机关档案管理

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摘要：机关档案管理工作要求达到档案管理标准和档案室管理工作制度化、规范化的要求。目前存在的问题，是档案工作的重视程度还不够平衡，档案保管条件还比较差，档案人员业务素质还相对薄弱。

关键词：档案工作存在问题对策

一、前言

由于档案部门认真履行了职能，各单位认真贯彻推行了《档案法》和《档案法实施办法》，档案工作呈现了良好的发展势头，机关档案工作取得了显著的成绩，档案干部队伍思想素质与业务素质有了明显增强，各部门领导对档案工作更加重视，机关档案管理中一大批单位达到了省级档案管理标准，很多单位达到了省一级档案管理标准，形成了常抓不懈的管理体制，基本达到档案管理工作制度化、规范化的要求。但纵观档案管理工作，成绩并不乐观，仍存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案管理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在各种问题。要搞好机关档案工作，必须提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展；要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

二、机关档案工作的现状

目前机关档案问题不同程度地影响机关工作循序渐进的发展，影响经济和社会服务功能的发挥。

1、档案工作的重视程度不平衡，机关档案工作的重视很不平衡，个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。

2、档案室保管条件还比较差，多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。

3、档案人员业务素质还相对薄弱，档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。

三、搞好机关档案工作的措施

要搞好今后的机关档案工作，我认为必须强化以下几点工作：

1、提高认识、加强领导，是做好档案工作的关键所在，机关档案工作是各项事业发展的一个重要组成部份，机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，是反映各个历史时期最珍贵的史料，为经济建设和推动社会文明进步起到重要促进作用。为此，在市场经济条件下，随着时代改革发展，人们的法制和档案意识与日俱增，档案的调阅利用明显增多，这对加强机关档案管理，拓展档案服务新领域，加快档案信息数据化建设等提出了更高的要求。要加强档案宣传力度，利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制，要加强对档案工作的领导。

2、提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展。当前，首先要有一支相对稳定而有发展的档案队伍，而光有一支相对稳定而有发展的档案队伍，还不能够适应新时期档案工作发展需要。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，是推动档案事业发展的关键。要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入进一步规范，促进机关档案工作效率的提高。

3、要加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件，档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命，机关档案管理中，条件好的部门档案室整齐规范，而保管条件比较薄弱的单位还存在只求过得去的思想，给档案造成了损害。为此，作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求，完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入，严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能的改变档案室杂、乱问题，做到档案室统一整齐规范。

四、机关档案保管过程中的保密工作

1、档案的库房管理是档案保密的重点，从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定兴建,并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应昼做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

2、做好档案的保管期限与保密期限的区分工作，确定保管期限限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

3、做好档案密级的调整工作，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设遵奠定基础。

4、档案利用过程中的保密工作，档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有单可循,并在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。

五、加强档案信息自动化管理工作

档案管理是一项繁杂而保密性很强的工作，传统的机关档案工作以纸质文件材料为工作对象，出现错误难以更改，工作效率慢。档案信息自动化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，为全面实现机关档案信息处理和管理的现代化做了准备。

1、机关档案管理的重要性，档案是机关发展过程中不断积累起来的宝贵财富。在档案管理中现代化管理意识不强，法律意识淡薄；档案资源的开发利用率低，档案工作缺乏活力。档案工作队伍技术力量薄弱等，难以适应现代化的需要。

2、机关档案信息自动化管理，机关档案信息自动化是一项全新的工作，它的特点是可以随时输入，随时更改；传递速度快不受时间和距离的影响：高密度贮存和易复制；并具有很强的生命力。档案信息自动化包括档案工作的各个方面和各个环节，要推进档案信息自动化建立健全和真正实施。必须抓好人才培养和现代化的办公设备，这两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。一是要重视人才培养，推进档案信息自动化的关键是人才，档案信息自动化化不仅要求档案管理人员要了解计算机、网络知识，还要有相适应的熟练的计算机操作技能和精通的档案业务知识，在工作中不断学习，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。其次．档案管理人员要有较强的法律意识，努力学习《档案法入《保密法》及国家关于档案管理等方面的法律知识和与商业有关的规章制度。做到知法、守法、维护档案的历史真实性。这样既有利于规范档案管理人员自身的工作。又使档案管理工作得到法律保护。其次要充分利用现代化设备，在信息技术日新月异的今天，对档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网，以及信息高速公路的建设和开通。选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案信息自动化对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

总之，机关档案工作地存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，机关档案工作必须要紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。机关档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

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[2]王德俊，当前国际档案界学术新动态新观点，北京档案，2005年第1期

[3]郭世栈，试论商业秘密及其法律特征．知识产权，2001年第3期