事业单位档案管理创新浅论

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摘要：事业单位档案是保存政府信息的重要载体，研究事业单位档案管理创新具有重要意义。本文在查阅相关文献资料的基础上，总结了事业单位档案管理的内涵，调查分析了事业单位档案管理工作现状，发现当前事业单位档案管理存在管理制度不健全、档案管理人员结构不合理、档案管理信息化建设不足等问题，提出应更新档案管理观念，引进高素质专业人才，提高档案管理技术利用率等有效方法，为事业单位档案管理提供借鉴。

关键词：事业单位；档案管理；管理理念

档案是构成民族记忆的重要信息资源，档案管理担负传承文明的历史重任。事业单位是我国事业集中部门，档案管理是事业单位历史材料的记录，具有重要意义。

一、事业单位档案管理概述

事业单位档案记录民众相关信息，事业单位档案管理是对档案提供利用服务的工作，档案管理水平要适应社会的需求。事业单位档案是记录国家科教文卫等事业各方面资料，涉及到国家安全信息，如果档案文献资源泄露会形成严重危害，因此，事业单位档案管理具有很高机密性。事业单位档案管理工作是各项工作的重要环节，是衡量单位工作业绩的重要尺度。档案工作可以作为制定未来发展方向的资料。加强档案管理工作有利于单位领导掌握工作开展情况，为上级领导决策提供依据。随着社会的发展，档案管理信息化成为事业单位档案管理的趋势。未来档案信息化设备设施等方面需要提升。要根据事业单位实际需求定期更新设施，实现新型设备设施智能化；要根据使用管理系统档案工作人员要求改善优化，为信息技术提升做好准备；要重新调整传统形式组织结构等，推进档案信息化建设发展。

二、事业单位档案管理工作现状及存在的问题

当前事业单位档案管理存在许多问题，影响事业单位的健康发展。事业单位档案管理主要问题体现在档案管理制度不健全，档案管理人员结构不合理，档案管理信息化建设不足等。事业单位档案管理需要高层次专业技术人员，对档案管理人员提出专业要求，档案管理人员要具有档案管理知识。目前事业单位档案管理人员学历层次较低。事业单位已经通过优惠政策引进人才，但效果不明显。随着事业单位的发展，档案工作需要具备计算机等多领域知识复合型人才，当前事业单位专业集中于档案学等学科，当前事业单位档案管理工作中，计算机背景工作人员较少。由于档案部门未引入高科技管理人才，导致档案信息化建设缺乏人才支持。当前事业单位档案管理数据存在较多错误，由于部分单位为应对检查临时录入数据，管理人员难以快速完成机读目录校对工作。重要原因是缺乏专业计算机技术人才，事业单位档案管理人员专业素质低下，导致信息化管理中出现较多错误数据。当前事业单位档案管理信息化建设问题表现为对信息管理重视不足，缺乏保障信息内容的安全。当前事业单位对档案信息化管理重视不足，间接影响事业单位档案管理建设，导致信息化基础业务建设薄弱，影响事业单位档案工作的发展。当前事业单位档案管理中面临安全事故不断增加，有些档案文件涉及内容不能公开，很多内容涉及国家经济政治等方面保密信息，档案管理中要避免发生泄漏事件。人们往往忽视当纳管理的安全性，某些档案人员会泄漏档案信息。如档案人员对档案编号忘记对计算机安全处理，为档案管理安全性带来很大隐患。一些保密档案具有泄密危险，如借阅等审批流程不完善，档案安全性存在严重隐患。新公共服务理论认为应将公民利益作为业务工作目标，事业单位日常工作面向民众，档案管理制度制定应考虑民众因素。目前事业单位档案管理制度制定等封闭，档案管理制度陈旧化表现为局限于平常事务性规定，面向对象为单位内部人员，未考虑民众对档案资源的需求；当前事业单位对档案管理工作对一些数据等保存开发不能为单位产生效益，某些单位档案人员对档案管理缺乏重视。档案人员工作中存在消极懈怠思想，导致档案管理制度无法落实。事业单位专职人员专业性有待提高，我国事业单位档案人员年龄结构不合理，有些工作人员能对计算机使用停留于简单办公软件操作，由于受传统认知影响，对档案管理认知简单化。对档案管理专业性认识不足，行政单位档案管理部门未进行集中培训，导致档案管理人员难以适应档案部门的要求。当前事业单位档案资源利用率低表现为档案管理技术只能提供一对一服务，为使用者带来很大不便。随着信息技术的发展，档案资源替代品增多，由于档案文献较多，查阅难度加大。人们通过互联网技术在网页寻找相应资源。在现代信息社会下，事业单位档案资源利用率低，不利于档案管理的发展。档案管理目的是对复杂档案进行分类整理，需要借助各种信息技术进行精细化管理，当前事业单位档案资源利用率较低，不符合新公共服务理念服务民众的要求。资金是事业单位档案管理建设的保障，事业单位档案信息化管理不同于传统档案管理，档案管理信息化建设需要电子网络基础设备，高端电子通讯设备为档案管理数据等提供保障。但高端通讯设备价格昂贵，政府在资金投入方面存在不足，大部分政府将资金投入推动经济发展项目中，档案管理不具备产生经济效益价值，对档案管理信息化建设投资较少。

