信息技术对公共管理影响

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内容提要：社会信息化是当代社会的一种大趋势，它正推动着公共行政现代化的进程。信息技术的发展对诸如行政人员、行政决策、行政组织、行政方法、行政公文、政府管理模式等公共行政要素和过程产生着深远的影响。

关键词：信息技术公共行政

在信息时代，信息技术是最基本和最为普遍的技术手段，在人类社会生活的每一个领域、每一个方面都必然会普遍应用着信息技术，公共行政的领域也不例外。当前，我们正处在公共行政信息技术化的起点，预测信息技术在公共行政中带来变革的合理形态，对于我们在公共行政领域中自觉接纳和应用信息技术是非常有意义的。一、信息技术对行政人员的影响

行政人员由于身处现代信息社会，不可避免地要受到信息技术发展的影响。具体表现为：

?体能的延伸与增强。借助于信息技术，如电信、机器办文办事、远程会议，打破了时空限制，行政人员可以看到、听到、触觉到以前无法感知的事物，可以完成以前体能无法完成的工作。

?开阔视野，提高判断、分析和解决问题的能力。信息技术的开发可使行政人员及时获得大量信息，有助于他们逻辑地、辩证地和系统地思考问题。互联网提供了获取信息的极大便利，使得行政人员“秀才不出门，而知天下事”、“运筹帷幄之中，决胜千里之外”成为可能。?时间和精力的节约。信息技术节约了原来靠人脑和文件处理信息所消耗的大量时间和精力。跨越时空，降低了信息传输的时间成本、人力成本。

?观念的更新。行政人员要适应信息时代的要求，就必须更新传统观念，树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、**观念、法治观念等现代化观念。

?激励行政人员的全面发展。信息技术的应用既对行政人员的知识和技能提出了更高的要求，又节约了行政人员的精力与时间。前者成为行政人员不断学习与培训的直接动力，后者则提供了可能与机会。信息技术带来的教育方式的更新（如网络学校）更为行政人员学习现代化的管理知识，掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。二、信息技术对行政决策的影响

行政决策是行政决策者为达到某一特定目标，对若干备选方案进行选择，以确定行动方案的过程。信息技术发展对行政决策的影响是围绕着提高行政决策的有效性和行政决策的效率展开的。

?对行政决策目标的影响。信息技术发展改变了人类生活的环境，为此对公共行政提出了新的要求。对于公共产品的提供者－－政府而言，一切应以公共产品的消费者的满意为决策的根本目标，决策过程的行政参与**公开就成为一种必然选择。随着各地政务公开活动的开展，群众对政府的满意度也相应提高。?削弱以至取消决策者与执行者之间的严格分界。在马克斯?韦伯所设计的科层制中，组织内部层层授权，下级对上级严格负责，“只有处在金字塔顶端的人才能掌握足够的信息而作出熟悉情况的决定。”[i]而信息技术的发展使每个人都能及时获得所需要的信息，在工作现场就可以作出必要的决策，无须事事先向上司汇报，再执行上司的决策，真正做到“将在外，君命有所不受”。正如约翰?奈斯比特在其《大趋势》一书中所描述的：“由于新科技发展给社会生活带来的多样性和时效性，中央政府的集中决策愈来愈缺乏效率，谁是总统再也无关紧要，因为实际的政治力量，即把事情处理好的能力，已从国会和总统的手中转移到州、市、镇和邻里手里。”[ii]

?改善行政决策者的有限理性。管理决策的基石是由西蒙提出的“有限理性”学说，而信息的不完备是影响人们进行理性判断和决策的直接原因之一。信息技术的发展可逐步实现在适当的时候、把适当的信息提供给适当的管理者，这样就改善了决策者的有限理性。网络化电子政府的实现，使得公共行政决策者可以在广泛了解决策所需信息的前提下进行决策，避免了靠经验决策和决策信息不完备导致的决策的盲目性现象，从而提高了行政决策的科学性和合理性。

