信息化管理在行政管理工作中应用

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摘要：行政管理部门是单位的“大后方”，加强单位的行政管理力度，能够有效提高单位整体办公效率，对于企业单位的发展有重要的意义。信息化管理能够运用于行政管理部门的方方面面，如档案的整理、部门的交流协调、信息的传递及单位的宣传建设等，信息技术的运用，能够有效提高办公效率与水平，进而推进单位整体的进步。

关键词：信息化；管理；行政管理

信息化管理是以信息化带动工业化，把现代信息技术和先进管理理念进行融合，以此优化现有的生产、经营、业务流程，在综合单位各类资源的基础上进行优化配置，提升整体的工作效率。行政管理部门提升信息化管理水平后，能够进一步优化管理效率、办公安全性，而这也是当下行政管理部门的重要方式。特别是对于科研单位来讲，直接与其竞争力水平挂钩。

一、信息化管理在行政管理工作中的应用现状

当下，整体的信息化发展水平是很快的，此种背景下，行政管理部门的整体信息化管理水平也有了相应的提升，当下虽有相应的成功，不过仍有很多需解决的问题。首先，整体基础设备完善度偏低。目前所使用的各类行政管理水平相对传统，且相关人员在此方面的关注度不高，基础设施方面的配套度也较低，此种状况下便无法进行联网管理。其次，相关软件的开发力度较弱。目前，办公信息化管理软件的更新速度偏慢，其中所囊括的功能较少，由此也使得软件安全性无法得到保障，甚至会一定程度上造成信息资源无法共享，还可能发生泄密情况。再次，整体管理标准的规范度偏低。当下的信息化管理模式完善度偏低，其中的标准不够完善，执行力度也较多，相关职能部门间无法进行高效化的交流。最后，缺少配套的专业人才。行政管理当中的信息化管理人才较少，且现存的信息管理人员年纪偏大，对处于科技前端的各类技术了解度偏低，设备操作方面水平也较弱。仅存的一些信息技术人员的工作责任意识偏低，工作的效率、效果不如意。这均是当下信息化管理工作当中必须解决的几大问题。

二、信息化管理在行政管理工作中的重要性分析

在信息技术进一步发展的基础上，单位信息化发展也需纳入更多的技术应用，且需按照现状展开全面化的评估，以此得到针对性的解决方案，实现对项目的监管。建设单位要独立进行整个信息化系统课题的研究，从而达到适合单位实现信息化的正确方法。单位应当改变传统思维观念，分析信息化当中的各类问题，在综合配置技术、市场、人力等各类资源的基础上，提升单位管理机制完善程度，在进行文化建设的基础上提高工作人员热情。除此之外，管理层相关人员的整体素质也需提升，员工责任感日益强烈、员工的权利日益清晰，从而能达到单位获得健康、长期、稳定发展的目的。

三、信息化管理在行政管理工作中的应用策略

（一）文件管理应用

很长时间以来，文件管理使用的是纸质文件模式。在技术、办公方式进一步改进发展的基础上，传统化的文件管理模式已无法适应现代的要求。此类工作使用的大多是人工方式，在时间逐步推移的基础上，其各类缺点也开始展现出来；纸质文件管理便捷性偏低，很容易出现丢失、损坏等状况，且进行查找及内容追溯时难度较大，需投入的人力与费用也较多。由此，文件的人工管理是当下必须优化的内容，对此需搭建起完善化、高效化的文件信息化管理体系，这样才能更好地优化管理水平，提高信息化程度。此处需综合使用信息处理技术与相关设备，取代之前的人工化管理，如通过内部邮件系统、办公自动化系统等均能够进行业务操作，也能够很好地节约各类成本。这样即使大家处于不同的区域，同样可借助平台登录的方式来优化整体的办公质量与水平。

（二）印章管理应用

印章属于行政管理当中十分重要的内容。对于印章管理工作来讲，必须有专人管理，并且需要逐级的进行审批签字，无法随时进行用章；印章随着时间的流逝，用章时间、文件内容、审批人、经办人，也会出现模糊不清；防伪标志也不明显，无法保护数据信息的正确性。因此，在信息日益发展的社会，应实施电子印章，实现行政管理的信息化。给员工提供更好地办公环境，也使工作更加便利。第一，借助身份认证方式，提高操作人员与岗位之间的匹配程度，在确保人员可控的基础上降低风险的出现。电子印章的使用减少了纸质签字及盖章等步骤，也是对资源的一种有效化使用，并进一步优化了工作流程，减少了管理成本的支出。系统各级部门之间进行信息沟通，能够有效提升工作效率，优化行政管理整体的信息化水平。

