与验证

虽然目前现存的关于组织气氛维度的不同研究文献之间观点相差甚远，但是通过笔者对现在所掌握的大量关于维度的文献进行归纳之后，发现有若干维度是跨文献存在的，即不同的研究结论均提到某些维度。之所以存在这种情况，是因为有可能是组织气氛实际上存在几个核心维度，不同的研究者在进行研究时实际上就像是盲人摸象，虽然得出的结论会由于摸的角度不同而存在差异，但如果不同研究者均摸到同一维度，则可假设此维度是组织气氛的核心维度。

（一）关于组织气氛维度的假设笔者收集到的34份关于组织气氛维度的研究成果（其中国外18份，国内16份），经过归纳统计，笔者发现有9个不同的维度出现频率最高。他们分别是领导支持、士气、激励、冲突、绩效、人际关系、领导方式、管理制度和控制过程。经过与有关专家学者的讨论，笔者认为：一是冲突这个维度中实际包含了两种不同的冲突方式，它们是人际冲突和任务冲突。其中人际冲突可以归入人际关系的范畴，所以该维度的部分出现频次可以并入人际关系维度的出现频次。二是领导支持这个维度实际是领导方式维度的一个子集，因此实际上这两个维度可以进行合并，统称领导方式维度。三是士气是激励的结果，而绩效是激励的出发点，所以这3个维度可以被合并为一个维度，统称激励维度。因此笔者假设高校行政管理群体组织气氛的维度是：人际关系、领导方式、管理制度、激励和控制过程这5个。笔者决定对这个假设进行验证。

（二）对假设的验证1．被试对象的选择。为验证高校行政管理群体组织气氛的维度为人际关系、管理制度、领导行为、激励方式和控制过程这个假设，需要进行调查研究。考虑到研究所涉及的很多问题需要高校的行政管理人员来回答，研究所需的数据也要通过随机抽样和问卷调查法来获得，所以调查对象选定为高校的行政管理人员。又考虑到研究的可操作性，实地调查决定在北京市属高校进行。北京地区有78所高校，基本可以分为中央院校和市属院校两大类。考虑到研究成果的应用推广价值和调查的方便进行，笔者选定在北京市属高校开展调查。北京市属高校共有39所，笔者随机抽取了其中的9所高校作为研究样本高校，样本数量上占北京市属高校的23％。从类别上看，被抽取的既有综合性高校，又有以工科、农学、师范为主的高校。从地域上讲，既有一地办学，也有两地办学的学校，既有在北京市城区办学，也有在北京市郊区办学的学校。从高校的规模来看，万人以上的占一半以上，从办学历史来看，30至60年历史的高校占多数。从高校发展的角度上看，基本都属于教学型高校，其中一半的高校提出今后要办成教学研究型大学。因此，总体上讲，本研究的样本可以代表北京市属高校，其形成的研究成果具有相当的代表性，并且对全国各地高校行政管理群体组织气氛特别是其维度的研究有着重要的参考价值。2．调查研究的过程和方法。本调查研究的时间跨度为2012年9月至12月，在此期间笔者首先与各样本高校的有关领导联系，在取得他们的同意和支持之后，将问卷交由有关学校的校长办公室，再由他们分发至各个处室以及院系，在被试人员填写完毕后统一收集返还笔者。问卷上详细表明了填写方法和要求，采取不记名的形式，所有被试人员均是单独填写问卷。本研究从9所样本高校中的每个学校随机抽取100至200位受访者，共发出1300份问卷，共回收问卷1222份，问卷回收率为93．8％，剔除问题缺失值较多的无效问卷之后，有效问卷1184份，占发出问卷总数的91．1％，因此可以认为本研究的数据采集获得成功。本问卷包括测量人际关系、管理制度、领导行为、激励方式和控制过程这5个维度，共计40道题目。问卷采用Likert的5点式量表积分法，从非常符合至非常不符合分别给予5、4、3、2、1分。数据的测量采用Spss18．0软件包进行处理。

