图书馆治理规划管理

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摘要本文论述了图书馆治理中规划的地位和作用,从国际经验回纳了图书馆治理的基本结构和要素,总结了我国图书馆应当鉴戒其法制化、重视过程、借助外部气力和重视评价与更新等特点。

关键词图书馆治理规划

随着我国正式成为世界贸易组织成员国,图书馆界面临一个向国际惯例靠拢,按规则办事的题目。中国图书馆行业在新世纪的发展同样要留意在治理上的国际“接轨”,不仅我们目前的治理离国际先进水平还有很大差距,而且“进世”以后,中国的社会组织结构会有调整,图书馆行业面临更大的治理挑战。就以数字化为例,图书馆实施数字化的过程,必然伴随着一个重大的治理创新,实践经验表明,图书馆数字化顺利实施的主要障碍不是技术落后而是治理的落后。要成功地施行重大治理改革创新,需要我们更深刻、更系统地理解一些更加基础的治理知识和国际经验。

1规划及其在治理中的地位

治理是个普遍适用于包括企业和非盈利机构在内各种组织的概念。实际上“治理”一词可能在不同的场合运用。在最高层可能指向治理层面,即组织的基本利益构架:如合伙制、公司制,非营利(部分或组织),机构内从属性质或是慈善机构等;在日常生活中“治理”更多的是指具体执行层面上的规章、项目治理和薪酬制度等。但是这还不够,在国外,“治理”概念还要指向组织的宏观层面,有时被称为经营治理,这里的经营主要是指规划、营销、机构设置、流程设计等。而我们现在最缺乏的是对经营层面上的知识和熟悉。

根据组织行为学和治理的实践,规划是治理者的首要任务。它包括确定目标、建立战略、制订计划以协调各项活动。尽管存在多达几十种治理工具,贝恩咨询公司对全球企业组织的调查发现,在1999年用得最多的还是战略规划(76%),使命和愿景描述(70%)和目标(69%)这三种。通过制订规划,治理层在变化的环境中更好地熟悉自己在社会上的地位和使命,聚焦于具体的奋斗目标,确定通过计划、项目来实现这些目标。这是任何组织进行规划的目的,图书馆也不例外。近年来战略规划的一个趋势就是从企业、私营部分向公共部分和非营利部分发展。规划研究专家以为:营利或非营利组织在规划的目标重点上当然有区别,但是就规划的结构而言,没有很大差别,倒是组织的规模大小影响更大,因此治理学的一般规划方法也应适用于图书馆。

在这里主要探讨图书馆经营治理中规划的应用。什么是图书馆规划?图书馆作为一个组织,其规划与一般组织并没有什么大的区别。它说明了组织的位置在哪里,想要做什么,以及如何往做到这样一些非常基本的题目。美国《罗德岛公共图书馆治理委员会手册》为图书馆规划作了如下说明:规划是为图书馆服务的未来所作的精心的、优先的预备方式。基于对社区的了解、社区的期看和资源,以及对社区未来需求的公道预期所做出的长期规划将能够使图书馆理事会和治理职员更好地履行提供有效和积极的图书馆服务的责任。因此可以说规划是图书馆为了面向未来,应付挑战的最重要的治理工具。

2图书馆规划的结构和要素

图书馆规划并没有固定的结构和要素。但是在同一系统、同一地区,国际图书馆界的治理当局往往会有一定的要求。这里先举几个例子。

1997年9月发表的《马塞诸瑟州1998-2002年图书馆服务与技术法》,它规定图书馆必须制订3—5年的长期规划,其最低限度必须包括:使命的描述、需求的描述、规划目标和具体目的、为实现目标和目的行动计划(至少是第一年的),其中需说明达到目的所需的活动,及其时间框架和其它可以衡量的指标、关于规划方法的简单叙述、治理委员会的批准,最后,每年10月要根据规划对下一年度作出更新。

威斯康星州公共事物指导部根据1998年7月生效的该州图书馆法修订版,提供了郡图书馆规划样本,其结构如下:

1)使命描述;2)背景;3)目前图书馆对本郡居民所提供的服务;4)当前图书馆对本郡居民提供服务的资金来源;5)规划目标和具体目的,假如你想省略目的,也可以是“目标和行动”:6)实施(这部分必须包括规划期内为实现目标所必须的所有行动);7)未来工作,包括规划的评估和更新;8)附件。

2001年3月19日完成年度更新的罗德岛州图书馆5年规划,其主要框架很有典型性。这份44页的报告首先进行环境扫描,以分析图书馆的需求,然后用一页来叙述图书馆的愿景,用5行文字提出图书馆的使命,接着是一个规划过程的叙述。规划的主体是方向、优先关注和项目,其中用表格详尽描述了各个具体计划及其预算。规划的最后具体提出了评价的要求和具体计划。

英国爱丁堡大学图书馆的四年规划题为《图书馆战略1999—2002》。该报告在格式上和美国图书馆界不完全一样,在引言部分包含了一段图书馆使命描述,接着是战略愿景,第三部分提出资金来源、服务、职员等8个方面的战略方向,并加以具体叙述,具体的指标列在附录里。

从这几个例子可以看出,图书馆的规划固然不完全一样,但明显地具有一些共性。大多数战略规划都包含使命和愿景描述,这是规划极其重要环节,而经常又被忽视,需要做一点说明。

使命描述是关于组织为什么存在基本理由的扼要说明,指出其主要服务功能和这些功能所针对的用户群完全认同。不少著名的公司都有简洁而广为人知的使命表述,例如沃尔玛公司称其使命为“让老百姓有机会买有钱人买的东西”,3M公司则是“用创新的方法解决不能解决的题目”等。从很多实例来看图书馆规划的使命描述没有固定的格式,从一句话到多段文字都有。例如芝加哥公共图书馆的使命描述为:“我们欢迎并支持所有人民享受阅读,寻求终身学习;我们一起努力工作通过图书、服务项目和其他资源公平地提供信息、思想和知识;我们相信自由地阅读、学习和发现”。

愿景描述是关于组织发展未来所期看远景的描述。在战略研究中经常进行情景描述,那是一种对于“假如这样,未来就会那样”的猜测,猜测的结果会是多种不同的情景,愿景是其中我们所希看的一种情景。

规划目标和具体目的规划目标是希看达到的终极结果,与愿景联系,通常无法测度,它一般在长期规划期间不会改变,甚至不一定能够完成实现;而具体目的是为达到终极结果所进行的具体的、近期的结果,它包括谁来做、如何做,什么条件和时间框架等。目的是可测度的,在规划期内可能改变。

3战略规划的研究和制订

战略规划作为规划的一种,更加注重长期性和远见性。据了解,国际图书馆界自1990年开始重视战略规划。当图书馆新开张或上一个全新项目时,当外部环境发生重大变化时,或当图书馆的治理结构发生重要变化时,都必须进行战略性的规划。由于战略规划是一种应对重大变化的规视理解变化这个环节,往往需要重新描述组织的使命和愿景,在很多情况下,正式规划前要进行战略的研究,会产生单独的报告。例如上世纪9

3战略规划的研究和制订0年代中期,国际图书馆界发起了“图书馆2000年”战略研究完成了很多有价值的报告,例如新加坡的《图书馆2000年报告》。近年来图书馆数字化的发展也促使图书馆界重新进行战略研究,例如美国国家研究理事会为国会图书馆所作的战略研究“国会图书馆的数字化战略”。

为深刻熟悉变化中的组织发展环境,一般还要利用一些特殊工具,常用的有环境监测、竞争分析、SWOT分析和猜测等。它们主要是帮助治理者更好地理解所处的环境和地位,以便正确地制订战略。这些工具和方法都有大量专著和论文先容,在此不再赘述。