（三）档案管理应用

在时代进一步发展的基础上，信息技术水平也有了很大程度地提升。从办公档案管理方面来看，信息化操作也是必然的发展趋势。不过就当下的信息技术发展状况来看，整体的档案工作信息化管理水平状况较差，推进进程也相对缓慢。1.加大领导对档案工作信息化的认识档案管理工作的负责人可以多向领导层宣传自己部门的工作内容，定期向领导交一份部门工作汇报或者工作计划书，让领导更加深入地了解到档案管理工作的主要内容和重要性。改变领导过去对档案管理工作的看法，引起领导对档案管理工作的重视。档案管理部门的管理者应鼓励本部门的员工积极参加档案业务培训，提高员工的业务能力，引起领导的注意力。2.提高档案管理工作者的整体素质对于任何部门的发展来讲，均需高素质的人才团队为其做保障。若想构建专业能力强的信息化档案管理团队，便需关注这类人员自身的工作素养，在推动其参加各类专业培训内容的基础上，提升整体的档案管理专业性水平。所以，便需就员工素质给出标准，让员工在优化能力水平的基础上提升道德水平。除此之外，其专业知识水平也需进行重点关注，因档案管理工作与很多工作均有关联，一旦其中出现问题，便会造成系列性问题的出现。3.灵活运用信息系统档案管理信息系统的使用能够最大程度上优化办公档案信息资源的使用效率。借助信息化方式，档案载体从之前的纸质版转变至电子版，而电子档案的存储方式也是多样的，如光盘、磁盘等。自纸质版至电子版的发展过程中，档案种类开始增多，相应的时间跨度也逐步增大，由此便使得档案管理工作出现了一定的问题。所以，对于管理人员来讲，必须良好使用档案管理信息系统。这样不仅能提升工作效率，还能够减少各类不必要问题的出现，同时也会让各项工作变得更便捷化。4.挖掘档案的服务潜在价值对于单位来讲，档案与资源二者间的关联是十分密切的，很多内容均是直接包含于档案中。开展档案管理的主要目的是为单位能够提供更便捷性、高效性的服务，但是当下来看，诸多的单位管理人员在档案管理方面关注的仅仅是管理，其中各类资源的整体利用程度却较低。所以，必须关注档案价值的挖掘，这样才能够寻求档案服务方面的潜能，更好地让档案管理人员进行资源发掘，进而在逐步优化检索工具的基础上，让员工有更多的方式获取档案资源，提升档案服务，展现出档案管理工作的效用。对于档案管理工作的信息化发展来讲，相关人员必须关注企业的原始信息状况，在进行针对性优化的基础上，变成切实有用的档案信息。

（四）行政管理方面的应用

关于信息化行政管理，其中主要涉及两方面内容：第一，行政管理方面的信息化，在现代信息技术发展的基础上，必须动用所有的信息数据资源，在综合分析资本、信息与物流等基础上，实现信息化的扩展应用。以此来提升管理现代化水平；第二，信息化方面的行政管理，也就是通过明确的信息表达与传输，明确信息产业的具体发展走向，以此来保证信息化发展各项工作的合理、合法化发展。就行政管理当中涉及到的组织、指挥与创新等理念来讲，本质上即是对各类信息进行整合后得到的理念，借助对信息数据的了解与分析，能够进一步提升行政管理的效率。关于管理理念的信息化发展，属于管理机构与管理者逐步迈向现代化的过程。在行政管理水平进一步完善的基础上，单位方面需将公众服务逐步转移至网络，这样不仅能够减少其中各类环节的重复，还可以提升各个环节间的沟通效率，进而在进行资源分配、优化配置的基础上实现组织的联动重组。在信息化管理技术不断发展、信息基础设施水平逐步完善的基础上，各类创新管理办法也应运而生。网络化环境的发展导致更多的管理职能能够很好的借助网络来实现；管理方式当中更多纳入市场机制，以此实现管理社会化与服务的市场化发展。除此之外，还可将现代单位管理当中涉及到的各类办法，如投入产出等内容放置于政管理中。借助现代管理办法与手段的优化来提升管理水平，逐步实现组织、部门间的管理体系的创新发展。借助智能化平台，在完善行政管理流程的基础上，将传统程序转变成多部门联动，以此来最大程度上提升行政管理的效率水平。

（五）宣传方面的应用

单位信息化是一场深刻的革命和艰巨复杂的系统工程，没有一大批、一代甚至几代高素质、复合型的信息化人才是不可能完成的。由于我国各类单位本身就存在对信息化认识不够的问题，在单位内部也未注重对员工信息化技术方面知识的专门培训，所以信息化基础知识的普及宣传工作极为重要。当然，对信息化技术方面的人才培训也是相当重要的，可以通过建立一些试点部门，选定一些院校和社会培训机构来进行信息技术专业人才培训。还可以利用图书、期刊和相关资料成立一个信息管理中心来鼓励吸引更多的人加入到学习行列中，努力培养一大批专业人才。四、结语信息化管理的运用，能够简化行政管理工作效率，不仅在对信息的处理中能够简化步骤，还能为日后的查找提供便捷的服务；部门间交流变得紧密，信息传达速度加快，也是依仗于信息化管理完成，信息化管理在未来种类单位发展中占据着核心竞争力的地位，同时在信息时代，时间就是金钱，信息技术的运用节省了时间实际上也就是节约了金钱，为单位发展作出贡献。只有不断推进行政管理部门的信息化发展，才能使单位的发展有源源不断的动力，提高行政办公效率，进而提高工作效率。尽管信息化管理在行政管理中发挥着重要作用，但在行政管理部门信息化进程中要加强安全意识，信息安全将成为行政管理部门信息化的重要威胁，信息化进程不仅在于短期的建立，更在于长期的维护。信息化是单位发展的必然趋势，加强行政管理部门的信息化进程，能够提高单位办公效率，是单位改革中不容忽视的部分。文献参考：电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

作者:黄晶晶 单位:福建省计量科学研究院