高校档案管理创新论文

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1高校档案管理现状

随着社会的进步与发展，教育越来越受到重视。高校数量在近几年呈现出迅速增长趋势，学生和教职员工的数量也成倍增长，这为高校档案管理工作带来了机遇和挑战。高校档案除了具有原始记录性、信息性以及价值性等所有档案的共同点外，还有着成套性和专业性等独有特点。一般说来，高校档案管理隶属于学校的一个服务性质科室，其主要职责是为学校服务、配合学校工作，而无决策职能。目前高校档案管理存在资源不足和浪费现象，由于盲目追求全面收藏而忽略应用性所造成的被动服务局面、以及严重缺乏沟通的工作过程，对档案文献等都造成了极大的浪费。尽管档案管理科室收藏有学校大部分的文献资源，但依然无法将全部文献资源收藏齐全，导致使用者在使用过程中感到馆藏资源缺乏。由此可见，封闭的自我收集式档案管理工作方式很难满足用户的信息需求。另外，目前的高校档案管理评价体系相对松散，其严谨程度有待提高，并且通过对管理水平的评价就能够判定档案管理工作质量。结合时展需求，对档案馆管理水平的评价已不仅仅局限于场所、设备及馆藏因素，而应该着重衡量档案科室对资源的开发利用程度以及其服务效果。档案管理队伍中严重缺乏专业人才也是高校档案管理工作的现状之一，目前高校的在职档案工作团队多由非专业人员组成，这就难以打造一支政治过强、业务精锐、作风端正、工作踏实且纪律严明的专业队伍，并且高校对档案干部终身教育体系建设的忽视使现职档案人员在文化和专业素养上的提高也十分缓慢。

2高校档案管理中存在的问题分析

档案管理工作是保证档案记录真实性、连续性和完整性的可靠保证。随着档案管理现代化进程的加速，其管理理念、控制手段以及技术设备等方面都发生了很大变革，但是高校在硬件设施和档案人员素质方面，与档案现代化管理的要求还有一定差距。

2.1档案管理人员的档案管理意识淡薄，归档质量低

在现实档案建立过程中，由于档案员的档案管理意识较差而使档案存在许多问题。首先，归档文件的内容质量低，其真实性有待商榷，许多材料也不符合归档要求；其次是文件归档材料、纸张大小不统一，甚至所填写的字迹不规范、不够清晰等；再者，档案部门的自我要求不高，未能及时有效地向档案管理人员进行工作约束，造成一些档案管理人员的档案管理意识淡薄，存在“重成效，轻档案”的思想；最后，由于未及时移交资料而造成的资料不完整现象，也对档案归档质量具有一定的影响。

2.2由于缺乏有效管理机制而造成管理偏差

高校建设中，一些项目通常样要经过漫实施过程才能完成，所以导致项目文件资料形成具有涉及单位多、周期长且专业技术性强的特点，这就极大地增加了档案资料搜集和整理难度。由于资料从产生到归档经历了相当长的时间和环节，其中每一环节的差错都会直接影响档案的齐全、完整、准确性，而现实中缺乏有效的管理机制，使高校档案管理工作具有一定的偏差。

3加强高校档案管理工作的重要意义

3.1高校档案管理工作对培养学生起到重要作用

教书育人，为国家培养人才是各高校的根本任务，是一切高校工作的终极目标，档案管理工作也服务于此。高校档案在高校从事招生、教学、科研以及管理等活动中直接形成，它反映了高校的历史发展，是高校优秀文化的积淀，更是宝贵的思想财富和智慧源泉。档案中蕴藏着教学、科研、管理等重要文献，记载着学生各方面的成长过程，由此可见，档案工作能促进学生学习积极性并有效提高其综合素质。

3.2学生档案能够将学生推向市场，起到证明作用通

过将高校学生的专业知识水平、社会实践以及其他优秀综合素质纳入学生档案范畴，并结合社会单位的用人特点来及时调整档案存放形式与内容，实现档案收集与人才培养模式改革，并与就业市场需求及时进行对接。此外，针对学生就业过程中的一些负面现象，招聘单位往往通过对应聘者提出资料证明文件要求，来建立彼此间的信任。这时，档案就能继毕业证、学籍卡等证件之外来帮助毕业生顺利就业。

3.3良好的档案工作能够在宣传学校的同时提高学生就业机会

高校档案通常以学习优势与特色等为依托，协助其他部门做好宣传工作，并通过可靠的事实与准确的数据来协助对外宣传工作，以提高学校社会地位。

4高校档案管理创新方法研究

鉴于档案工作的基础性与服务性作用，应从以下方面来进行管理与改进，从而使高校档案工作能够提升到新高度。

4.1加强档案创新管理意识，提高对档案工作重要性的认识

由于长久以来多数的高校领导对高校档案管理工作重要性认识较浅，而未树立明确的档案意识。随着信息化发展，档案作为重要信息资源在高校的发展中起着重要作用，这就要求档案管理人员要着眼于图书、档案、各种计划总结和报表等显性知识。因此，在提高认识的基础上，通过切实转变观念并强化信息意识，来促进高校档案整体工作的实施。

4.2引进人本管理理念并加强档案管理人员的专业素养

加强人本管理，调动档案管理人员的主观能动性能够推动其改革与创新。强化校内宣传，将高校档案工作推向一个新台阶，优化组合馆藏资料、提高档案利用率、强化信息技术利用以及运用档案管理软件来加强信息资源建设并开展资源整合。另外，实行全员聘任竞争上岗制度，区别岗位工资待遇来调动档案管理者的主观能动性与积极性，以期能够提升整体人员的专业素养。对在职档案管理者进行定期的在职培训与继续教育，保证其专业知识及时更新与扩充，同时还应鼓励管理人员进行相关专业的学习深造，最终使高校档案管理水平得到关键性提高。

4.3加强高校档案系统管理，注重档案设备配置高

校档案管理应采取集中存放、统一管理数据的方式，以达到共享信息安全要求。在数据管理安全方面，录入数据要进行有效性检验，建立完善的数据备份和归档制度、系统管理员责任制度、关键程序的管理制度和服务器机房的管理制度；系统管理安全则通过对信息服务器的网络安全、操作系统安全、数据库安全和应用程序安全等多层安全机制来保证。另外还需注重档案设备配置的更新力度，这能在极大程度上确保档案创新管理工作的质量与效率。

4.4加强高校档案管理的安全意识

通过提高档案管理者在收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等环节中的安全防范意识，确保高校档案资料的安全性与完整性。对现代信息技术设备进行定期维护与安全软件升级，也能够有效地保证档案管理工作的安全。对档案资料进行科学储藏与保护，新型电子档案载体则要做好防水防划防磁场工作，以保证档案资料能够持久完整的保存。总之，高校档案创新发展在整个高校运行中承担重要角色，其在一定程度上促进了高校的进步与发展。因此，在新时期要通过加强档案管理模式创新，来提升档案工作水平，以达到与高校共同进步并发展的目标。

作者：白敏单位：宝鸡文理学院