多语言环境管理软件选型战略

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对于中国企业而言,全球化与信息化几乎是同步到来。通过信息化迎接全球化的挑战是很多企业的选择,但来自不同国家、不同语言环境的管理者很快就发现,他们面临着一个基本的矛盾:

一方面,企业希望管理软件提供的产品能够符合企业的本地化经营特色,另一方面,又希望管理软件能满足跨语言环境使用的需要。满足第一个条件的本土管理软件厂商往往满足不了他们的第二个条件,满足第二个条件的管理软件厂商则满足不了他们的第一个需求,所以出现了一系列的管理问题:

1.容易产生沟通困难

厦门弘大旅行用品有限公司是东南地区成长最快的韩资企业之一,也是国内最大的旅行箱包生产企业之一。公司销售总监为韩国人,善于使用英语;公司总经理为香港人,习惯阅读繁体中文;而其他管理人员都为内地人,更喜欢看简体中文,过去三方人员在交流时要时时依靠专业翻译,影响了信息交流的深度和及时性。财务报表用简体中文制作,使管理层阅读存在障碍,影响了对数据的敏感性。

2.难以消除决策盲点

山东海之杰纺织有限公司由沙特阿齐兰兄弟公司(股份51%)与中方合资建立,有2000名员工,其中外籍人员20名左右,翻译3名。中方员工只能说简单的英语,翻译又少。外方董事长最头痛的问题莫过于无法实时了解企业的资金状况。“企业当前的现金是多少?案前的采购合同我能不能签?会不会现在看银行存款很多,明天却会因为预付了一笔货款而现金周转会出现暂时性的困难?”即使有翻译支持,还是有一些物料专有名称、技术资料、财务数据由于临时翻译不标准,给中外双方造成理解上的差异。

3.管理失控,效率降低

国内最大的灭蚊器制造厂商、深圳沙彼高仪器有限公司是意大利ZobeleIndustriesChimicheS.p.A全资拥有的公司,Zobele在香港也注册了独立的贸易企业。深圳公司的采购和销售绝大部分都要通过香港的贸易公司进行,但由于物料名称不一致,很容易导致双方误解;公司需每月定期地向意大利总部汇报生产任务、销售订单执行情况,但往往因为数据不标准导致曲解信息和报告滞后;各部门数据及时性、共享性差,不能做到完全关联,使公司的管理费用无形中上涨,管理效率难以提高。

多语言环境的管理软件选型

多语言环境的信息化在软件选型上有其特殊之处。首先面临的是选择国外的软件还是选择国内的多语言软件?尽管同为多语言版本,中外软件在语言翻译和业务处理方式上仍然有一些差异。山东海之杰公司在2003年下半年就开始软件选型。考虑到中西方语言的差异、公司业务不断扩大、公司长远发展的需要,公司首要的选型标准是软件应该是多语言版以方便不同语言习惯的人应用,其业务流程处理应规范化以便业务不但扩展,同时软件要稳定、成熟,能够随着公司的业务发展而不断地升级,从而使公司总的实施及维护成本最低。其次,公司希望软件能提供财务管理与财务分析的功能,以便对公司的决策能提供有力的支持。因此公司最初选择了国际上某知名公司的管理软件,但试用的效果却差强人意。

让海之杰感受最深的是,国外软件对本土的业务模式确实有了解不够深入的地方。如这套系统对存货的成本核算方法只有移动平均法、先进先出法,没有加权平均法。由于纺织品原材料价格波动性大,公司出于会计真实性原则,一般更愿意采取加权平均法计算公司原材料的成本,从而使成本核算更准确,国外软件此项功能的缺乏给成本核算带来了极大的不便,而本土化的软件却提供了丰富的、适应国内企业成本核算需要的软件。

在语言的翻译上,多语言的翻译不当会给软件使用者带来更大的混乱。海之杰发现,在他们最初上的这套系统里,将“物料”翻译为“项目”,而中国人更多地理解“项目”为一项工程,等等。因此,在痛苦的试用两个月后,海之杰不得不结束了彼此痛苦的蜜月期,转投金蝶。

