公共会议管理分析

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一、会议管理的重要性

我们常常听到公共组织特别是国家机关的同志们抱怨，“文山会海快把我们压垮了、淹死了”。可见文件和会议是公共组织中令人生畏的两件事情。据NetMeeting调查，美国上班族每周平均参加十个会议，约占每周工作时间一到一天半，经理人每周有一半以上时间在开会，57%的上班族开会前心情紧张，上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。而我们国家机关开的会无论是频率还是时间恐怕都不会低于这个数字，据有的同志统计，各种会议平均下来大约一天一个会议还要多。有人提出削平文山、填平会海，甚至取消会议。谈何容易？现在让我们想象一个从年初到年尾没有会议的公共组织，恐怕我们不敢想象。因为会议好象虽然讨厌，但是我们又离不了。

（一）会议的意义表现在哪些方面

会议是一个集思广益的渠道。会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水平的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。会议显示一个组织或一个部门的存在。会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。会议是一种群体沟通的方式。开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其它沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议在中国还有象征意义。我国召开的一些会议，其形式上的意义要远远大于实质上意义，更多地表现为一种符号，表明一种态度，所以我们就有层层开会以示重视的现象。

（二）会议又具有哪些作用

开展有效的沟通。会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达信息。通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其它部门的相关信息。监督员工、协调矛盾。许多公共组织的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

（三）达成协议与解决问题

资源共享。利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意。开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气。年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公共组织上下团结一心，朝着一个方向共同努力。巩固领导地位。领导为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。一位哲人说过，如果你不能消灭一件东西，就要学会和它和平相处。既然我们离不开会议，就必须对它们进行研究，掌握其中的规律，提高会议的效率。可见，会议管理已经成为公共管理中的一个不可忽视、值得研究的课题。

二、会议管理的一般规律

会议管理有哪些规律呢？先从效率不高的会议开始说起，经学者研究。所以要提高开会效率，必须在上述七个方面明确或者提高。具体而言，要提高效率，需要在下列几个方面予以注意：

（一）会议的时间安排规范

1、上午8-9点之间，正是员工从家到组织或者部门，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工响应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。2、上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。3、上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。当然，员工需要午休的时间除外。4、下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。5、根据心理学和一般的常识而言，人的注意力最长不超过45分钟，所以与会者发言最好不要超过45分钟，整个会议不要超过90分钟，因为会议需要超过90分钟的，一定要中间安排休息。这也是符合人的生理需要。但是，这种中间休息要考虑卫生间的容量，如果容量不够，则要压缩时间，防止出现会场内外人们川流不息、影响会议气氛的现象。

（二）会议规范

会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款：1、所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。2、超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。3、所有与会者都要准备在会上发言。4、准时开始，准时结束。5、各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。6、所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。7、意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。8、会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。9、所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。10、必要时请第三方监控，以保证会议质量。

（三）固定的会议流程规范

固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。1、一个中心它是指整个会议的议程，包括：（1）会议的开始，具体包括致欢迎词、阐明会议目的、交流会议议程、介绍时间安排、相关规章制度、指定会议记录人等。（2）进行会议讨论，可以分为不同的议程，如议程一、议程二、议程三等，具体包括分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结等。（3）结束会议，具体包括：总结、安排下次会议等。2、两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。在中国，会前的准备非常重要，因为中国许多会议其实是“会而不议”，会议的程序性较强而实质性不足，所以会前的沟通、了解各方的意见是开好会议的前提和关键。而会后的跟踪也往往被忽视，会议决议执行不了成为许多组织的通病，所以会后及时整理会议决议，并确定执行部门、责任人和完成时限就非常重要。

三、反思

运用上述规律对照文章开始的会议，则不难发现，会议选择的时间恰好是最不适宜开会的下午3—5点钟，而且时间过长，参加人数众多，未能充分考虑与会者注意力集中的时间与生理耐受的时间是会议未能维持良好氛围的重要原因。再反思我们许多公共管理机构的会议，有多少会议是必须开的，有多少是可开可不开的？有多少是超过时间规律的？有多少是没有准备的临时会议？有多少是会后没有任何效果的？看来是需要梳理我们公共管理机构的会议并且进行有效管理的时候了，但愿此文是引玉的小砖。