4国际图书馆界规划实践对我们的启示

规划对中国图书馆界来说并不陌生。我们曾经处在计划经济时代,制订计划是政府的常规工作之一。改革开放以来,根据文化部的要求,也为图书馆事业的发展制订过各种计划和规划。近年来图书馆界为了自身的需要也开始制订战略规划。图书馆进行规划往往是为了数字化建设或新馆建设,还没有普遍成为发展的必要手段。但从公然发表的少数规划全文来看,有的在结构上已经接近国外的样式。

但是中外图书馆规划是有一些区别的。有些差别与不同国情有关,不存在好坏题目。一位欧洲的图书馆资深馆员以为,规划方面,美国比较注重样式的同一,而欧洲则不太留意形式,因此图书馆规划不存在必须模仿的样版。但是研究、学习和鉴戒国外图书馆的规划还是有重要价值的。由于缺乏现代化治理知识,我国图书馆界目前还没有充分熟悉到市场经济下现代治理的理论和方法同样适用于公益性的图书馆,一般对规划的意义熟悉不足,即使制订了规划,也如同写一个平常的工作总结加明年打算,一般事先不做研究,也未必将其作为图书馆发展和治理的轴心;而在理论基础、方法和工具方面,差距则更大。初步来看,国外图书馆规划有以下一些特点是国内所缺乏的,值得我们重视和鉴戒:

(1)重视规划的法律依据。几乎所有美国各舆图书馆规划都有其法律依据的说明,有的在首页或某个部分突出这个法律的标记。有的地方甚至在程序上要求依法行事,美国马省公共图书馆图书馆服务与技术法就规定图书馆规划制订必须依照小型图书馆规划程序(SLPP)或公共图书馆法。这表明规划的制订不是图书馆愿意不愿意的事情,而是社会的强制性要求。

(2)重视过程甚于重视结果。国外图书馆相当重视规划程序,很多规划文本包含了程序的说明,完整的规划几乎都具体列出各个层面的参与者,即编制、评论和审核批准的小组或委员会成员名单,有的还把讨论的具体记录作为规划的附件。正如规划专家所言,“规划的最大益处不是其产生的一套文件,而是过程本身”。为规划而进行的环境和资源分析能够使规划者更好地熟悉图书馆发展的内外条件及其变化;形成正确的目标和项目也必然是领导层和职工上下同一思想,形成共叫的过程。这个过程循序进行得顺利,将大大有利于规划的执行。在这里规划本身文字的完美或口号的雕琢已经是不重要了。

(3)业外人士参与规划。个别国外图书馆聘用外部咨询专家进行规划,更多的采用有外部人士参与规划小组的方法;而参加规划的讨论、审核和批准的尽大多数并非图书馆员。尤其是规划前期的战略研究,一般都是由外部专家进行。美国《国会图书馆的数字化战略》编写委员会16位成员中,仅三人是图书馆员(其中没有国会图书馆职员),其余是来自大学文理科,计算机、信息服务和出版等公司的专家。新加坡《图书馆2000年》报告的作者“图书馆2000评论委员会”由国家计算机治理局职员担任正副主席,22名成员中仅一人为国家图书馆行政负责人,另外一位是国立大学图书馆前馆长,其余均来自企业、政府和其他机构。

(4)重视规划执行的评价和更新。制订规划是为了执行。国外图书馆规划中的项目一般都有考核指标,规划中往往也规定评价的程序。有些还在规划中事先指定了评价组的成员,以便让他们在执行的全程进行监视。不少图书馆规划的法律或文件明确指出更新要求和周期,例如前面提到的《马塞诸瑟州1998—2002年图书馆服务与技术法》要求在每个财政年度的转换期10月份进行一次规划更新。这些要求反过来迫使规划在目标和项目上要十分具体,有很强的可操纵性。

5总结

分析这些特点,可以看出图书馆行业必须进行法制建设,一些重大的行为必须用法律规定加以规范,依法办理;就如现代企业必须厘定产权关系那样,从长远来看,图书馆也必须明确治理结构,树立“利益相关者”概念。用全社会税收投进进行的图书馆建设,当然应该有社会的代表(通过理事会等)加以监视