房产档案管理创新探索

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［提要］随着科学技术的不断发展，尤其是网络技术的进一步完善，很多企业都开始走向现代化管理的道路，对传统的管理模式进行较为深入的改革。对于房产档案来讲，使用现代化管理模式能够更好地提高管理效率，降低管理人员工作量。本文围绕房产档案管理相关内容开展论述，介绍房产档案的管理特点及现代化管理的优势，进而提出促进房产档案进行现代化管理的创新路径。希望为我国房产档案现代化管理创新路径的实现提供可参考意见和建议。

关键词：房产档案；现代化管理；创新

一、房产档案管理的特点

房产档案与传统的档案不同，在管理方面有着自己的特点，主要体现在：第一，较强的法律性特点，房产档案是房产所有人具有的法律方面的证明材料，房产所有人在申请和使用其他权利的过程中，可能需要使用房产档案进行相关的证明，因此房产档案具有较强的法律性特点；第二，动态属性，虽然说房产档案的内容一般是不需要改变的，但是当遇到特殊情况时，也会对其中的信息进行变动。所以，还需要对房产档案进行妥善的管理，变更的内容需要及时地提交并体现出来；第三，多元化服务的特性，这是因为对于房产档案来讲，在很多地方都需要使用这些信息进行相关的操作，所以需要多种类型的服务。因此，房产档案的管理需要满足这些需求，从而提供更加多元化的服务；第四，垄断的属性，对于房产档案来讲，一般某个地区的房产档案都由当地的相关部门进行统一管理，所以这些房产档案具有垄断的属性。其他地区只有通过特定的流程才能够获取房产档案的内容。

二、房产档案现代化管理的意义

（一）提高房产档案管理效率。目前，随着我国城市化进程的逐渐加快，很多居民的住房都需要进行房产档案的登记和管理，从而在一定程度上增加了房产档案管理的工作量。同时，目前很多地方都需要对房产档案进行查阅工作，所以必须要更好地提高房产档案的管理效率。而对房产档案进行现代化管理，能够有效地提高其管理效率，主要体现在以下几个方面：第一，档案检索的效率增加，在过去主要是采用人工的方式，对房产档案的纸质版本进行管理，效率比较低下；修改纸质档案的流程比较复杂，效率比较低，处理流程比较长；同时，人工管理的方式，很多处理流程都需要相关人员的介入，需要大量的人力物力进行维护。第二，目前使用现代化管理的方式对房产档案进行管理，则可以实现对房产档案进行电子版的管理方式，修改、复制、打印、备份等日常操作都比较方便；同时，现代化的管理方式使得很多管理流程都能够实现自动化，从而能够更好地降低人工处理的工作量，进一步提高房产档案的管理效率。（二）解决目前房产档案管理中的问题。目前，房产档案在进行管理的过程中，还存在一些问题，主要体现在以下几个方面：第一，目前房产档案管理中抗风险的能力比较低，纸质版的资料其应对风险的能力比较低，这是因为：很多房产档案都具有区域化的特点，在某个省市或者地区都只有一份，如果遭遇地震、火灾、洪水等不可抗的自然灾害时，这些纸质版的资料抵抗风险的能力比较低。另外，虽然现在很多房产档案都使用电子版的方式对档案进行存储，但是在管理过程中缺乏定时备份或者远程存储机制，在面对断电或者其他自然灾害时，抗风险能力依然比较低；第二，房产档案管理人员不仅仅需要对相关的档案进行管理，而且还应该提供多种服务，供相关人员方便地进行查阅工作。然而，目前房产档案管理工作依然无法实现这些功能，所以需要进一步促进其现代化管理流程的创建，进而能够更好地为相关人员提供个性化的服务；第三，房产档案管理的安全问题，对于房产的拥有者来讲，相关的房产信息属于隐私信息，所以管理部门需要对这些信息进行保护。然而，目前很多房产档案管理部门在进行档案管理的过程中，还存在安全方面的问题。而现代化的管理方式，能够有效地提高管理人员的安全意识，从而更好地对房产档案进行安全性地保护和管理。

