档案管理实践

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即便就世界范围来看，档案馆事业都称得上是一项既有极其纵深的历史、又有无限广阔的发展空间的充满旺盛生命力的事业。对于

档案馆的性质和功能把握，人们似乎已成竹在胸，而有时又有些“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”的感觉。然而，对于这一问题

的认识，却无时不在地影响和制约着档案馆理论和实践的发展。笔者在深入档案馆进行实际调研，以及学习借鉴国内外有关档案馆的

著作、论文等的基础上，就档案馆的历史与现状、理论与技能中的重点问题作了较系统、全面富有创新的探讨。论文研究的主要内容

简述如下：

一、档案馆的属性和功能

档案馆的属性和功能是档案馆学乃至整个档案学基础理论中的重要内容。它虽然较为抽象和枯燥，但对其的认识与把握，又和对

档案馆收集、整理、鉴定、保管和利用等一系列具体、生动的问题的认识与把握息息相关。探究档案馆的属性和功能，既有理论意义

，又有实践意义。

（一）档案馆的属性

属性为事物所具有的性质和特点。本题分别就档案馆的一般属性、本质属性及多重性进行了分析。

笔者认为，社会性、服务性、文化性、政治性、行政性、知识性、教育性和学术性是档案馆的一般属性。一般属性虽然不能使档

案馆和其他社会机构完全区别开来，但对它的研究是认知档案馆本质属性的基础，而且也有助于档案馆工作走出单一天地，开阔视野

，广收并蓄，吸纳、借鉴社会上有相同禀性机构的科学理论和成功经验，取人之长，补己之短。

通过收集、管理和利用对本地区或国家具有长期和永久价值的档案，为当今和未来的社会各项事业提供服务，是档案馆的本质属

性。研究和正确把握档案馆的本质属性，有助于我们在档案馆工作中增强主动性和科学性，抓住主要矛盾，突出特点，发挥优势，更

好地履行职责。

由于档案馆是个复杂多样的事物，它也存在属性上的多重性。多重性体现在：收藏性和利用性统一、行政性和学术性并重、政治

性和文化性共存、开放性和封闭性结合、现实性和潜在性同在。分析、把握档案馆属性上的多重性，有利于提高我们辩证、全面地看

待档案馆工作。

（二）档案馆的功能

功能，即功效、能力，是事物在一定的环境或条件下产生的有利的作用。本题将档案馆的功能分为自然功能和社会功能并分别作

了阐述。

收集、管理和提供利用档案信息资源是档案馆的自然功能。它是由档案馆的基本属性决定的，其并跟随社会的发展变化而发生质

的变化。正确把握档案馆的自然功能，有助于我们在档案馆工作中坚持有所为，有所不为。

档案馆的社会功能与自然功能是相互连结、不可分离的。自然功能是社会功能的基础和前提，社会功能是自然功能的延伸和在一

定社会环境下的外在实现形式。笔者认为现代档案馆的社会功能主要包括：保存人类文化遗产功能、维护历史真实面貌功能、资治襄

政功能、繁荣科研功能、发展经济功能、推进民主功能、社会教育功能和休闲消遣功能。正确认识档案馆的社会功能，有助于我们科

学把握档案馆的性质和工作原则，也有助于避免档案馆功能开发上的单打一，从而完整、全面地发挥出档案馆的作用。

二、我国封建社会档案工作的批判和借鉴

即便是从殷商时期的甲骨档案算起，我国的档案和档案工作也早已存在和发展了三千多年，而其中的两千多年又伴随了封建社会

制度的生与死。因此，研究当今中国的档案工作，是不能不探究我国封建档案工作的特征的。

（一）我国封建社会的历史特点

研究我国封建档案工作，当然要联系我国封建社会在经济、政治和文化方面的历史特点。本题首先论述了中国封建社会经济、政

治和文化的特点。

（二）我国封建社会的几种主要档案

在封建社会里，以帝王为首的统治者建立了庞大的官僚机构，为使其上下沟通，运转自如，必然在官僚机构内部设置一些辅助性

工作，文书工作和档案工作便应运而生。随着封建专制制度的加强，档案也从内容和成分上得到不断充实和发展，形成了几种与专制

