如何提升高校部门管理效益

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一、新公共管理的基本思想

“新公共管理”(NewPublicManagement)，兴起于20世纪80年代的西方国家，旨在利用社会和市场向民众提供公共服务，从而弥补政府在财政和公共服务能力方面不足的一种崭新的管理模式。根据西方学者格里尔和盖布勒等人的论述，新公共管理主要思想有:公共部门应以市场为导向，采用授权或分权的方式进行管理;公共部门应采用私营部门成功的手段和经验，在公共管理中引入竞争机制;公共部门应重视公共管理的效率、效果和质量。新公共管理所提出的理论与现阶段我国高等教育的不分发展诉求相一致，即以“服务市场”为导向，运用市场的原理及价值标准，提高大学的组织效益、服务质量和运行效能。我们可以借鉴国外新公共管理的思想，结合我国高等教育的实际情况，改变高校职能部门传统服务模式和公共产品的提供方式，克服现行高等教育行政体制带来的弊端，推进我国高等教育的进一步发展。

二、高校职能部门管理效能的现状

简而言之，高校管理效能就是高校的管理效率和质量。高校职能部门是学校开展各项工作的重要纽带，对高校在改革建设发展过程中起着举足轻重的作用。高校职能部门的管理效能是职能部门及工作人员的精神风貌、工作作风、服务质量等综合水平的集中反映，是衡量工作成效的尺度。提升高校职能部门的效能，充分发挥各职能部门的功能将直接影响学校管理水平的提升，对于学校各项事业的有效运转，加快学校发展进程具有重要的意义。虽然近几年，我国高等教育事业进展迅速，但在内部管理体制的改革方面还面临严峻的挑战，特别是职能部门存在一些普遍共性的问题。首先，高校内部职能部门的管理人员普遍呈现“非专业化”，高校忽视对职能部门工作人员的管理和培训，认为管理岗位的工作谁都能干、专业性低，管理人员自身也往往认为彼此差距不大，无需再额外投入精力进行专门的工作技能培训;其次对管理人员的绩效考评办法落后，简单粗狂的绩效考评并未真正发挥考评的激励作用，缺乏让人信服的衡量标准和并不十分透明的考核程序，使得考评结果在一定程度上影响了受评者的参与热情，考评结果差距不大使得绩效考评没能发挥出竞争的目的。再次，办公手段落后，信息技术更新速度慢，信息沟通效率低。目前，多数高校信息收集与处理是由各个部门设专人承担和负责的，造成了人员和办公资源的严重浪费。同时，由于办公程序复杂且不同，数据和信息在部门间的管理过于分散，导致部门彼此间的信息沟通不畅，也为收集信息工作设置了一定的障碍。

三、提升高校职能部门管理效能的措施

1．组织专业培训，提升管理人员的工作技能

新公共管理理论认为，有必要提高公共服务的质量，而服务质量的提高需要有意识的培训和引导。大学质量的提升不仅需要高水平的科研、教学人员，也需要高素质的职能部门管理人员。随着大学管理人员“专业化”发展的趋势，发达国家高校已经开始注重对管理人员进行工作技能的培训，注重加强管理人员的培养、提升服务质量。高校应结合学校的实际情况，一方面结合学校的实际情况尤其是根据管理人员自身的发展要求和工作需要开展校本培训。在不影响日常工作的前提下，由学校人事部门组织和规划，对职能部门管理人员开展岗位技能的培训，更新教育管理观念和技能，逐步系统地学习现代教育管理的理论和方法，掌握科学管理的技能和手段，了解高等教育的发展前景和管理需求，不断积累管理的知识和经验，从而提高管理能力和效率。校本培训既可以加强职能部门工作人员的了解与沟通，同时也增强其对学校实际情况的了解，将理论联系实际，将个人的自身进步与部门的效能提升结合起来，最大限度、最高效率地为高校服务。另一方面可以责成相关部门主动开展岗位轮流。目前，职能部门和院系实行的都是分管领导负责制，职能部门基本是“上传下达”，而缺乏彼此横向的交流与合作，客观上容易造成彼此间的各自为政，设置了交流壁垒。在这样的管理体制下，学校应定期对部门领导采取“挂职流动”，在部门内部要有计划地推行科室之间的轮岗交流，并使之制度化和常态化，使得不同部门的员工之间能够了解各自工作特点和要求，这样既扩大了视野，也有利于加强部门间的配合，同时客观上促进了部门间员工的融合，增强向心力和凝聚力。

