工商行政管理档案信息化建设对策探究

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【内容摘要】工商行政管理部门是市场经营活动监督检查的行政部门，是提供工商企业档案信息的部门，负责保存各类企业的档案资料，档案管理过程就是利用档案信息为经济建设和社会发展服务的过程。在信息化背景下工商行政管理部门必须顺应时代发展要求，把信息技术与档案管理有效地结合起来，通过运用互联网、大数据等信息技术对档案数据进行有效的收集、存储、使用、处理和挖掘，实现档案管理信息化，最大限度地发挥档案使用价值，更好地为经济建设和社会公众服务。

【关键词】工商行政管理;档案管理;信息化

工商行政管理部门是市场经营活动管理和监督的行政部门，具有引导、调节、控制和监督市场的职能，负责企业经营者进入市场的登记注册、资质审查和行为管理。工商行政管理部门发挥市场监督和维护经济秩序的作用，是市场经营活动的协调者，负责调解经营企业和个体工商户与消费者的矛盾，成为连接市场经营者和消费者的桥梁与纽带，通过运用行政法规和处罚手段规范和约束市场经营者的商业行为，促进各类经营者守法经营，受理消费者对商品质量和服务经营行为的申诉，及时制止和惩处经营者的各种违法行为和商业欺诈行为，将管理与服务融入其监督与执法行为过程中，营造公平有序和谐的市场氛围;工商行政管理部门是市场经营活动的监管者，具有权威性，体现了国家意志，以社会公众的需求为服务宗旨，执行国家各项经济法律法规和行政规章制度，规范和监督经营者的市场行为，约束和处罚市场经营者违法违规的商业行为，保障消费者权益，建立公开透明和公平合理的市场经济环境，维护市场经营秩序。工商行政管理部门是提供企业档案信息的部门，负责各类企业和工商户的登记注册工作，保存着积累多年数量众多的企业和工商户开业、变更、注销、年检档案资料，对于维护市场经济秩序和服务经济建设具有重要价值。档案管理过程就是通过收集、整理、检索、保存和利用档案为经济建设和社会发展提供有价值信息的服务过程。长期以来，工商管理部门档案保管和使用与经济发展要求不相适应，其服务社会发展的功能价值没有充分发挥，工商行政管理体制滞后，档案管理基础工作薄弱，存在管理和服务理念误区，工商档案管理信息化水平不够高，缺乏既懂档案管理专业知识、又懂信息技术的复合型人才。工商行政管理部门应当顺应时代发展要求，提高工商管理档案管理的信息化水平，信息社会如何利用信息技术开展工商管理部门档案管理，如何开发和使用电子档案信息资源，发挥其价值成为工商管理部门档案管理关注和研究的焦点，信息化社会给档案管理带来新的机遇与挑战，也提供了新的选择路径。

一、档案管理信息化及其意义

随着社会进步和信息技术的快速发展，档案载体已经更新换代，纸质档案逐渐被磁盘和光盘等取代，社会群体对档案信息呈现多样化和多层次的需求，迫切需要改变传统的档案管理服务手段与方式。工商行政管理原始档案通常都是纸质版本，查阅手续繁琐复杂，实体原件不易长期保存，纸质档案原件经过无数次查询和复印，档案原件很容易模糊和遗失，难以永久地保存。随着信息技术的飞速发展，档案管理融入信息化的元素是大势所趋，档案管理信息化是工商行政管理档案发展的需要，也是档案信息社会化服务的要求。信息社会档案管理方式和形态都发生了重大变化，由实体档案管理方式向电子档案管理方式转变，档案文件形态从纸质形态向电子化和数字化形态转变，由注重实体档案的保存和管理向注重档案信息资源的开发与利用转变，档案管理与信息技术有机地结合起来，通过运用互联网、大数据和云计算等信息技术对档案数据进行有效的收集、存储、使用、处理和挖掘，将档案资料转化为数据化信息，实行档案数据在线共享，实现档案管理数据化与信息化，及时满足各类工商企业和社会公众的档案查阅需求，提供方便快捷和多功能的档案服务，使档案部门保存的信息及时提供给档案使用者。实行档案管理信息化，有利于信息资源共享，互联互通，提高档案管理水平，为社会公众提供高效与快捷的档案使用服务，最大限度地发挥档案的使用价值，更好地为经济建设和社会公众服务。

二、实现档案管理信息化的策略

(一)做好档案管理基础工作。档案管理基础工作就是收集、整理原始资料，保存档案和使用档案，最大限度地发挥档案服务社会的功能，长期为社会部门和用户提供档案服务。档案管理工作归档标志着业务部门文件整理工作完成，文件管理过程与权限由业务部门移交到档案部门，标志着档案管理工作的开始，档案部门获取纸质档案保存权限，按照归档范围和保存期长短规定进行分类，审核和鉴定各类档案的使用价值，及时修复受损的纸质档案，通过技术维护和修缮档案实体，尽量延长保存时间，确保移交档案的原始记录真实与完整地反映单位各种业务活动的全过程。加强电子文件的审查与鉴定，将信息技术应用到工商管理档案管理之中，将纸质档案统一进行扫描，及时收集和整理数据信息和影像资料，依托信息技术进行档案管理，引入区块链等新兴技术作为档案数据的存储容器，需要完成电子档案数据采集、清洗、除噪、处理、分析和鉴定等各个阶段的工作，电子文件归档需要加密，不可再更改，确保电子文件与电子档案管理的连续性与安全性，充分运用信息技术手段提高档案保管储存和开发利用水平，保障档案数据长期可用，延长档案数据存储时间，实现档案数据的价值和增值。