（三）问卷的统计分析结果1．关于效度检验。本研究对已经获得的实验数据进行验证性因子分析。之所以采用因子分析来验证量表的结构效度，目的是要通过因素分析提取因子，并将这些因子的结构与研究构想的结构进行对比，如果对比完全一致，则表明此量表可以用于测量本研究想要测量的内容，因此具有高结构效度。在对预测数据运用主成分法进行因子分析，采用正交旋转，经过方差最大正交旋转，共分离出7个因子。经过重新审视量表的题目，发现除了已经列出的5个假设维度之外，还可以分解出2个新的维度，笔者将他们分别命名为“非工作时间人际关系、工作压力”。经过因素分析后得知，高校组织行政管理群体组织气氛的这7个维度在各自构成题目上的因子负荷值较大，其中，控制过程在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．665至0．802，领导方式在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．462至0．756，人际关系在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．561至0．787，管理制度在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．473至0．799，激励在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．509至0．678，非工作时间人际关系在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．497至0．801，工作压力在构成其的题目上的负荷值的分布范围为0．790至0．843。同时，从因素贡献率来看，这7个维度的因子贡献率都较大，分别是：控制过程为15．6％，领导方式为13．2％，人际关系为9．5％，管理制度为9．4％，激励为8．9％，非工作时间人际关系为6．1％，工作压力为4．1％。这7个因子解释了总方差的66．9％。因此可见，因素分析的结果支持先前关于高校行政管理组织气氛5个维度的假设和2个新维度。2．信度检验本研究采用克伦巴赫的内部一致性系数考察各个维度间的内部一致性，其结果不论是内部一致性系数还是分半信度都较好，一致性系数高达0．961，分半信度Part1高达0．900，Part2高达0．957，两部分的相关度为0．894，由此，可以认为高校行政管理组织气氛由7个维度所组成。问卷的统计分析的结果证明关于高校行政管理组织气氛的维度“假设”基本能够成立。

研究结论与应用

本次研究具有一定的创新性，所取得的成果有比较重要的意义，是高校行政管理组织气氛建设和人力资源管理研究领域的一次比较重要的实践，对于促进高校行政管理群体良好组织气氛建设具有积极作用，对于高校加强和改进行政管理，提高行政管理和人力资源管理绩效具有重要指导作用。

（一）研究结论本研究通过研读归纳34份中外学者关于组织气氛及维度的重要研究文献，提出了自己关于高校行政管理群体组织气氛维度的假设和研制出一套测量量表。经过实际检验后证明笔者的“假设”能够成立。高校行政管理群体组织气氛的维度主要是：控制过程、领导方式、人际关系、管理制度、激励、非工作时间人际关系和工作压力。此外，研制的测量量表也具有良好的效度和信度，可以用于测量高校行政管理群体组织气氛和维度。本研究发现，根据因子贡献率的多寡，这7个维度对于高校行政管理群体组织气氛的影响程度可以被排序，从影响最大到影响最小的分别是：控制过程（15．6％），领导方式（13．2％），人际关系（9．5％），管理制度（9．4％），激励（8．9％），非工作时间人际关系（6．1％），工作压力（4．1％）。

（二）研究结论的应用研究高校行政管理群体组织气氛及维度的目的之一在于应用。研究组织气氛和应用组织气氛的研究成果，可以为加强和改进高校行政管理群体组织气氛，提高行政管理绩效，进而提高整个高校的组织绩效提供了一个新角度、新方法。建议高校的领导能够有意识地主动去体验、研究、归纳本校的行政管理群体的组织气氛，知其所在、知其优势、知其不足，围绕组织气氛的维度加强建设，用组织气氛中的积极因素去感染和激励员工积极向上，将高校行政管理绩效提升或稳定在一个较高水平。具体建议如下：