?支持与强化行政决策过程。行政决策可分为程序化决策和非程序化决策两类。以计算机为基础的信息技术完成程序化工作的效率与功能是不言而喻的。在计算机尚处于实验室阶段时，美国10年一次的人口普查只能用制表机来处理普查数据，以至于在人口普查结束4年后，数据尚未处理完毕。第一台专门设计用于商业目的的计算机univac[iii]，就因总共服役7万多个小时并成功处理了美国人口普查局的人口普查数据而被载入电脑史册。这是计算机处理程序化决策的成功范例。而对于非程序化决策，信息技术也可以提供强有力的信息支持。1952年下半年，美国朝野都忙于为次年大选作准备。候选人分别是在二战中立下赫赫战功的62岁的艾森豪威尔将军和演说家阿德莱?史蒂文森，由于前者早已解甲归田，新闻界舆论对后者获胜的把握几乎一边倒。出于好奇，新闻界请出univac来做个预测。数据分析结果出乎人们的意料，电脑认为获胜者是艾森豪威尔将军，而且票数与史蒂文森相差悬殊。人们对此不以为然，因为univac依据的不过是5％的选票，根本不足为据。然而，大选结果却是艾森豪威尔将军大获全胜，且选票超过对手五、六倍。[iv]univac又一次证明了信息技术在非程序化决策中的强大作用。

三、信息技术对行政方法的影响

信息技术与行政方法密不可分。所有行政方法都要有相应的信息支持，而有些行政方法就是专门为保证信息流通而创立的。信息技术发展引起行政方法的创新主要通过以下途径：

?改善现有行政方法的信息基础和信息通讯手段。例如目前行之有效的网络规划技术，就运用了先进的信息技术予以支持，从而大大提高了行政管理效能。网络规划技术源于十九世纪末美国学者甘特发明的甘特图，后发展为横条图形计算法，这是一种较为简单的安排工序和时间的图表。后来随着科学技术的发展而不断改进成为网络规划技术。著名的美国阿波罗登月计划就因为使用了网络规划技术而使原定14年的计划提前5年实现。网络规划技术具有较高的科技含量，其工作程序的模型化建立就得益于计算机等信息技术的运用。

?创立全新的行政方法和行政措施。信息技术的发展使决策支持系统（dss）、电子会议系统（ems）、远距离控制、分布式工作的统一协调、动态网络计划成为可能。目前，我国政府上网工程就采用了一整套全新的管理方法，如人民银行网上支付、海关总署报关单和外汇联网的外汇核销系统、工商局红盾信息网提供企业数据库、国税总局增值税发票稽核系统和电子报税等。这些管理方法提高了行政效率，降低了行政成本。四、信息技术对行政组织的影响

传统的行政组织形式是科层组织结构。它的创立与发展不仅与素质较低的人员和平稳的管理环境相对应，而且也是受信息技术不发达制约的无奈选择。科层组织结构的最大优点是效率很高，其弊端在于对外界环境变化的适应能力较差，而且压抑组织成员自身的全面发展。社会经济环境的不断变化，使得科层组织的革新不可避免，而信息技术的发展为之提供了强有力的支持。

?中间管理层的缩减以至取消。中间管理层是信息通讯技术落后的产物，它的存在既减缓了信息传递的速度，又易造成信息的严重失真。这种失真的原因有多种，其中一个原因就是中间层次为了争功诿过而导演的“官出数字，数字出官”现象，这也是信息传递不畅的结果。现代信息技术将通过加强操作执行层与高层决策的直接沟通，逐步缩减以致最终取消中间管理层。?管理幅度增宽。信息技术使管理者和其下属可以随时了解对方的状态和意图，而且仅占用很少的精力和时间。所以一个管理者能够指导更多的下属人员，增宽管理幅度。这一趋势对于行政机构改革有一定的启发。

