公路工程档案管理探讨论文

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摘要:就对工程档案整理方面的认识,些根据档案归档要求,结合目前的公路工程档案现状,谈一些在工程档案管理方面的看法。

关键词:公路工程;档案管理;验收;项目

公路工程建设档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映,这些技术档案资料,对工程质量的监督及今后的道路规划、维修及改扩建具有重要的意义。

1档案专项验收中存在的问题

工程质量验收签证原始资料不齐全,有用复印件替代原件现象,且在复印件上未能体现出原文出处;竣工图文件编制不够规范,变更部分没有充分体现,不能真正反映竣工后的工程实际情况;施工原始签证资料的格式、填写不规范,内容有失真现象;资料的跟踪收集不及时,竣工资料编制时间长、效率低、费用高;文件分类及编制规则不统一;工程资料检查手段落后、工作强度大、检索效率低。

2问题存在的主要原因

(1)工程档案资料的管理没有形成制度。工程实施过程中,施工队伍和内业资料管理人员更换频繁,工程资料的交接制度不完善,有人走档案走、人走档案丢的现象出现,资料整理困难。

(2)工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉,各单位平时的档案管理基本上沿用了文书档案管理的方式,内业资料整理过程中的重复返工现象时有出现。

(3)缺乏高科技的信息化技术手段对工程资料进行管理、利用和编制竣工资料。

除此之外,各单位的管理水平,也是决定内业资料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外业的管理一样,都是工程建设管理的重要组成部分,在工程外业一开始就应严格按照竣工验收办法的要求收集资料、编排目录、编制档号,做到“边整理、边归档”,达到工程完成竣工文件即编制完成的目的。

3提高公路建设项目档案管理工作的途径和方法

3.1加强制度建设,规范档案管理

加强工程档案制度建设是使档案工作迈向科学化、规范化的关键,在档案管理工作中要形成一种制度。

(1)加强过程控制。坚持建路与建档同步发展,抓档案质量的关键阶段应当在档案形成过程,而非事后。公路工程档案是公路建设中各个环节的真实记录,是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。工程档案管理应与工程建设同步,在工程建设过程中进行过程管理,建立健全的项目档案,从项目筹划到工程验收各环节,都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档,杜绝工程结束后“补档案”的不当行为发生。

(2)加强档案的合同管理。公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时,建议在工程合同中订立档案管理条款,明确公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷要求。

(3)工程项目负责人必须把项目档案管理纳入其职责范围、工作计划和工作程序中。要明确工程项目负责人为项目档案主要责任人,对工程项目进行集中统一管理,保证工程项目档案系统的完整、真实和安全适用。

(4)工程档案不能单独依靠档案管理部门去管理,可以建立全方位的工程档案检查、监督、技术咨询、指导管理体系。每个项目可成立由业主、监理、档案管理人组成的督导小组,担负对工程档案工作制度的学习、宣传及监督、检查、指导工作,并由具体的质量保证部门负责协调督办。

a(5)工程档案资料的收集整理工作列入工程参建各方工作实绩的考核项目。定期检查评比,优胜者给予奖励,建议设立工程档案专项验收保证金,将竣工档案的编制工作与计量支付和质量保证金结合起来,可规定如不通过工程档案专项验收或不能及时完成档案的整理归档,不予结算或扣一定金额的质量保证金,以此保证竣工档案及时、顺利地通过验收。

3.2重视档案人才的培养,努力提高公路建设档案人员的素质,一方面要加强档案管理新知识、新技术运用的教育,档案人员以学习并贯彻执行现行《细则》为契机,使档案工作者在档案的收集、整理、组卷、编目、分类、排列、归档范围及档号编制等方面的业务知识更加精深;另一方面要用现代化的知识和管理手段来武装档案工作者,尤其是要加强档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理方面知识和技能的培养,使档案的管理更加科学化、规范化。为此,对现有的档案人员,可以通过进修、培训、参观学习,与其他单位开展交流等方式,不断拓宽其知识面,增强业务能力。

3.3加速推进工程档案信息化管理,早日实现文档一体化传统的工程档案管理是基于人工的管理过程,管理效率低下,档案检索、查找和利用十分不便,在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力,编制周期长、出错率高,编制完成的工程档案基本上只有纸文档,无法提供作为信息化基础的电子文档资料,很多的资料、档案都成了“死”资料“、死”档案,这就要求我们要紧跟时展,尽快采用信息化技术,确保具有保存价值的电子文件(档案)信息,真实、完整、安全地保存在档案管理部门,我们工程档案人员下一步要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面探索新的应用模式,早日使我们的工程档案实现文档一体化,充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神,为查阅者提供方便、快捷的服务。超级秘书网

3.4重视项目档案的开发利用,加强重点项目档案的编研项目档案是本单位工程建设科技资源的优势所在,我们花费大量时间和心血积累的文件材料,实际上是积累项目建设的经验和技术。项目档案是否得到有效的选用,应作为衡量和检验项目档案管理水平和项目档案发挥作用大小的重要尺度。

4结束语

公路建设项目的档案管理,关键在于加强过程控制,坚持建路与建档同步发展;强化档案业务技术咨询服务;深入开展建设项目档案人员的岗位培训和继续教育,全面提高档案人员的整体素质;着力研究档案信息一体化管理;重视档案的开发利用,使得科技专业资料来源于实践,又应用于实践,为建设项目投产后运营、管理及今后的养护、维修提供可靠依据,更好地为后人服务。