1．高度重视行政管理群体组织气氛中的“控制过程”这个维度，使行政人员能够增强工作自信，从而乐业、勤业。一是重视制定、公开和履行工作、办事和决策程序。高校行政管理的基本原则是民主管理、科学管理和依法管理，而民主、科学、依法管理的基础就是有程序、讲规矩、守秩序，程序民主是民主的一个重要保障。严格履行程序是减少失误、保证公正、提高效率的根本方法。高校的行政管理有程序、讲规矩、守秩序还可以让行政管理人员明确管理和服务规范，有利于和管理、服务对象的沟通，减少不必要的误会或摩擦，降低管理和服务的成本。同时，高校各级领导坚持有程序、讲规矩和守秩序，则有利于科学决策、廉洁行政和事半功倍地提高绩效。因此，高校应特别重视涉及下列工作、办事、决策程序的制定、公开和履行。例如：校院两级改革、建设、发展的大政方针制定的议事程序、干部选拔任用程序、技术职务评聘程序、行政人员招聘录用程序、各级各类代表及先进人物和团队的选举程序、科研项目立项申报与审批等程序。以确保教职员工对涉及切身利益和学校发展大局的大政方针制定的知情权、参与权、表决权和监督权。其中有些工作程序，例如员工招聘录用和招生录取等事项和程序，还要向社会公开。二是“控制过程”还包括对工作中若干环节的监控、督查和及时地推进与反馈。其中包括工作开展前的筹划安排、工作进行中的统筹推进、工作完成后的总结考核评价。要使行政人员感受到组织对工作的掌控和把关，让行政人员能够沿着正确的方向放心大胆工作，遇到大的困难时有上级帮助解决，取得工作成绩时能够得到及时的肯定和鼓励。所以通过这些良性循环，行政人员可以不断提升工作自信，带着愉快和轻松的心情去工作，能够勤业、乐业。

2．高校各级领导要重视讲究“领导方式”、转变工作作风、密切联系群众。一是高校各级领导要深入基层、密切联系群众、转变工作作风、改进工作方法。这既是党和政府的要求，是党的宗旨的具体体现，同时也是高校加强党的建设、营造良好组织气氛的现实需要。只有深入基层、到群众中去，才能倾听群众的呼声，问计于民；才能了解基层的实际、检验工作思路和决策是否正确。二是深入基层、加强与群众的联系才能建立和增强与群众的感情、建立相互信任和依赖的关系、缩短领导与行政人员物理与心理上的距离。缩短了领导与行政人员物理与心理上的距离自然也就缩短了行政人员认识组织气氛的距离，增强了组织气氛的亲和力，使组织气氛对行政人员的影响力更大更强。

3．“人际关系”也是高校行政管理组织气氛的核心维度之一。人具有社会属性，人际交往是人类最基本的生活方式和需要之一。当一个员工走进一个新的组织时，渴望被接纳、被关注、被关爱。合作交流、友好往来无疑可以增进个人与个人、个人与群体、群体与群体、个人与学校之间的理解与互信，减少人为设置障碍，促使同一群体和同一学校内部人员齐心协力，同心同德，朝着同一目标前进，从而可以获得持久的较高的组织绩效。因此，高校的党、政、工、团组织要把尊重行政人员、理解行政人员、关心行政人员、支持行政人员作为工作重点，主动关心行政人员并创造各种条件促进他们之间的交流，营造自由、平等、公正、法治的组织气氛，促进各级各类行政人员相互间的交流互动、互助合作，促进诚信和友善的人际关系的形成。同时，把对行政人员的关爱延伸到八小时之外，鼓励员工行政人员建立兴趣爱好相同的社团，举办富有正能量的休闲娱乐活动，使交流互动更频繁、相互合作更紧密，相互支持更有力，让行政人员在友善的组织气氛中安心工作，使团队和学校的组织绩效更高。