(二)树立档案管理信息化意识。大数据时代不同的信息相互交叉，人们获取信息的渠道更加多元化，档案管理工作更加复杂，内容更加繁杂，给档案管理带来新的机遇与挑战。工商行政管理部门档案管理人员要具有信息意识，促进信息技术与档案管理相互融合，认真研究信息化手段和方式，积极学习和运用互联网和大数据等现代技术，能够运用信息手段对档案数据进行有效的收集、处理、存储和利用，减少工作量，提高工作效率，重视数据的收集及整理，及时地筛选出有价值的信息，并进行归档保存，分析档案数据信息，挖掘数据的潜在价值，提高档案保管、利用和开发水平，将数字档案信息及时准确地提供给用户使用，适应大数据背景下的档案管理工作，实现传统档案管理转向数据档案管理。大数据时代工商行政管理部门档案管理人员要按照国家互联网管理与安全规定的要求，在法律允许的范围内利用档案信息资源，加强网络安全，防止档案信息泄露，维护知识产权，重视经营者隐私权的保护，依法办事，公平公正，杜绝违法违规现象，使得档案管理逐步走向法制管理的轨道。

(三)提高档案管理信息化手段。互联网时代背景下档案管理工作要与时俱进，手工式的档案管理方式被信息化的档案管理方式所代替，通过应用计算机和大数据技术实现档案的收集、整理、归档、存储、统计、利用等功能。一是建立工商行政管理档案数据库信息采集系统，将工商户的登记注册档案信息输入数据库，采用扫描、拍照等技术将纸质档案转化为数字化档案，整合信息资源，实施动态监控，定期对电子档案进行维护、更新，确保数据库档案的真实性与完整性，实现信息共享和精准服务;二是加强档案信息化管理，实现工商行政管理业务全程的信息化，将声像档案、视频档案等转化为可供计算机和用户使用、处理和分析的数据化文本，加强电子档案的智能化比对和分类，通过运用各种信息技术手段提取档案内容，将档案数字内容转化为结构化数据，减少人为干预档案信息可能引发的可靠性与安全性，完成档案管理从“提供利用”到“开发应用”的转变;三是开展网上服务方式，建立工商档案服务系统，实行档案管理服务系统与政务信息网和公众网联网，从封闭的档案管理转为开放的档案共享，完成传统档案管理向信息化档案管理转变，及时在网上发布企业公告，向社会提供政策法规宣传和档案信息查阅办法，提高信息的时效性，提供更好的服务质量。

(四)培养档案管理信息化人才。档案管理人员的素质和专业能力直接影响到档案工作的质量和水平，关系到为社会公众提供服务的水平与质量。长期以来，工商管理行政档案管理队伍建设不足，缺乏档案专业技术人员，少部分档案管理人员对于档案管理工作的重要性认识不足，档案人员现代信息素养薄弱，不能够适应信息化档案管理要求，缺乏档案服务的主动性。大数据背景下各种信息传递频繁，信息处理方式多种多样，面对多样化和海量化的信息档案管理工作更加复杂，信息化时代对于档案管理人员提出了更高的要求。大数据时代档案管理人员必须勤于学习，勇于创新，具有敏锐的观察能力和较强的创新能力，不断学习新知识与新技能，提升自己的专业素养，除了掌握档案管理的基本方法，还需要掌握计算机网络和大数据知识等信息知识与技术，能够运用大数据技术进行数据信息采集、数据统计、检索查询、分析挖掘。大力培养档案管理人才，注重培养档案管理人员的专业技能和综合素养，根据实际工作情况有针对性地开展档案管理知识和信息技术培训，档案管理部门要通过在职培训等形式，学习档案管理专业知识和信息化技术，提高档案数据收集、归档、处理以及信息维护与安全能力。

三、结语

综上所述，工商行政管理部门作为国家行政管理和维护市场监督秩序的机构，也是提供企业档案信息的部门，工商行政管理部门档案是记载企业和商户登记、注册、变更和注销的原始记录，是具有重要价值的文件，需要长期保存和经常使用，为经济建设和社会发展提供有价值的信息资料。档案管理信息化建设是时代发展的需要，档案管理信息化建设是一项长期而又艰巨的任务，需要分步实施，讲求实效。工商行政管理部门档案工作者要具有信息意识，积极学习和运用互联网和大数据等现代技术，提高档案管理信息化水平，利用数据分析与挖掘技术为档案使用者提供信息服务，实现传统档案管理向信息化档案管理转变。依托信息技术进行档案管理，提高服务效率，实现信息资源共享和服务转型，为用户提供更好的服务，营造有利于促进经济建设和社会发展的良好环境。

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作者:周宇飞 单位:扬州市场监管局市场监管服务中心