制度密切相关的记注档案、谱牒档案、户籍档案、律法档案、甲历档案等。

（三）我国封建社会档案工作的历史特点

中国古代的档案工作可谓光彩照人，但由于封建档案工作是植根于封闭保守的小农经济和专制政治之中，统治者的长期钳制和社

会制度的严重影响，使得我国封建档案工作呈现出了御用性、封锁性。僵化性、垄断性等特点。

（四）我国封建社会档案工作的历史贡献

中国封建档案工作对于铸造中国古代的灿烂文明做出了历史性贡献，它本身又是中国古代文明的很有长期特色的组成部分。本题

提出中国封建社会档案工作的历史贡献主要有六方面：第一，最高统治者高度重视，档案工作由中枢机构直接统辖；第二，把档案的

搜求积累当作长治久安的大事；第三，中央档案库是皇家的重要建设；第四，以严酷的律法保护档案和档案工作；第五，档案管理讲

究章法；第六，档案利用备受重视。

三、档案馆文化论

文化的讨论从来就是古老而常新的话题。本题从分析文化概念入手，探讨了档案馆文化的定义及其分层把握问题。

（一）文化的定义及其系统结构

虽然文化没有固定的概念，但人们对文化已经有了比较一致的看法，这就是承认文化有广义与狭义两种理解。广义的文化是指人

类创造的一切物质产品和精神产品的总和。狭义的文化专指语言、文学、艺术及一切意识形态在内的精神产品。

当然，也有学者依人们在现实生活中的习惯，将文化确定为大、中、小三层含义。“大文化”涵盖人类物质财富、精神财富的总

和，是文化概念的哲学涵义；“中文化”多指精神层面，类似前面的狭义文化；“小文化”则是特指某些专业领域和部门，比如国家

文化部管辖的团体，这是一个行政操作性层面的概念。

文化本身是一个很复杂的系统，按各种文化现象之间的内在联系，其系统结构可以描述为五万面：第一，哲学是文化的核心、头

脑、精神支柱。第二，教育是文化的基础，是文化的再生产、扩大再生产的基础。第三，科学是文化的脊梁，是构成文化知识内容的

最坚实的支柱，同时又是文化发展的最强大的内在动力。第四，文艺是文化的血肉，文学艺术使文化有血有肉，具有生动丰满的形态

和内容及丰富的情感。第五，新闻出版、信息咨询事业和档案馆、图书馆、博物馆事业是文化这个有机整体的神经网络和大动脉。

（二）档案馆文化的定义

所谓档案馆文化，笔者认为实质上指的并不是档案馆馆藏和档案馆设施等物质实体，也主要不是指档案馆学理论方面的精神产品

，而主要是指包含在档案馆馆藏以及馆藏衍生品中的精神因素。档案馆文化消费属于发展文化消费。档案馆文化作用主要表现在三方

面：第一，档案馆文化是综合国力的组成部分；第二，档案馆文化服务经济建设大有可为；第三，档案馆文化可为社会发展提供精神

力量。

（三）档案馆“文化性”的分层次把握

笔者认为，借助“文化”对档案和档案馆所做的定义有些哲学的涵义，其重在说明档案属“人类社会历史实践过程中所创造的物

质财富”之外的“精神财富”。文化性所阐释的主要内容在于：档案馆馆藏是汇积起的国家“记忆”，是国家珍贵的历史文化财富，

是人类文明进步的阶梯。但同时我们也应该认识到，对于档案馆来说，这种定义虽然能够从大的背景下揭示事物的本质，却又是不能

完全替代行政操作性层面的概念的。对于行政操作性层面的档案馆，“文化性”之外，至少是不能不提“行政性”和“政治性”的。

否则，不能从容应对档案馆内外部的诸多矛盾冲突。

四、档案馆矛盾论

作为社会档案事业大系统中的一个子系统，档案馆不仅有纵深的历史，而且有广阔的发展空间，它同时又必须承受来自各方面的

正反作用，系统与环境、整体与部分、内部与外部、现实与未来……正是因为各种因素和矛盾的相互联系和相互作用才构成了档案馆

的存在与运动。

（一）档案馆的结构系统和构成要素

档案馆作为一个有机整体是社会档案事业大系统中的一个子系统，但其本身又是一个大系统，统领若干子系统，包括决策、控制

、指挥、教育、管理子系统，基础业务子系统，利用服务子系统，宣传外联子系统，技术服务子系统，后勤保障子系统。