三、事业单位档案管理创新的具体方法

事业单位档案管理是各项工作的基础保障，当前事业单位档案管理存在许多问题，影响事业单位的持续健康发展。加强事业单位档案管理创新，要坚持规范与灵活统一，动态与静态结合，职责与权益兼顾等原则。通过建立健全档案管理制度，加强档案保密工作，加快推进档案管理信息化建设等措施，提升档案管理水平，更好地促进事业单位发展。事业单位档案工作制度要按照国家标准执行，由于不同事业单位具有不同规模，档案管理方式要求不同，事业单位档案部门要不断探索总结，建立符合单位实际的规章制度体系。规章制度制定中要明确领导干部的职责权限，如档案部门分管领导负责档案管理任务制定，要着重保护工作人员合法权益，否则会影响工作人员的工作热情。建立事业单位档案管理制度要坚持职责与权益兼顾原则。制度建设首要思想是按照部门特点探索制定系统档案制度，检验制度的合理性关键是制度执行情况。事业单位档案管理中要关注制度的执行情况，使制度更加规范化。事业单位发展需要制度保障。随着时代的发展，事业单位制度要适应工作的需求。当前事业单位走向国际化，要积极学习先进档案管理办法，完善现有档案管理制度。建立档案管理制度要求坚持制度约束双向性，体现合理性与科学性。制度必须具有可操作性，更好地发挥制度的指导作用。建立档案管理制度要符合单位特点，领导行为直接影响制度的执行，职工是制度的主要约束对象。档案部门是制定档案制度的主管部门，在制度执行中要做到赏罚分明。各级事业单位要提高对档案管理的重视，建立档案管理工作领导机构，结合单位档案工作实际，对档案工作实行考核。通过等级升降实施动态管理，建立完善质量管理体系。各单位研究制定当纳各项工作质量评价标准，推进档案工作制度化建设。事业单位要通过定期宣传，提高对档案工作的重视度。要求单位建立过硬的领导班子，建立适合单位实际的考核机制，通过级别升降实行动态管理，推动档案管理工作规范化发展。随着现代科技的发展，档案管理实行信息化管理是社会对档案管理工作的要求。延长档案使用寿命，是档案管理创新的主要目的。档案管理现代化是档案服务事业单位制度改革的需要，要使档案发挥作用表现利用先进科技手段，提高档案工作效率。各级事业单位要提高信息管理时效性，对档案实行计算机辅助管理，利用现代设备将档案资料整理深入计算机，实现档案纸质与数据格式并存。利用网络技术进行档案管理创新，向社会提供优质高效档案信息服务。提高档案工作效率质量。在库房选址等方面遵照国家有关规定，库房与阅览室分开，库房管理要指定专人负责看管。培训库房管理人员正确区分保管档案，确保档案安全。

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作者:包莉 单位:大庆市杜尔伯特蒙古族自治县经济贸易合作服务中心