?行政组织绩效的改进。信息技术的发展极大地提高了工作效率，使得一个行政组织要完成与过去同样的工作量所需行政人员大为减少，从而行政组织更加精干高效。行政组织中信息技术的采用有利于提高行政组织产出绩效和促进行政组织成员的自身发展。信息技术可保证行政组织成员间的全方位沟通和组织与组织之间的信息交流。五、信息技术对行政公文的影响

行政公文，是指机关、部门、团体在处理公务活动过程中，按特定体式形成与使用的、具有法定效用的文件。[v]信息技术日益渗透到办公或其他业务环境，如行政部门的办公自动化系统和电子商务等，便产生了电子文件，这是一种特殊性质和特殊形式的行政公文。它具有许多与传统行政公文不同的特点：（1）信息的非人工识读性；（2）系统依赖性：电子文件的使用依赖于一定的硬件设备、操作系统和应用软件；（3）载体的无信息性：从远古的甲骨、缣帛、竹简到纸张，载体的意义远大于“承载物”这一项，它和载于其上的外部特征，如字迹、书写材料、签字、印章等共同构成文件原始身份的“证明人”，但对于电子文件，载体本身及其上的外部信息消失得无影无踪；（4）信息的灵活处理性：制作电子文件时，我们可以任意地增、删、改。单纯从电子文件本身来看，修改的痕迹荡然无存。

电子文件的上述特点对行政公文产生了深远的影响，主要表现在以下几个方面：

?文件记录的原始性、凭证性受到冲击。严格意义上的法律证据必须是原始文件，其形式与内容同等重要。如审理经济纠纷所依据的主要是合同原件。传统的文件，内容一旦依附于某一载体之后，一份“原件”就产生了。即使被更改，也会在原件上留下痕迹。电子文件由于其复制的简便和文字编辑软件功能中引以自豪的整齐而美观的标准字体和字号，谁又能确认电子文件的原始性呢？传统文件利用封泥、骑缝、按指纹、画押、签字、盖章等方式来确认身份，而在电子文件那里，这些方式则无能为力。出于维护某种既定的社会秩序或维护某种经济利益的目的，人们对电子文件提出了身份认证的要求。现在诸如数字签名、存取控制、信息追踪加密和防火墙技术为这一要求的实现提供了部分可能。但是，“道高一尺，魔高一丈”，美国国防部数次被黑客侵入，印尼总统电子邮箱被炸，某些网上主页被篡改等等都说明了电子文件的脆弱性。

?重要原始文件的流失。由于没有采取相应的措施，许多电子文件都将会随着电子脉冲流进历史的黑洞之中。或者是电脑遭遇病毒或者是受到黑客袭击，甚至在你不经意的一敲一点中，某一重要文件就荡然无存了。许多管理信息系统具有在适当时候自动删除或更新某些数据的功能。形成文件的业务人员往往考虑用这份文件处理现实事务，对于其中哪些东西今后有用，需要保存而考虑不周，甚至全然忘记。对传统文件的管理，已经形成了一整套严密的收、发、签、办、归档等工作流程的规章制度，因此传统文件的管理步步为营，井然有序。而电子文件的管理中还远未形成类似的严谨而有效的措施。这就要求文件及档案管理人员在信息系统设计的初期积极参与，提出有关功能要求，在系统运行的适当环节，加入签发、签收、鉴定、制作原数据信封、归档保存等管理步骤，最后将电子文件保存在系统硬盘、软盘或光盘上留存备查。

?数字文献的长期可读性“朝不保夕”。电子文件的载体有硬磁盘、软磁盘、光盘等。杂散磁场、氧化作用，材料的老化变质、污染、划伤和皱褶，会很容易地抹掉这些载体上记录的信息。另外，因为不断有新的、不兼容的媒体形式和存贮格式出现，数字式文献常常会在存贮它的媒体还没有破损之前就不再被使用了，现在还有多少人使用5英寸的软盘呢？涉及电子文献长期可读性的另一个因素是计算机病毒。大多数电脑系统都很容易受到旨在破坏它们的病毒的侵害。1998年流行的能破坏硬盘上的数据的“cih”的病毒给人们造成的恐慌绝不亚于一场战争。