共同构造档案馆这个大系统的各档案馆子系统又是由各要素构成的。笔者认为档案、档案馆管理者、档案馆利用者、档案馆建筑

和设备、档案学理论与方法、档案馆经费和时间是档案馆构成的基本要素。

（二）档案馆的诸多矛盾和矛盾的诸多方面

档案馆是诸多运动着的矛盾的统一体。这些矛盾体现在十六个方面，即档案分散形成和集中保管之间的矛盾，档案个人、单位收

藏和国家档案馆收藏之间的矛盾，保持档案历史原貌和档案系统化整理之间的矛盾，传统档案载体材料和新型档案载体材料之间的矛

盾，档案数量的急剧增长和档案必须精炼之间的矛盾，档案收藏和档案利用之间的矛盾，传统档案利用方式和开拓档案利用新方式之

间的矛盾，学术性利用和行政性利用之间的矛盾，档案馆内部档案史料编研和社会利用档案之间的矛盾，开放档案和档案保密之间的

矛盾，扩大档案利用和档案利用收费之间的矛盾，档案资源社会共享和档案资源部门占有之间的矛盾，档案资源社会共享和知识产权

保护之间的矛盾，档案馆发展需求和社会档案意识相对薄弱之间的矛盾，社会档案意识和档案部门社会意识之间的矛盾，档案馆发展

需求和国家财力相对困难之间的矛盾。

上述矛盾并不是均衡地存在于档案馆活动之中的。在诸多矛盾中档案收藏和档案利用之间的矛盾是档案馆的主要矛盾。

五、档案收集工作中的换位思考和“情感”投入

藏品的珍贵、丰富与否，是决定国家档案馆“身价”和服务能力的要件，而藏品质量、数量又是受档案收集工作制约的。本题对

档案收集工作中存在的问题进行了分析，并提出了解决问题的对策。

（一）问题种种

社会主义国家的档案收集工作也有缺陷，西方国家的档案收集工作并不是没有值得我们借鉴的地方。当前，我国国家档案馆收集

工作的问题主要集中在三方面：第一，专门或部门档案馆纷纷建立，国家档案馆不再“一统天下”；第二，有的移交单位“离心离德

”，一个全宗的档案被人为地割裂分散；第三，国家档案馆对散存在个人手中档案的征集和对参与文物拍卖市场竞拍档案的控制软弱

无力，缺乏有效制约机制。

本题对上述问题的成因进行了分析，并从统筹规划、顾全大局、信息共享和加强法制等若干方面提出了对策。

（二）换位思考和“情感”投入

在国家档案馆档案收集、征集过程中，文件产生单位对立情绪的成因也有合理的成分。理解才能化解。首先，社会条件发生了很

大变化，20世纪90年代已大大有别于同世纪的50年代、60年代。其次，档案自身有许多需要改进的地方。为融洽档案交、接双方关系

，笔者提出五点设想：第一，广泛使用“收藏”一词，对档案移交、捐赠者大加褒扬；第二，政府财政要为国家档案馆安排一笔档案

征集资金，使其有能力获得企图拥有的对国家或地区有保存价值的历史档案；第三，档案利用收费切忌匆忙“出手”或急于“深化发

展”；第四，档案馆在开发利用档案中，要充分体现对档案形成者和原保管者的尊重与知识权益的保护，制止档案的无序流动和开发

；第五，顺应市场经济的形势，建立投入与贡献的利益平衡机制。

综上所述，当前我国国家档案馆的档案收集工作正处于一个艰难的阶段。社会主义制度在此领域的优越性远远没有发挥出来，建

国以来形成的一些制度在市场经济浪潮的冲击下又有所松弛，当然也出现了很多新情况、新问题、新矛盾。改善和加强国家档案馆的

档案收集工作，有档案法律法规的宣传、普及和严格执法问题，更有档案馆自身行为的规范和改进问题，法、理、情三者均不可偏废

，档案馆尤其要重视“情感”投入。

六、“藏”与“毁”是档案馆必须高度关注的棘手难题

馆藏的丰富与精炼，或干脆直截了当地说收藏与销毁，是档案馆诸矛盾中的重要一对。现代文件、档案洪水般的增长速度以及来

自经济发展或政府的压力（档案馆人、财、物需求在不断扩大，而政府投入相对不足）和档案馆必须具备应付突然事变能力、必须

具备快速检索取放档案能力的压力（档案馆抗拒天灾人祸和查取档案的灵敏度是与档案藏量成反比例关系的），都使得藏与毁的矛盾

在档案馆诸矛盾中愈发尖锐和突出起来。笔者从四方面对该问题进行了分析。

（一）现代档案正以“近似于工业化的速度激增”

