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众所周知,档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来,档案界又
有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的研究情况作一简要述评。
一、原始记录性
吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出,“档案是历史的原始记录,或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”,“档案在与
其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性,就是原始记录性”①。
应该说,这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑:其一,如果原始性是档案的本质属性,那么“原始记录
就是原件,具体地说就是原稿。如果这样的话,那么档案就是原稿,一切非原稿以外的记录,因为不是原始记录,就不能算是档案了
。而事实上在为数众多的档案中,不一定都是原稿,还包括根据原稿而形成的打印件”。其二,“原始记录,当包括文物和图书手稿
,即文物和图书手稿,它们也具有原始记录性”,因而“原始记录性是三者的共性,而不是档案所特有的本质属性。”②
笔者认为,上述质疑是值得探讨的。其一,我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说,文件的原稿的确是原始记录,
但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据,打印件是机关处理事务的依据,两者是一个完整的有机整体。因此,打印
件也属于原始记录则是无疑的。其二,不可否认,图书手稿是档案,有的文物也是档案,但我们不能因此而否定原始记录性是档案的
本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据,但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然,“档案
是人们处理事务过程中遗留下来的副产品,它是人们进行社会实践活动附带的产物,或者说它是自然形成的,而不是纯粹人为的结果
。”③当然,有的原始记录既是文物也是档案,“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法
》第十二条规定,“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的,可以按照法律和行政法规的规定,由上述单
位自行管理”。可见,同样是原始记录,并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。
也许有人会说,既然原始记录性是档案的本质属性,那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确,由于“文件与档案记录的内容相
同”、“文件与档案的物质形态相同”,因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质
属性。”⑤所以,文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是,有人据此认为,既然文件与档案本质属性相同,那么“文件与
档案属于同一概念”⑥。其实,这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物,是由于两者的载体与内
容完全相同,这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下,次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同
一事物的发展呈现出阶段性。所以说,文件与档案是同一事物,但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶
段的两个名称,也就说明了这一点。
二、客观记录的归档保存性
查启森同志对原始记录性提出质疑,并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”,“构成档案的根本条件,是归档保存
。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序,也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的,因为档案保管机构保存下来
的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于,归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档,相对
于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外,还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记
录的归档保存界定为档案的本质属性,那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。
若此,档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此,张辑哲同志指出,“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情
况是,无论是否集中保存,档案就是档案,非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠
妥的。
三、信息性
随着信息这一概念被社会所接受,档案是一种信息的认识也被档案界所认同,于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。
当然,从信息角度看,档案所记录的内容无疑是信息。但是,图书、情报所记录的内容也是信息。可见,信息性是档案、图书、情报
的共同属性,因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为,档案是其原始内容和原始载体的统一体;档案信息仅
指档案内容而不包含载体,也不强调内容的原始性,……根据信息论的描述,信息不是物质,只是信息的存贮、传递必须借助于物质
载体,而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务,没有其他特定的要求,比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出,
“由于信息这一概念外延极大,因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认
识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的,甚至可以说是毫无意义的。”⑾
应该说,档案虽然是一种信息,但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性
、可分享性外,还具有自己的特点:它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息,从记录方式来
看,社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分,而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别,档案、文件则原生的社会信息
,而图书、情报则属于派生的社会信息。因此,泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。
四、非现行性
傅荣校同志认为,“档案的本质属性——非现行性,不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的,而且文件由于其功能——作为
实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿
很显然,这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同,将文件划分为现行文件、半现行
文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念,于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种,且
认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀
认为,档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务
时经常需要用到,因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为
文件具有现行的效用,档案是办理完毕的文件。可见,我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国,文件只要
从手续上或程序上办理完毕,就可以看作档案,一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国
自己的特色的。宗培岭等同志明确指出,“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的,用西方档案学理论体系中的文件生命周期
理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为,由此而认定档案的本质属
性是非现行性也是不妥善的。
综上所述,原始记录性是档案的本质属性,其他几种对档案本质属性的认识,或有失偏颇,或有所欠缺,都存在着不足。
注释:
①③吴宝康主编《档案学概论》,中国人民大学出版社1988年版,第40、41页。
②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》,《图书情报知识》1994年第2期。
④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》,档案出版社1995年版,第9~10、7、27页。
⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》,中国人民大学出版社1995年版,第28页。
⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》,《档案学研究》1995年第4期。
⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》,《山西档案》1996年第1期。
⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》,《浙江档案》1996年第9期。
⑿⒀傅荣校《文件生命周期理论研究(之四)——理论研究意义(Ⅰ)》,《档案》1994年第5期。
⒁⒂丁文进等编译《档案术语词典》,档案出版社1988年版,第28、68页。
⒃宗培岭、谭争培《档案概念以“非现行性”为基础是合理的——与何嘉荪同志商榷》,《档案学通讯》1997年第1期。