情感管理运用于图书馆管理
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论文摘要:在现代科学技术手段日益增多、信息竞争环境错综复杂的今天,单靠管理者个人的智慧已无法保证图书馆决策的成功和管理的有效,要在信息竞争中始终立于不败之地必须依靠集体智慧和团队精神。塑造团队精神,既需要硬性的制度管理,更需要软性的情感管理。如果说制度管理是为图书馆的日常运行提供“游戏规则”,那么情感管理则是为图书馆活力绽放提供了“催化剂”。
制度管理,主要指文件化、数量化的各项制度,包括工作流程、操作规范以及流通、阅览、人力资源等方面的管理制度等。制定这些制度的目的,主要是保障日常管理服务工作的规范性和内部竞争环境的公平性。
情感管理,主要指把图书馆员视做大家庭中的一员,对馆员在工作中遇到的困难和差异化的需求给予人性的呵护和关心,提高馆员的工作满意度和对工作团队乃至整个图书馆的认同感。
“变是惟一的不变”是我们所处的这个信息时代的特征。在社会经济、文化环境大幅跃进、图书馆使用现代科学技术手段日益增多、信息竞争环境错综复杂的今天,单靠管理者个人的智慧已无法保证图书馆决策的成功和管理的有效,要在信息竞争中始终立于不败之地必须依靠集体智慧和团队精神。
塑造团队精神,我们的图书馆既需要硬性的制度管理,更需要软性的情感管理。如果说制度管理是为图书馆的日常运行提供“游戏规则”,那么情感管理则是为图书馆活力绽放提供了“催化剂”。
一、“图书馆宪法”与情感管理的“呵护”
制度管理具有权威性,一经通过和颁布,就成了对图书馆内部馆员具有硬性约束力的“图书馆宪法”,轻易不会变更;情感管理则属于软性管理,图书馆各层管理者通过对下属馆员情感变化的细微体察,对馆员在工作中遇到的困难和差异化的发展需求给予人性化的呵护和关心,营造一个齐心协力、共求发展的和谐工作环境。
制度管理与情感管理的关系应该是互相补充而不是相互排斥的,它们如同图书馆管理的两只手,相辅相成。其中制度管理是前提和基础,情感管理的运用必须在制度规范的框架内,以不侵犯制度的严肃性和权威性为前提;而制度的制定,也必须充分考虑图书馆中“人性化”的因素,应当从馆员个体权益与图书馆整体权益两者的角度来设计。在图书馆的管理工作中,制度管理与情感管理的运用应该体现在不同层次上,制度管理主要用来约束和规范馆员日常的工作行为;情感管理主要用来体现图书馆的人文关怀、激发工作团队的活力,促进制度更好地发挥作用。
二、情感管理应与制度轻度纠缠
情感管理不是江湖文化、哥们意气,更不是家长里短。因此,情感管理必须建立在维护制度尊严、有助于图书馆绩效提高的基础上。从另一个角度说,情感管理也需要制度化。
(一)职业是一种境界
目标是馆员个人追求的一种价值境界,它表现为个人的理想和愿望。如果图书馆能够引导馆员的个人目标同图书馆发展的方向一致进行,馆员在实现自我目标的同时,也促进了图书馆整体目标的实现,这是,馆员就会产生积极的工作情绪,反之,就会带来不好的工作状态。因此,根据不同岗位、不同专业、不同个人,设立具有挑战性的工作目标,同时在图书馆内部建立起结构合理的多通道职业发展体系,是馆员能够明确短期的工作目标,建立起长期的发展预期,将有利于馆员个人发展目标与图书馆发展目标的统一,更有利于激发馆员积极的工作情绪。
(二)各级管理者不要吝啬自己的耳朵
