档案管理创新与服务模式研究

前言：本站为你精心整理了档案管理创新与服务模式研究范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

【摘要】为了适应档案信息化管理的发展，特种设备检验所必须肩负起特种设备检验质量与安全，保障企业、人身和财产安全，为人民服务等时代重任，实现档案管理工作的创新，优化服务模式。本文结合云浮市特种设备检验所的实际工作，探究了特种设备档案信息化管理和行业服务模式的新思路。

【关键词】特种设备；档案管理；服务创新

云浮市特种设备检验所承担本行政区域内在用锅炉、压力容器、压力管道的定期检验；承担锅炉、压力容器、压力管道制造驻厂监检和安装监检；协助有关部门进行事故调查，开展检验技术研究；对本行政区域内的电梯、起重机械、厂内机动车辆等特种设备的质量、安装、使用进行安全检验；统计、上报有关检验检测数据；参与特种设备质量、安全事故调查、分析，提出技术报告；对企业的检测检验工作进行技术指导；对特种设备用户、安装、保养单位提出的关于特种设备质量、安全方面投诉，进行技术分析或技术检验；开展检验、检测技术研究；承担特种设备安全监察部门交办工作。

一、云浮市特种设备检验所的现有配置

（一）人员配置。

成立了档案目标管理工作领导小组和鉴定小组，所长任组长，办公室主任负责落实具体工作，本所综合档案室归口办公室管理，设有专责档案员、兼职档案管理员和资料管理员6人，负责收集各部门档案并向综合档案室提供文件和资料，网络覆盖全所各个部门。

（二）设备配置。

综合档案室总使用面积78m2,其中办公阅览室24m2,库房面积54m2。档案室现有设备：密集架9列，电脑、打印机、空调机、复印机、碎纸机、照相机、电风扇、各1台，铁柜13套、图书柜5个、目录柜1个、温湿度计1套、干粉灭火器2个。

（三）室藏。

综合档案室现有文书、基建、设备仪器、会计、声像、专门、实物等8类档案共计2843卷（册）、50007件，图书资料697册。设备仪器档案114卷，包括办公和检测设备仪器档案。2000-2015年会计档案731卷，主要收录云浮市特种设备检验所、云浮市隆盛特种设备技术服务部、云浮市粤科特种设备服务部、云浮市特种设备协会从2000年到2015年报表、帐簿、凭证。照片档案5册106张。主要有组织沿革类、会议业务类、宣教文体类、荣誉实物类四个小类。实物档案32件，光盘1册9张，包括本单位获得的奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、牌匾、字画、纪念品、锦旗、花瓶及工艺品等的荣誉实物。

二、特检所实现档案管理创新的必要性

（一）创新是档案管理工作的客观需求。

自我所于2010年获“省特级档案综合管理目标单位”以来，我所一直重视档案的管理与创新工作。近年，随着技术机构的改革发展，特种设备管理体系也不断更新换代，只有实现特种设备档案管理的创新，促进管理工作水平的进一步提高，才能实现技术机构业务工作的高效运转。在特种设备检验所档案管理方式不断改革的同时，管理模式和服务方式逐渐向多样化发展，特种设备档案的作用越来越突出，同时对服务模式的要求也逐渐提高。面临这些重要的变革，传统的档案管理方式显然不能满足要求，因此创新工作势在必行。

（二）创新促进档案服务方式变革。

有一部分特种设备档案管理仍然应用传统手工检索的方法，工作效率难以提高，为了改变这一现状，必须重点优化档案管理的服务方式，适应特种设备档案管理的价值需求。传统的档案管理方法表现出较强的被动型，不能实现信息化社会的需求，因此必须创新服务模式和管理模式。

三、创新档案管理和服务模式的重要策略

（一）健全档案管理制度。

健全的档案管理制度是实现管理工作规范化的根本，需要以行业规定为基础，加强设备检验、档案收集、保密和利用等方面的工作，制定科学详细的管理制度。在这一工作中，我所制定了《广东省云浮市特种设备检验所档案管理办法》《云浮市特种设备检验所关于档案保管期限的暂行规定》等一系列的档案管理制度，形成了《广东省云浮市特种设备检验所档案管理制度汇编》，规定了档案的立卷归档要求、分类方案、保管期限、保密、借阅、移交、鉴定、销毁制度，明确了档案室的职能和档案管理人员的职责。通过会议传达、印成小册子发放到各部门等办法，要求广大员工在工作中认真贯彻落实，自觉遵守档案管理制度，有效利用档案，让档案更好地为特种设备检验工作服务，提高工作效率。