无论看国内的情况，还是看国外的情况，现代档案数量在急剧增加，人们社会实践活动的繁富，计算机对文件的快速输出和复制

技术的使用等，是其中的重要原因。

（二）“档案员在某种意义上已经成为处置专家”

由于档案馆馆藏必须精练和现代档案急剧增加的矛盾日益突出，外国档案专家从多方面鼓呼。他们认为：现代文件的鉴定是档案

学中最重要和最敏感的问题之一，档案工作人员从某种意义上已经成为档案处置专家。

（三）档案馆馆藏过快增长和档案鉴定工作停滞与半停滞的诱因分析

本题从八个方面分析了当前我国档案鉴定工作停滞与半停滞有深刻的历史原因和现实原因，包括：第一，我国档案馆的现有档案

藏量与文明古国的地位不相称；第二，为战备而鉴定和“”中的错销使人心存余悸；第三，对“丰富馆藏”的片面理解和收集、

征集档案过多、过滥；第四，在收集工作方面，收集环节与整体工作缺乏协调，档案馆与档案室之间缺乏协调；第五，档案馆档案利

用工作中的急功近利；第六，有的档案形成部门在向档案馆甩包袱；第七，现有政策的负面影响和一大批新档案馆建成；第八，鉴定

工作的难度较大。

（四）关于加强档案馆鉴定工作对策的思考

受国内外档案鉴定理论的启发，也针对上述问题，笔者提出五方面对策，即第一，增强档案鉴定工作重要性和紧迫性的认识，在

馆藏数量与质量问题上树立科学辩证的观念；第二，加强理论研究，学习借鉴国外的经验；第三，加强收集、征集工作与档案馆整体

工作的协调，在档案进馆时间上不可操之过急；第四，成立机构，或安排人员专司其职；第五，为达到馆藏优化精炼的目的，各环节

“齐抓共管”。

七、以开放的姿态对待开放档案工作

因为档案馆利用状况是档案馆内外矛盾纵横交织的结果，甚至是社会文明程度的一个方面的折射。本题主要探讨了“如何看待世

界性的档案开放？档案开放是否可以无所休止？档案馆以何种姿态对待开放档案工作？”等问题。

（一）由来已久的世界性趋势

本题在追溯1789至1794年法国资产阶级革命以来档案馆开放档案的起源、发展后，分析了开放档案的实质。其实质主要体现在三

个方面：第一，是向封建特权的宣战。第二，档案利用由单一的官府行政利用扩展到历史研究等科学利用。第三，开放档案原则是公

民民主权利的体现。

（二）任何档案馆的档案都分开放与保密两部分

通过对开放档案理论和实践的考察，笔者认为：在世界范围内，绝对开放的档案馆是不存在的，任何国家档案馆档案的开放都是

部分的、有严格限制的。该开放的档案一定要开放，该保守的机密一定要保守。开放档案是为了维护国家和公众的利益，对有些档案

实施一定的利用限制同样是为了维护国家和公众的利益。这是一个成熟的档案馆的开放与保密观。

（三）以开放的姿态对待开放档案工作

笔者从五个方面探讨了如何以开放的姿态对待开放档案工作问题，即第一，增强开放档案的紧迫感和使命感；第二，档案馆要大

力宣传开放档案的目录；第三，以“平和”的面孔对待利用者；第四，以“开放”的“时间表”迎接利用者；第五，以强烈的遵法守

法意识对待利用者。

八、展览“是档案馆活动的一个很有生气的方面”

