人事档案管理创新策略

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摘要：现代机关事业单位以及企业中的管理工作更加倾向于人的管理，尤其是作为现代管理核心的人力资源管理工作更是也到了相关部门、企业的重视。人事档案是人力资源管理工作的重要部分，也是企业信息化、数据的表现形式，其发挥着自己的重要作用。但是在目前情况下，相关单位的人力资源管理当中存在着或多或少的问题，这些都在一定程度上影响了单位的发展。本文主要针对现代有关单位人力资源的管理工作当中存在的人事档案问题进行研究，探索更加实际有效的管理方式。

关键词：人力资源管理人事档案管理创新问题

人事档案管理在现代管理当中占据非常重要的位置，管理工作在很大程度上也是管人的工作，只有完善人事档案的管理工作才可以在一定程度上提升企业的管理水平以及现代化水平。但是，随着人力资源管理的深入发展，人事档案的管理工作却慢慢的淡出人们的视野，其作用逐渐的被人们所忽视。无论是企业、政府机关、公共管理部门等都存在一定程度的问题，所以，探索新的人力资源管理方式在现代企业管理管理之中显得十分的重要。

一、人事档案的重要性

1.提供基本信息

人事档案是相关单位了解员工的重要重要手段，人事档案承载着大量员工的基本信息，而且单位通过人事档案可以对员工的家庭背景、工作情况、教育背景等有个初步的了解，可以掌握员工的个性、性格，了解了这些之后，可以有针对性的给员工安排合适的岗位，或者是有针对性的提升员工的素质等。2.优化人员配置人事档案是员工个人性格、个人能力以及经历的很好展现，只有通过人事档案，管理者才可以较好的获取以及掌握员工的信息，才可以把员工放到适合的岗位上，才可以实现人员的优化配置，实现经济效益的最大化。3.为长远的战略规划作出参考只有通过对人事档案的详细分析，管理者才可以获得真实的员工信息，才可以了解单位对人才的需求，才可以掌握发展的动向，从而制定有利于发展的战略计划。

二、目前我国人事档案管理工作中出现的一些问题

1.政府机关以及事业单位

在政府机关以及事业单位之中人事档案管理工作存在的主要问题有：（1）人事档案管理工作内容过于片面。人事档案不仅仅需要记录员工的基本信息、家庭背景、工作经历等自然情况，而且还需要记录员工的才能、品格、工作成绩等后天情况，但是政府机关以及事业单位中的人事档案大多缺乏后者，有的单位的人事档案仅仅记录员工的姓名、生日、出生地等情况，而完全没有员工的工作能力、业绩表现等。所以，这种档案完全不能够成为选人以及用人的参考。（2）人事管理的方法方式落后。最近几年，随着科技的发展，电子技术在办公系统中的应用越来越普遍。许多单位已经跟上潮流的发展步伐，开始进入电子化、数据化管理的新时代，但是仍有一些部门管理的手段陈旧、方式落后，使得档案的收集以及整理工作出现问题，档案分散甚至丢失的情况时有发生，这些都大大降低了企业工作的效率。（3）部分单位对于档案管理工作重视不足。传统的机关事业单位的档案管理工作仅仅流于形式，员工的档案也是纸质的呈现，归档之后便不再更新，甚至于档案与员工的实际情况相差甚远。这些都是管理者的重视程度不足造成的，档案管理并没有发挥实际的价值，而只是流于形式。

2.中小企业

在中小企业的人事档案管理工作中存在的问题主要有：部分人事档案没有反映实际情况。与政府机关以及事业单位比起来，人事档案失真是中小企业非常容易出现的问题。尤其是最近几年科学技术的发展，电子信息技术的广泛应用为学历造假、身份造假、工作经历造价等提供了条件，中小企业中个人信息失真的情况屡屡出现。对于这种现象，原因有如下的几个方面：首先是造假者没有本着实事求是的原则，没有意识到造假是个违反法律的事情。其次，中小企业的人事档案管理工作也出现了问题，审查工作出现了问题，部分的管理者个人素质有限，面对一些信息无法辨别真假，企业的管理者也没有正确的渠道来有效地鉴别信息，从而只能被动的接受信息。这些问题不仅导致了企业对员工的评估产生偏差，而且还有可能给企业带来一些不必要的损失。人事档案丢失的现象频繁发生。不仅仅失真的现象频繁发生，而且档案缺失的问题也广泛存在。随着市场经济的出现，人员进入了广泛的自由流动，这不仅打破了终身雇佣制，而且激发了市场的活力，使得资源得到优化配置。用工期限的缩短使得管理者更加不重视人事档案的管理。

三、人力资源管理工作当中人事档案管理的创新策略

1.提升管理者对于人事档案管理工作的重视程度

经过如上几个部分的分析，我们可以发现，不同的单位、部门人事档案管理出现的问题都是管理者重视不足导致的，意识、观念形态的问题是根本性的问题，管理者应该将其提高到战略层面的高度上。比如我们在人事档案中记录员工的绩效、员工的奖惩、员工的晋升等都是十分必要的，管理者通过这些有价值的信息可以很好地了解员工的个人特点、素质素养等，从而可以根据这些情况作出综合分析判断，选择对员工进行培训等，从而提升员工的工作能力。

2.强化人事档案的时效性以及真实性

在人事档案的整理中，过去我们通常是采用传统的做法，采用手写的方式来进行，所以其间隔的时间相对较长，这样就及其容易产生失真的问题。为了改善这种情况，如今我们采用电子化的管理方式，有效地缩短档案整理的时间，时时的进行更新，把员工最近的个人表现、绩效考核等内容记录下来，对档案记录的范围进行合理的拓展，做好信息的分类以及补充，使得人事档案的信息可以实现及时的更新。同时，还应该加强对于人事档案真实性的鉴定工作，要及时的对人事档案的内容进行清查，删除一些无效的信息，保证员工人事档案是员工情况的真实反映。

3.人事档案管理手段的现代化创新

在进行人事档案的管理的时候采用传统的手工手段进行不仅降低了工作的效率，而且也降低了时效性，而先进的技术手段不仅实现了真正的自动化、网络化以及一体化的管理，还有效地保证了人事档案的真实性。纸张式的人事档案不仅不客观，而且导致了资源的浪费、空间的浪费，电子化的人事档案则是绿色、环保的体现。随着计算机网络应用的普及，人事档案的管理也实现了电子化、数据化，企业通过搭建一体化的平台，资源共享，使得人力资源的管理更加的方便快捷。总之，人力资源的管理工作在现代机关事业单位及企业的管理当中非常的重要，而人事档案的管理又是人力资源管理的重要一环，所以，管理者应该提高对于人力资源管理的重视程度，从根本上意识到人事档案是人才社会化活动的有效载体，是企业任用人才有效标准。人事档案在选拔人才以及任用人才方面发挥了巨大的作用，为机关事业及企业的发展带来了动力。尤其是在市场竞争日益激烈的今天，管理者必须转变传统的人事档案管理观念，将人事档案管理放到机关事业单位及企业发展的前端，提升服务职能，为人力资源的开发以及管理奠定基础，激发机关事业单位及企业活力，促进机关事业单位及现代企业持续创新发展。

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作者：艾莉雯 单位：武汉药品医疗器械检验所