（二）克服经费困难，提高软硬件配置。

在资金紧张的情况下，我所加大投入管理设备、设施的力度，按照档案目标管理的要求，完善阅览室与档案室的办公环境，配置了专门电脑、更新档案密集架目录条，并为库房安装了防盗铁门、铁窗，加强了档案资料的安全性，保证了“三铁”“八防”措施的落实，为“省特级档案综合管理目标单位”的管理再上高档次、再上新水平提供了可靠的物质保障。另外，借助先进的信息技术开展管理，从传统的纸质档案管理过渡到信息资源管理中，将档案资料进行合理的数字化转换，将数据信息存储在磁盘中便于及时查询，重要资料做好备份。值得注意的是，在信息化管理方面，必须不断提高管理人员的技能，降低错误率。

（三）加强业务学习，进一步提高管理水平。

为了进一步提高档案管理水平，我所选配责任心强、懂业务、熟悉电脑操作的同志管理档案。定期开展业务培训工作，管理人员及时参与到市档案局和省档案局组织的培训工作中。在内部管理方面，本所组织学习《档案法》《保密法》等相关内容，定期到市档案馆、上级主管部门和市质量计量监督检测所参观学习。在组卷、归档工作中，及时将不明确的问题记录下来，及时向市档案局请教。通过业务学习的方法提高了档案管理人员的综合素质，很大程度上促进了档案管理水平的提高。

（四）科学领导，合理部署。

为了实现特种设备档案管理的统一领导和高质量管理，我所成立了所长任组长、办公室主任为副组长，不同的科室负责人为成员的档案工作领导小组。办公室主任负责具体工作，档案室归口办公室统一管理，为档案办公室配备专责档案管理人员1名，各部门指定一名资料管理员及兼职档案管理员，分工负责，团结协作，形成上下结合、左右协调的综合管理体系。为了进一步抓好档案管理质量，积极组织工作人员，在市档案局多年的悉心指导下，不断完善特种设备的档案管理分类编号、保管范围和保管期限表等，全面搜集已有的检验检测档案和相关的存档资料，实现统一归档、统一编号、统一管理。

（五）提高档案利用率、提高服务质量。

结合实际工作的需求，充分应用档案管理软件编制专题目录和编研材料，例如《大事记》《组织沿革》《档案管理制度汇编》《全宗指南》《档案利用实例》《基础数字汇编》《历年文书档案归档说明》等。同时对不同档案检索工具、密集架标签、档案存放位置示意图等进行优化，将所有文书档案存入电脑，提高查询效率，为质量技术监督工作提供更优质的服务。另外，档案管理人员树立为人民服务的进步观念，在完善档案管理工作的同时，对已有的服务环境进行优化。下一步，我所将高度贯彻落实档案管理及评估工作的相关政策与要求，结合行业的实际情况，探索建立档案服务网站，使得网上业务得到扩展，同时加强数据库建设，实现电子文件的高效管理和应用，加快档案管理的数字化建设进度。特种设备档案为社会服务，将为特种设备的应用和维护提供严格的标准，为特种设备的管理和应用提供指导，从而实现生产过程的安全管理，为城市建设贡献更大的力量。

四、结束语

在完善特种设备档案管理的过程中，需要不断研读与贯彻执行上级有关档案管理的相关政策与指示精神，不断结合特种设备档案管理的专业特点，健全档案管理制度，提高管理人员的综合素质，加快信息化建设进度，创新档案服务方式。只有不断提高管理水平，才能保证特种设备档案发挥真正的功能，为社会生产提供指导。

【参考文献】

[1]刘玲.浅谈加强特种设备档案管理的几点体会[J]华中科技大学，2014,41（4）：104.

[2]张诚栋.浅谈特种设备安全技术档案管理存在的问题及对策[J].船舶标准化与质量,2014,26(5):55.

[3]张建.浅谈特种设备作业人员培训档案管理[J].机电技术,2015,22(2):145.

作者：姚翠艳 单位：云浮市特种设备检验所