会计制度也成为国内企业选择多语言版本时考虑的一个因素。深圳沙比高仪器有限公司虽然是一家外资独资企业,但选择金蝶K/3财务系统的时候,首先考虑的还是金蝶K/3更符合中国的会计制度和中国人的记账习惯,所以2002年底首先选择了上金蝶K3财务系统。其后,金蝶推出多语言版,更加坚定了沙比高选择金蝶的信心。

从应用模块的分布来看,最需要多语言版本的应用依次是财务、人力资源、生产制造系统。在外籍员工比较多的企业,首先会考虑到人力资源系统。青岛有一家马士基集装箱工业有限公司是世界500强,马士基集团下属的合资子公司,一直希望上一套人力资源系统,但软件的语言障碍使企业存在重重顾虑,直到发现金蝶在开发多语言版本的人力资源系统,才欣然做出了选择。

多语言环境的管理软件应用

目前,金蝶K/3多语言版本已经成功应用在20余家企业。大的企业如珠江船务,应用“简体+繁体”多语言版,现在已经完成近3000个站点的统一升级。而更受欢迎的是“简体+英文”的多语言版。从这些企业来看,应用多语言版主要实现了以下目标:

1.个性化语言定制

山东海之杰纺织有限公司在K/3上线之前,该公司6个财务人员配3个翻译也不够用,经常需要加班加点,公司曾一度考虑增加人手。因为有大量的凭证要记录、审核,有大量的单证要翻译。上K/3后,每个部门的员工和管理者可以根据需要轻松地设置个性化的语言,操作人员只需要录入相应的物料编码、单证号,物料名称、单据名称就能自动地用中英文双语展示,中英文的报表自动生成,中外方人员能根据自己的语言习惯录入、查询,彼此沟通顺畅多了。K/3提供的丰富的语言资源包使公司董事长、管理人员和员工实现了即时互动。

2.统一、快捷的信息平台

联塑(苏州)精密工程有限公司是美国联塑集团(GE控股)在中国的全资子公司,公司只有300人,但联塑所生产的注塑类产品是一种市场生命周期短、品种繁多、附加价值较低的产品。在没有上线系统之前,联塑公司所有的销售订单、生产计划、采购订单、出入库信息都是通过各自独立的EXCEL表来处理的,各自通过“网上邻居”人工调用对方的数据,数据经常出现不够准确、交货周期模糊且有所延长的现象。一方数据更新不会导致另一方的数据自动更新,因此数据重复录入工作量大,数值容易计算重、漏。最后选择金蝶K/3多语言版本的财务、物流、生产制造解决方案,建立了统一的信息平台,结果大大缩减了交货周期,有力地控制住了成本,也提高了工作效率。

3.集成的多语言供应链

多语言版本的实施能够有效地将分布在不同国家、不同地域的供应链集成起来。如沙比高深圳公司、香港公司与意大利总部之间过去通过手工整理不同语言的单据和报表,通过E-mail的方式报送报表。落后的管理方式导致供应链脱节,生产任务的弹性偏大,往往导致车间过多生产,采购部门则经常来不及对材料进行检验。其后在深圳沙比高实施财务、物流、制造三个系统,在沙比高(亚太)香港公司只实施销售管理,两家公司虽在同一地点办公,但却适用不同的会计制度和海关监管法规,因此分别应用两个不同的账套,前者采取工业制造业解决方案,后者采取商贸企业解决方案,实现了供应链的初步集成,结果效果非常明显,公司销售收入由年初的200万美元增加了5倍,而存货增加了不到2倍,存货周转天数降低了50%。

专家分析,随着全球经济一体化时代的到来,多语言环境在本土企业中将越来越普遍。国内的企业在选择管理软件的过程中,应该提前做好准备!