?电子文件的法律意义。从法律角度来看，一般较重大的行政行为都应采取书面表现形式，而未采取书面形式的，在许多情况下应被视为无效行为。从实践上看书面形式各种各样，没有统一的法律规定，但结合电子文件的实际，可将网上的行政通告视为一种新的书面形式的行政行为。

六、公共行政管理模式的变革：政府信息化与电子化政府的实现

随着internet的快速发展，网络时代的大潮正以不可抵挡之势扑面而来。它将深刻地改变我们的生产方式与生活方式，同时也给政府的管理模式带来一场革命。政府信息化，就是工业时代的政府（即传统政府）向信息时代的政府（即现代政府）演变的过程。[vi]而电子政府是一个利用信息和通信技术，有效地实现行政、服务及内部管理等功能，在政府、社会和公众之间建立有机服务系统的集合。总体来说，电子政府的目的主要体现在以下三个方面：

?政府机构各部门实行电脑化、网络化和信息化，帮助提高政府在行政、服务和管理方面的效率。电子政府利用信息技术，积极推动精减组织和简化办公等工作。

?利用政府内建立的网络、信息和应用，为公众社会提供优质的多元化服务。政府的信息网络覆盖政府的各级部门。电子政府利用统一的信息资源，通过语音、互联网等现代化手段，为公众提供简便的多元化服务。

?以政府的信息化发展推动和加速整个社会的信息化发展。只有向公众展示高新技术的应用，让社会享受信息网络的便利，才能切实地推动全社会信息化的发展。

政府上网工程具有跨世纪的历史重任，是提高全社会的经济效益和国家综合实力及国家竞争力的最有力的保证。然而，不容忽视的是信息技术必然导致传统的国家主权弱化。信息技术的发展增加了国际活动的透明度。遥感器和卫星技术把大多数国家具有战略意义和部分具有战略意义的目标置于全时辰、全天候的监控之下；视频和多媒体技术、信息高速公路和卫星通信技术使图文信息即时传递成为现实。在国际社会的注视、舆论的监控和可能的外部干涉的影响下，国家在国内外事务，特别是在核军备竞赛、军备采购、能源政策、污染标准等具有全球影响的事务上作出决定的自主性日益受到削弱。

由于因特网是现实社会的延伸，它在给人们带来便利的同时，也受到各种不良现象的污染，如：网络色情、网络暴力、网上走私、网上贩毒、网上黑客，等等。这就提出了一个严肃的课题：如何规范网络行为？积极寻求对策是公共行政部门不可推卸的责任。

（承蒙张康之教授提出宝贵意见，谨此致谢）

参考文献：

[1]于丽娟：《保存人类的历史》，北京，《研究生时代》1997年第4期。

[2]罗&>bsp;伊：《无网不胜》，兵器工业出版社，1997年9月第1版。

[3]赵旭东：《新技术革命对国家主权的影响》，北京，《新技术革命及高技术产业》，1998年第1期。

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注释：

[i]戴维?奥斯本等著：《改革政府：企业精神如何改革着公营部门》，上海译文出版社，1996年版，第16页。

[ii]转引自赵旭东：《新技术革命对国家主权的影响》，北京，《新技术革命及高技术产业》，1998年第1期，第5页。

[iii]实际上，第一台生产出来的商业计算机是binac，但由于binac是利用了univac的专门设计技术而抢先“克隆”出来的，所以第一台设计用于商业目的的计算机的桂冠应非univac莫属。参见叶平著《第一家电脑公司的命运》，《中国电脑教育报》1999年第14期。

[iv]叶平：《第一家电脑公司的命运》，北京，《中国电脑教育报》1999年第14期。

[v]赵国俊等著：《文件工作的科学管理》，北京，中国经济出版社1993年版，第1页。

[vi]乌家培：《我国政府信息化的过去、现在与未来》，北京，《管理科学》2000年第2期，第41页。