事业单位档案管理创新思考

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【摘要】随着电子技术的兴起，档案管理方式面临巨大改革，事业单位及时对档案管理进行创新有助于事业单位的高效运行。本文对当前事业单位档案管理创新进行思考分析。

【关键词】事业单位；档案管理；创新

档案是关于一个人过去现在的完整记录，甚至影响着一个人的未来，其重要性不言而喻。由于事业单位人员众多，难免在档案管理方面存在疏漏，并且随着科学技术的进步，档案管理方式也面临重大改革，信息化较落后的事业单位必然面临档案堆积混杂的困境，档案管理创新势在必行。

一、现今事业单位档案管理存在的问题

（一）管理人员重视程度不足。

由于档案管理属于后勤工作，很多人从心里便对这份工作有抵触心理，认为档案管理不过是闲职，没有意识到方案管理的重要性，是事业单位档案管理混杂的根本原因。档案存放混乱、档案信息更新过慢、出借档案不能及时归还等都时有发生。

（二）信息化程度不够。

传统的档案管理都是纸质版，纸质版档案不仅占据空间大，而且对存放环境有一定要求，也不方便档案的随时取用。随着科技的发展，现在事业单位大多采用电子档案。很多事业单位由于资金短缺、管理观念落后等种种原因，档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备，这与现代化的发展水平是不相符合的，落后的技术水平导致了档案检索效率低下，信息更新慢。在这个信息科技的时代，落后的档案管理方式必将被遗弃，如果不能及时改革不当的档案管理方式，还会影响事业单位的正常运行。

（三）管理人员能力不足。

档案管理是一项技术性、专业性很强的工作。很多事业单位不重视档案管理人才选拔，造成档案管理人员专业素质不足，影响管理工作。电子档案还需管理人员有一定的计算机操作水平，否则也将影响检索工作的效率。

二、事业单位档案管理创新方法

（一）提高档案管理的重视程度。

人们对档案的重视程度直接影响管理档案时的工作态度。如果不能从根本上转变人们的观念，无论多强硬的手段都很难实现档案规范化管理。档案对培养及筛选人才有重要意义。事业单位工作人员众多，人才选拔很难依照长期观察培养的方式进行，档案成了筛选人才最重要的方式。

（二）提升管理人员专业素质。

想要进行事业单位档案管理创新改革，首先管理人员要具备创新意识，创新是一个国家、一个民族进步的不竭动力。随着信息科技的发展，档案管理形势发生了很大的变化，电子档案管理方式应势而生。信息化管理使得事业单位档案管理更有序地进行，也提升了档案检索速度，但电子档案对管理人员有更高的要求。档案管理人员不能只是单纯的文档收集、整理及分类管理，还需具备一定的计算机能力，档案检索软件也需要相关专业人员进行编写。档案管理人员不但要有利用网络进行档案信息的应用开发的能力，还要有培养自己对新知识的补充和善于把知识转化为对本单位提供有效服务能力，培养自己创造新理论、新技术的能力，以求变的态度和能力，适应信息技术快速发展和更新换代。

（三）加强档案管理信息化程度。

信息时代使得计算机技术和通信技术等高新技术快速发展，为人们的生活带来便捷。新技术的发展为事业单位档案管理提供很好的改革基础，事业单位档案信息化势在必行。传统的纸质档案在管理储存、查阅使用、归档整理等方面有很大的局限性，档案的信息化管理可以有效地解决这些问题。电子档案占据较小的空间，也不会发生纸质破损等问题。如果安装相关信息检索软件还会大大提升档案检索能力，从而增加档案的利用率。信息化还可以将原本死板的文字档案加入表格图片等信息，丰富档案内容，也在一定程度上增加了档案的真实性。档案信息化能最快速地提高档案更新速度，增加档案的实用性。加强档案信息化管理需要事业单位将档案管理提升到日程中来，引进相关电子信息技术人才，最好兼有档案管理能力，还需调配资金购买计算机等基础设施进行档案的保存。档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，使之更好地服务于事业单位的发展。

（四）完善档案管理制度。

制定完善的管理制度是档案管理创新的重中之重。档案管理方式可以借鉴优秀事业单位档案管理的成功经验，但切忌照搬照抄。每个事业单位都有其不同的发展历史，所处的发展阶段也不尽相同，人员调动管理等方面都存在差异。不可邯郸学步，反而限制了自身单位的发展。档案管理制度必须严明，奖惩分明。由于档案关系重大，档案管理必须奖惩有章，档案的丢失可能导致单位相关事项的运行混乱。所以必须有明确的规章制度约束管理人员。管理制度也不宜太过繁琐，太过繁琐的制度会使得档案利用率大幅下降，也给管理工作的进行带来诸多不便。信息化管理在简化查找程序方面有很大的优势。档案管理制度要坚持约束的双向性。档案不能仅仅是领导者对工作人员的限制压制，也是工作人员对领导者的监督检查。档案管理注重数据完整的同时还要注重真实性的管制。档案要有其权威性，不能一方独大，更不能允许管理人员任意篡改档案资料。同时，档案也需要有其保密措施。外部无关人员不得无故查阅单位发展决策相关档案以及工作人员个人档案，做好单位及工作人员信息的保护工作。

三、结语

现今激烈的社会竞争从根本上来讲就是人才的竞争，而档案是筛选人才的最基本方式之一。总之，提升管理人员对档案管理的重视程度、培养先进全面的管理人才、加强档案信息化管理，能有效地提升档案的利用程度，进而推动事业单位创新发展。

【参考文献】

[1]梁江华.浅谈事业单位人事档案管理的创新途径[J]中小企业管理与科技，2013(03）：45一46.

[2]张玉晓.事业单位人事档案管理的创新思路分析[J]中小企业管理与科技，2012(10)：56一57。

作者：陶萍萍 单位：黑龙江省龙江县机构编制委员会办公室