从根本上来说,工作中产生的很多情感管理问题是由于缺乏对馆员的基本尊重、对馆员的存在视而不见所引发的。马斯洛的需求层次理论指出,每个人都有生理、安全、社会、尊重、自我实现五个层次的需求,受到尊重属于较高层次的需求,对于管理知识的图书馆馆员而言更是如此。建立馆员参与机制,让馆员参与管理、贡献智慧,是尊重馆员的根本体现。支持这一机制运行的具体形式可以是多种多样的,如上下级定期的双向沟通、与图书馆高级管理者的恳谈会、图书馆各相关部门程序化的互访、馆长信箱、馆员投诉热线、在内部刊物或板报上开辟的相关专栏与论坛等。要使这一机制真正发挥作用,一方面要将各种具体形式统筹安排、合理搭配,并设专人负责,以确保沟通渠道的便捷性与畅通性;另一方面,也是更为重要的是管理层要认真、谦逊地倾听,及时提供反馈。只有当馆员能够直言不讳、畅所欲言,并且确信自己的建议或意见真正会产生效果时,才会将时间与精力投入其中。而且,图书馆可以设立专项的管理参与奖、最佳建议奖等,对图书馆发展与建设有价值的建议或意见提供一定的奖励,激励馆员参与管理与创新的行为。这些建议或意见可以涉及图书馆宏观管理方面的,也可以是具体技术工作细节的改进方法或节约办法。
(三)起到“保姆”与“情感日志”的双保险作用
情感管理要求每一个基层管理者,既能够承担好“保姆”的职能,为馆员提供必要的工作支持,创造良好的工作环境;又能够担负起“母亲”的职能,通过日常工作接触中的情感关心与关注,及时排解影响工作的不良情绪,从而使馆员能够始终充满激情地投入工作。因此,情感管理实际上必须从细微入手、从日常做起。对于一些情商要求较高的岗位,如财务管理、安全检查等,应建立馆员情感管理日志,用简明的形式,记载馆员每天的情绪状态,对情绪过于兴奋或忧郁的馆员应予以特别关注,及时消除由于情绪反常给工作带来的不利影响。
(四)与“非正式”沟通联姻
行为科学的研究表明,人们之间亲密无间的融洽关系的建立,往往不是在正式的工作交往中,而是在工作时间之外的一些非正式的交往中。如果图书馆不仅仅只是为馆员提供工作联系的渠道,还能够搭建形成社会关系纽带的平台,将有助于馆员之间情感的交流、增强彼此的相互信任,反过来促进工作中的协作,起到间接提高工作绩效的作用。因此,图书馆应鼓励具有相同或相近专业背景、技术专长、兴趣爱好的馆员组织的发展。
(五)家庭不只在8小时以外
图书馆在制度设计时应充分考虑工作时间以外的情感影响因素。传统的图书馆管理,主要局限于馆员在图书馆工作时间内的行为管理,但是这种管理的局限性在于没有认识到馆员不仅是一个“工作人”,还是一个“社会人”,八小时之外的情感问题也在很大程度上会影响着的工作情绪与工作状态。
三、图书馆各级领导是海水也是火焰
哈佛商学院教授利文斯顿的一项研究表明,在人员管理方面没有什么秘诀,上级对下属的热情和兴趣是管理成功的主要因素;沮丧、低期望值以及缺乏高级管理人员参与的管理,往往会使馆员的自尊心受到挫伤。尽管公平合理的报酬和个人发展机会是每个馆员都重视的,但馆员和上级关系的好坏常常影响馆员工作积极性的发挥。
因此,情感管理的有效与否,与各级管理者有着直接乃至决定性的关系。作为图书馆的管理者,应当好教练角色,善于给群体中每个人机会,委以重任并做好协调工作,这会使馆员在自我实现,完成任务的成就感方面得到满足和情绪的升华;作为图书馆,除了应建立“以人为本”的价值观、加强图书馆文化建设以外,应加强对图书馆管理者情感管理知识与技能的培训,只有首先提高管理者的情与情感管理的技能,才能有效发挥情感管理的作用,充分激发图书馆的活力。