笔者认为，在我国，档案馆以举办档案展览为基础，以爱国主义、革命传统和基本国情为主题，多种形式、多种手段并举，面向

国民，尤其是针对青少年开展教育工作，是档案馆整体工作中的重要方面，档案馆应该将其看成与档案收集、整理、鉴定和保管等同

等重要的基本职责之一，应该将其建设成为档案资源开发利用中与咨询阅览、史料编研鼎足而立的工作。

（一）外国档案展览的理论和实践

外国一些国家的档案馆在开展社会教育工作方面表现出三个特点：起步早，规模大，且被社会广泛认可、接受；档案学理论研究

的关注热情高；理论系统、深入。

（二）档案馆的社会教育工作

开展社会教育工作，是党和政府在新的历史时期对档案馆工作提出的新要求；开展社会教育工作，是由档案的特点和档案馆的工

作性质决定的；开展社会教育工作，会整体带动档案馆工作。

（三）档案馆社会教育工作的基本方式、方法

突出本馆特色，抓基本展览；配合形势需要，抓专题展览；抓住青少年的兴趣特点，举办形式多样的活动；多方合作，发挥群体

优势；将展览搬出档案馆，巡回展出；利用大众媒介，扩大教育活动覆盖面。

（四）开展档案馆社会教育工作的软硬环境

建立机构，培训人员，增加投入，改善环境；改变档案馆传统的作息时间；树立强烈的竞争意识。

九、经费·工作人员·档案意识

笔者认为，经费、工作人员及社会的档案意识是档案馆生存和发展的基础。本题对这三个问题进行了阐述。

（一）经费

首先从建筑和设备、日常业务经费两方面分析社会对档案馆投资不足的状况和原因。其次阐明政府是档案馆投资的主体。因为档

案馆的责任是为社会保存记忆，社会的责任是为档案馆提供生存和发展的物质条件。再者从理论和实践两方面说明无偿服务是档案馆

主要的和基本的服务方式。最后顺应改革潮流，主张探索“一馆两制”之路，发展档案馆产业。

（二）工作人员

档案馆员是档案馆事业的灵魂，由于事业的专业性和学术性，档案馆要多培养专家型人才，并具体阐述了培养专家型人才的途径

。档案馆为留住人才、深化工作，要多营造研究氛围，并具体分析了其方法。

（三）档案意识

为谋求档案事业的更大发展，我们必须高度重视社会档案意识的培养与提高。社会档案意识的培养要注意从加强档案宣传和最大

限度地发挥档案作用两方面着力。抓机遇——趁势而上，说档案——因事而发，抓重点——主攻媒体，是档案和档案馆作用宣传的具

体方法。仅有档案和档案馆作用的宣传是不够的，档案馆档案具体内容和利用方法的宣传需引起高度重视。

十、走向新世纪——影响档案馆未来的几个重要问题的思考

（一）资源共享与档案馆

资源共享是20世纪80年代中后期以来我国文献情报界学习外国先进观念和经验所致力追求的目标。信息共享思想下的档案馆收集

工作要有整体观念，反对条块分割、各自为政和盲目追求小而全、大而全，最终依靠规划协调、分工合作，建立起合理、有序、科学

、经济的馆藏体系；档案馆利用工作要有协作精神，联合起来，资源共享，最大化地发挥出档案的作用。

（二）高新技术与档案馆

借助“信息高速公路”，实现计算机联网，对档案馆有重要意义，为此，要更加尊重档案科学理论，更加重视标准化和规范化，

更加重视馆藏优化和特色，更加重视馆藏机密保守工作。

新型信息载体材料和电子文件对档案馆的冲击是：由于在相当长的时间内，纸质介质和磁性介质两种载体、纸质文件和机读文件

两种文件将要并存，档案馆的存贮空间将更加狭小；对新型信息载体材料和电子文件法律上的承认将不可阻挡。

（三）知识经济与档案馆

知识经济时代的来临，为认识档案和档案工作的重要意义提供了新的支点，档案从业人员的素质愈显重要，需加快档案工作现代

化和改革的步伐。

（四）休闲日增与档案馆

休闲日增带动了文化需求的攀升，也为档案馆带来了新的机遇和要求，主要是：休闲日增将促进档案利用进一步繁荣，对档案收

集、征集工作提出了新的要求，档案馆开放时间要向“休闲”靠近。