2．开展绩效考评，提升职能部门管理效益

新公共管理理论主张把企业成功的管理方法应用到公共行政部门之中，主张引入竞争机制，实行绩效管理，提高服务的质量和满意度。借鉴其理论所提出的“应重视管理活动的产出和结果，应关心公共部门直接提供服务的效率和质量”，强调绩效考评过程中对结果的关注对推进高校职能部门开展绩效管理有一定的启示意义。高校在对职能部门工作人员实行绩效管理考核的过程中，应将考评结果与个人的评价、待遇、职务相结合，与部门的整体评价直接挂钩，以增强个人和组织的责任感和使命感，在管理部门之间和管理人员之间形成良性竞争，提高高校管理部门的工作效率，更好地服务于学校的总体目标。借鉴新公共管理理论，高校在对职能部门开展绩效考评的过程中，还应注意以下几点:首先，考评标准的统一性与差异性。高校职能部门的设置应是为学校提供更有质量的服务，在对职能部门的工作人员开展绩效考评时，应根据各机关、各院\系的工作性质以及不同部门、不同岗位的特性来提出具体要求，有所区分，制定切实可行的衡量标准，评估的结果要适当拉开差距。其次，考评过程的公开性。由于职能部门的工作往往在量化考核上存在一定的困难，因此在考评过程中，要结合部门工作的具体特点通过大家协商来确定具体细则，保证考评者与受评者双方可以进行无障碍地沟通与交流。对绩效考核的标准、程序、方法、时间等事宜实施同步公开，保证绩效管理的透明度，减少人为因素对考评结果的影响。再次，考评内容的全面性。绩效考评方案中所确定的考核内容要尽可能全面、完整，既要考核影响工作绩效的各个主要方面，又要考核作为“服务员”的个人素质。除考核内容要全面外，多角度、全方位的考核能有效地减少考评者的主观性。

3．加强信息技术，提高职能部门管理效率

新公共管理理论认为，组织内部各要素要注重成本效益，遵循“一致性原则”，提高工作效率。学校内部各部门在办公程序和信息处理等各方面要尽可能的坚持“一致性原则”，彼此既要互相协调，又不阻碍其他要素效能的发挥。高校职能部门应充分利用现代信息技术，完善高校行政管理办公自动化系统建设，实现校内的办公流程、管理规范和信息等资源无障碍沟通。在高校行政管理办公自动化系统建设过程中，学校应充分考虑到职能部门公开信息的程度，在保证工作需要的基础上，从工作效能、教师诉求、学生使用等各方面，全面考虑硬件环境建设、管理规范建设、培训费用和配套机制的建设，按照规划协同地推进学校的办公自动化。在网络环境下，各种信息资源可以在网络上自由传输将突破行政、学科设置、地理位置等因素所形成的障碍，实现人与人之间、院系与院系之间、各机构之间、学校与其它数据库之间、校园网与其他国内外网络之间的互联，从而在更大程度上实现信息资源的管理和共享。高校应充分利用高端人力资源，发挥强大的信息技术优势，建设校园信息化办公室和信息中心，实现校内的教学、科研、后勤、资产等各方面同步对接，保证各项信息的透明和公开。信息化建设水平的提高有助于帮助职能部门工作人员从繁琐的事务性工作中解脱出来，也能向广大师生提供更高水平的服务。总之，职能部门的管理效能是高水平大学发展到一定程度的必然要求，是高校内涵建设的重要内容，是涉及学校各个部门的系统改革工程。高校应主动转变观念，动员全校师生共同努力才能保证改革易于推进，实现最佳效果。