三、房产档案现代化管理创新路径

根据以上的分析和论述可知，房产档案有着自身的特点，所以在管理过程中与其他档案具有一定的差别。现代化管理对于房产档案的管理工作具有划时代的意义，因此必须要不断推进房产档案现代化管理的创新途径，为此可以参考以下几个方面：（一）提高服务质量。房产档案的管理主要是为相关人员提供服务，所以在促进房产档案现代化管理创新路径时，还需要更好地提高服务质量，为此可以参考以下几个方面：第一，将计算机技术和网络技术应用到现代化管理过程中，以此为基础建设房产档案的自助查询系统，可以使得人们能够利用这一系统更好地查询相关的信息，在降低房产档案管理人员工作量的同时，也能够为相关人员提供个性化的查询服务；第二，需要对房产档案管理人员进行相关的培训，使得他们能够熟练地使用计算机等终端设备，可以高效地运用相关的查询技术，更好地提高服务质量。同时，还需要对房产档案信息进行收集、查询、管理等流程进行不断地优化，从而能够进一步推进房产档案管理的现代化水平。（二）加强对房产档案的安全管理。对于房产档案来讲，其安全性的保障也是现代化管理的重要内容，所以为了更好地进行房产档案现代化管理的创新，必须要加强档案的安全管理。为此可以参考以下几个方面：第一，利用先进的技术，对房产档案进行安全管理。由于相关的安全技术需要专业的人员进行操作和维护，因此在对房产档案进行现代化管理的过程中，需要招聘安全方面的专业人员，从而能够更好地加强房产档案的安全管理；第二，需要加强对房产档案服务的身份认证功能，建立严格的服务访问安全流程，使得具备相应资格的人员才能够访问房产档案。防止诈骗及相关纠纷现象的出现，更好地维护房产档案的安全；第三，要加强对房产档案管理人员的安全意识培训，使得他们能够加强对信息的安全保护，例如：定期修改密码、不将密码随意放置或者告诉他人等等，从而能够避免由于人为失误造成的房产档案信息泄露问题。（三）提高房产档案管理人员素质。房产档案管理人员的素质对于促进现代化管理有着直接的影响，同时也是促进管理途径创新的重要突破口。所以，在提高房产档案管理人员素质方面，还可以做到以下几点：第一，提高房产档案管理人员的专业素质，使得他们能够更好地利用自身的专业知识，对房产档案进行现代化的管理。利用他们的专业能力，为客户提供更加优质的服务，提高房产档案管理工作的效率；第二，提高他们的服务意识，对房产档案管理人员进行相关的培训，使得他们树立以客户为中心的服务观念。在实际工作中，始终以用户的需求为工作的方向和动力，更好地满足客户的需求，进一步体现房产档案管理工作的社会价值。（四）加强房产档案现代化管理的宣传工作。随着网络技术的不断发展，房产档案管理人员可以更好地利用现代化的技术，进一步提高工作效率，同时也能够为用户提供更加优质的服务。但是，为了更好地对房产档案现代化管理工作进行创新，还需要加强宣传工作的力度，为此可以参考以下几个方面：第一，在开展房产档案管理工作时，可以在相关的服务位置存放宣传手册，帮助人们更好地了解房产档案管理服务的相关流程。同时，对于现代化的管理服务进行相关的宣传，能够使得客户更好地利用自主服务渠道获得相关的服务，进一步降低管理人员的工作量，也能够更好地为客户节约排队的时间；第二，建立房产档案现代化管理的公共网站，在网站上对相关的服务进行引导和宣传。同时，可以通过网站的服务模块虚心采纳客户的意见，更好地完善房产档案的现代化管理服务，能够为客户提供更加优质的服务。

四、小结

总之，房产档案现代化创新管理的实现不仅仅是涉及到档案管理工作改革这一项工作的重要任务，更是对当今社会房地产行业的有序发展、社会经济的腾飞起着重要的促进作用。因此，作为房产档案管理的工作人员而言，我们有责任也有义务去通过自己的努力来创新房产档案管理路径，完善房产档案管理办法，以此来实现社会的全面化发展。

主要参考文献：

［1］赵旭.如何提高城市房产档案管理工作的服务质量［J］.华章，2011.35.

［2］包培军.如何建立房产档案管理新模式———以浙江省舟山市为例［J］.中国房地产，2010.12.

［3］张翠文.关于推动房产档案管理数字化的思考［J］.山东档案，2010.4.

［4］刘晓新.浅谈房产档案管理中的计算机应用［J］.现代经济信息，2010.12

作者:王春莲 单位:同江市房地产管理局