信息化下研究生档案管理创新

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一、传统的研究生档案管理存在的问题

1．档案管理理念陈旧。传统的研究生档案管理由于历史的局限存在很多问题，比如需要大量专业人才、耗费大量时间、档案保存所需空间大、查阅需到现场进行、安全性没有可靠保障等等。研究生档案管理中的“保存”、“查阅”、“安全”问题依旧存在，而且管理理念也没有冲破传统思维的束缚，早已与时代脱节，特别是研究生档案现存的档案管理制度与就业机制的差异并没有得到良好的处理。

2．档案管理设备现代化建设不足。档案工作正在发生着巨大的变化，但是现如今很多高校的研究生档案管理基本还是采用手工操作的实体管理模式，信息化和电子化发展能力滞后。即便运用数据库建立学校档案信息库的高校，也没有跟踪研究数字档案馆信息资源特点，构建合理高效特色的管理模式。系统不兼容带来的数据无法分享，数据统计查询麻烦都极大地限制了研究生档案资源的开发利用。

二、研究生档案管理创新的意义

1．研究生档案管理创新是高校发展的要求。研究生档案是高校建设的组成部分，能够全面反映我国高层次教育的发展现状，衡量高校研究生教育的水平和质量，评价教学规模和质量。但是目前的研究生档案管理已经不能适应当代高校的发展，实现研究生档案管理的创新势在必行。

2．研究生档案管理创新是加强档案资源建设的要求。随着目前教育事业的飞速发展，研究生的连年扩招，目前单调、贫乏的档案室已经不能满足日益增长的需求，因而当务之急是通过档案管理的创新，构建多元化、多层次的资源结构，加强研究生档案管理建设，为高层次教育事业更好的利用和服务。

3．研究生档案管理创新是为满足社会发展的需要。随着社会主义市场经济的不断发展，信息技术不断提高和普及，研究生档案作为考察、了解和选拔人才，反馈教学管理工作的重要工具，只有与时俱进，不断创新，才能更好地适应当前信息时代的发展。

三、研究生档案管理的创新

1．思想观念的创新。要进行研究生档案管理的创新，首先要在思想观念上冲破惯常定势，不局限于旧有的条条。如果档案管理人员没有创新的意识，即使一流的硬件设施也无法提高信息资源服务的水准。档案人员本着“以人为本，服务至上”的服务理念，彻底改变过去档案管理重管理轻利用的思想观念，把满足用户需求作为档案管理工作的中心，变被动服务为主动服务，变封闭服务为开房服务，以创新的理念和行为来加强研究生档案管理工作。

2．人才资源的创新。人才的培养是研究生档案管理创新的重要基础。随着高新技术的发展，计算机和互联网的应用对研究生档案管理提供了物质基础，带来了极大便利。在目前的研究生档案管理工作中，为了不断的实践，推动该项工作向更高层次迈进，首先就要加强对人才的培养。第一，我们应该针对档案管理人员的工作特点，营造一种鼓励创新的良好氛围，培养其创新思维，使管理人员敢于开拓创新。第二，我们要不断加强档案管理人员的培训力度和深度，丰富其专业知识、优化知识结构，提高综合文化素质，正确运用科学现代的管理技能做好当前研究生档案管理工作。第三，还要培养研究生档案管理人员的服务意识，使其正确认识档案管理的重要性和必要性，提高其服务的积极性、效率和质量。

3．管理方式的创新。由于研究生档案管理的方式落后，面对丰富的信息资源，我们仍然会觉得资源的不足。我们必须在充实档案内容和提高档案质量的前提下，有针对性的、有重点的采集需要的档案资源，并对研究生档案进行不断地组织、分类、合成，使之系统化、规范化。有序化。信息时代，高科技的设备和技术被广泛运用，这要求我们的研究生档案管理方式必须与时俱进，实现档案实体和信息的分离。现代的信息化档案要顺应计算机技术、网络技术迅猛发展的趋势，紧跟时代的步伐，才能实现研究生档案管理的优化创新，利用率更高。

4．加大硬件设施建设。研究生档案工作正在发生着巨大的变化。高校研究生档案管理部门运用计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，可以迅速高效地将档案数字化，科学化的处理及保存。此外，为了形成统一、方便和有效信息服务系统，建立开放性平台，完成规范、统一的信息交互的内部管理系统，强大的服务器和优良的客户端也是必需的。为此，高校应加大现代信息化产业数字的投入，加大硬件设施建设，为档案部门要利用现代化的档案管理模式，挖掘各方面的潜力，发挥自己的专业水平来储存大量的档案资源。通过新技术的广泛运用，为研究生档案工作注入活力，为研究生档案工作现代化、信息化的强有力发展保驾护航。总之，研究生档案管理工作是高校基础工作的主要组成部分，我们要在做好档案收集、整理、归档工作的同时，主动提供服务，使研究生档案的价值得以充分展现。高校研究生档案管理工作要想体现出自身的价值，适应社会主义市场经济体制的需要，跟随当今知识经济时代的发展步伐，就必须打破旧有的思维定势，勇于开拓创新，结合知识管理的理念从思维模式、人才资源、理论知识等各个方面提升，提高研究生档案管理的品味，发挥研究生档案应有的价值。

作者：李洪梅单位：内蒙古财经大学研究生教育与学科规划建设处