4．高校行政管理组织气氛的第四个核心维度是“制度”。从一般意义上说，“制度”的作用在于引导、约束和规范，是随着组织的诞生而出现并不断得到建立和健全的。从组织气氛的研究和应用上看，“制度”意味着：一是高校行政管理的有关制度要有分级负责和明确适当的授权，要让一般行政管理人员感受到责、权、利的统一，具有管理的责任与权力，感受到使命感和荣誉感。二是要组织行政人员学习有关制度，了解制度制定的背景和目的，加深对制度的认识和理解，使其在执行制度过程中不仅知道怎么办？，而且知道为什么？以便于把握好工作的原则性和灵活性结合度，便于沟通和解释，减少不必要的摩擦和冲突，做到面带微笑、心平气和地去工作，减轻其在管理和服务工作中的心理压力。

5．高校行政管理组织气氛的第五个核心维度是“激励”。激励对于行政人员工作积极性的调动有着非常重要的作用。通常所说的激励主要分为物质奖励和精神奖励，物质奖励就是薪酬和实物，精神奖励就是评选和表彰。其实要调动行政人员的工作积极性还可以有其他激励方式。例如：一是机会激励，即给予行政人员有展示、参与和表达的机会，搭建显示行政人员才艺和智慧的平台，让其有机会在同事和公众面前展示自己的才艺和魅力以获得积极的心理体验，这也是一种激励。这种激励方式可以提升行政人员个人的自信心和自豪感，激发他的工作热情。二是学校和行政人员间的相互激励也是一种激励方式。每当学校取得一次成绩或荣誉时，也是对行政人员的一次激励，使其在其亲友面前有谈资，在社会公众面前觉得自豪和体面。同样，当行政人员个人取得成绩或荣誉时，其所在团队和学校也同样会感到骄傲和自豪，如此就可以形成了命运共同体，行政人员是学校建设发展的力量之源，学校是员工所依赖的生存与幸福之舟。还有一种激励叫做分享激励。当某个行政人员获得成绩和荣誉时，团队和学校及同事能够主动祝贺并与其分享，对其个人也是很好的激励。可使其产生成就感，对组织的归属感和忠诚感，被同事的友善所打动。因此，学校要拓展激励的内涵，创新激励的方法和手段，不断提升激励的效率。高校应努力营造同舟共济、同心同德、荣辱与共的组织气氛，形成学校和行政人员个人同命运、共发展的利益格局。

6．现代社会的生活节奏快，人人压力大。高校人才济济、工作繁重、人心思进、竞争激烈，行政人员普遍感到工作压力大，生活压力大。所以高校各级领导应重视给行政人员减压。一是应优化人力资源配置，这其中包括不要因缺编缺岗导致行政人员负担的加重。二是各级各类群体和岗位的工作目标要适当，要防止工作任务层层加码和难度节节拔高现象。三是要切实加强对行政人员管理和服务能力的培训。近些年来，一大批毕业研究生进入高校行政管理队伍，提升了行政管理行政人员的平均学历，降低了行政人员的平均年龄。他们思想道德素质较高，但由于其高等教育管理和行政管理的知识和经验的缺乏，因此管理能力相对比较低。高校必须重视对他们进行系统的培训，使他们能够尽快适应岗位需要和不断提高职业素养，做到：身上有本领、心中有底气、手中有办法、工作有绩效。四是要关心行政人员的生活，努力为他们排忧解难，使其能够减少压力、集中精神、安心工作。五是要帮助行政人员制定个人职业生涯发展规划，使其认识到个人的发展进步与组织的发展进步紧密相连。通过算算成长的阶梯有多少节，看看发展的路径有多少条，使行政人员对未来发展既有信心，也有耐心。由于关于高校行政管理组织气氛和维度的研究文献非常少，本研究只能通过总结前人的研究成果并从中提炼出部分维度进行研究，因此可能在维度选择的范围和方向上与客观事实存在一定的偏差。此次研究的样本均为北京市属高校，因此研究结论可能有一定的局限性。

作者：卢小溪单位：中国人民大学公共管理学院