企业人事档案发展功能分析

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编者按：本论文主要从对企业的发展起到促进的功能；是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段；为企业人才需求猜测提供参考等进行讲述，包括了作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录、社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生、影响企业人才需求的因素主要来自单位内部等，具体资料请见：

论文摘要：企业人事档案地位功能

论文摘要摘要：企业人事制度改革的不断推进，企业人事档案工作也逐渐成为大家的关注焦点之一。本文正是基于此，阐述了企业人事档案工作在企业发展中的地位和功能。旨在为企业人事档案工作的改革和发展探索新的道路，对于相关领域的探究也能提供一些借鉴和参考。

一、对企业的发展起到促进的功能

现代人力资源管理是以人为中心来设计的，其宗旨是“以人为本”。人是关键要素，首先要服务好人，才能做好管理工作。“以人为本”是指管理的出发点和归宿点都是“人”，承认人是一种资源，一种非凡的和重要的资源，而且在现代市场经济和竞争中是决定性的资源。通过开发人的潜能使之发挥到最大限度，调动人的积极性、创造性，这一理念将会贯穿人力资源开发的整个过程。而加强企业人事档案的管理工作，恰恰是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。

作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视，能认真探究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特征以及专长，作为考察和了解人才的重要依据；有助于企业根据每个人才的不同特征，合理的使用人才；有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好的发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求；可以及时地为企业和部门推荐优秀人才，调动各类人才的积极性和创造性，使各种人才扬长避短，充分在企业发展建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。假如人事档案不齐全，或者间断甚至有片面性，那就不能反映某个人的真实情况，就会直接影响到人才的正确合理使用，影响人才在企业发展中的功能；假如对人事档案不重视，不加强管理，致使人事档案管理水平低，服务方式被动单一，就不能使人才档案信息得到及时使用，同样会影响或阻碍企业的发展。因此，我们认为企业人事档案和企业发展的关系密切，在企业竞争发展中具有重要的促进功能。

二、是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段

社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，科技人员、高校教师、各类专业技术人才的流动日益频繁，为企业人才开发创造了有利条件，人事档案对于新单位领导把握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的功能。

人事档案的建立，是人类走向文明和进步的产物。一些资金雄厚、实力强大的名牌外企、合资企业人力资源部门在我国境内招聘新的管理人才、技术人才时，非常重视人事档案的利用。因为一个跨越国界寻找经济合作，谋求最大经济效益的现代企业，深谙管理出效益的经商之道，而人才又是管理的关键因素。对一名优秀的企业人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，都是考察的条件。通过出示个人的人事档案，就可以以此为凭，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。而国内大中型企业管理人员、技术人员的聘用，也是如此。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘用制，使单位和个人在平等自愿的基础上建立了聘用关系。一份翔实、完整的个人人事档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”，更利于“人才和用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

同时，由于人事档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业能够从人事档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的数据，便于企业人力资源管理部门根据人事档案进行统计分析，进而作出准确的人才猜测，制定出长远的人才培养计划。

三、为企业人才需求猜测提供参考

目前在很多企业中，影响企业人才需求的因素主要来自单位内部，有效的人事档案管理对分析企业内人力资源状况是否适应单位的改革和发展的要求，人才工作计划制定是否科学合理、实施是否顺利等方面发挥着重要功能。

我们可以通过分析人事档案信息，总结企业单位整体的人才储备状况，结合人事流动的档案信息，猜测企业单位人才的需求状况，从而有效科学的制定人力资源计划，为企业单位领导的决策提供可靠的依据。假如没有具体的人事档案信息分析，我们就无从清楚的了解企业单位整体的人才储备状况，也就无法进行科学猜测，由此可见，做好企业单位人事档案工作，对于人力资源需求猜测的关键性。所以，企业单位人事部门要以利于企业单位人才队伍建设用为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息的综合分析，为企业单位人力资源管理工作提供有效的服务。