高校档案管理

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【摘要】档案工作是各项事业发展的一个重要基础。要提高档案工作的现代科学化管理水平，须从档案管理人员的政治素质、业务素质和技术设备、安全保护等方面全方位进行科学管理。把档案工作提高到一个新水平

【关键词】档案管理；政治素质；业务素质

同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率[1]。为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：

一、首先提高对档案工作重要性的认识

必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展[2]。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持。

二、提高高校档案管理水平必须建章、立制，依法治档

建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量。

三、努力加强档案管理人员的自身建设

1.要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。当前我国高校档案部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。由于身处高校，近水楼台先得月，高校档案人员通过在高校内部进修取得较高学历比其他单位的档案工作人员要容易得多。从整体上看，档案管理工作人员平均学历不低，但现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，通常不足四分之一。大多数人对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足。我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。同时，档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。

2.加强高校档案工作人员的职业道德教育。职业道德是指人们从事社会职业、履行职责过程中，在思想和行为上应遵循的原则和规范。它是依靠社会舆论和人们内心信念以及传统习惯来维持的。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。

四、实施科技兴档，提高档案工作的整体水平，是新时期档案工作者需要注重解决的新课题

档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的校档案馆。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间相互协作，而且也需要在其外部与高校图书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。

五、加强档案馆的安全管理，杜绝事故隐患的发生

1.提高档案人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。安全使用这些设备也是档案馆管理工作的一项重要任务。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣。，建立严格的规章制度,领导人分工主管，保卫科具体落实安全保卫工作。各科室设一名安全员，负责日常安全工作。严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控。

2.杜绝火灾隐患。每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。全馆禁止吸烟。做到人走断电，切断库内电源。定期检查电气设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转。加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对原有的消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力。在库房内设有烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力。要采用气体灭火的形式，以免因采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用。

六、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化

科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

【参考文献】

[1]高强.浙江教育学院学报[J]．2005，(4)．

[2]颜海.档案信息资源开发利用[M]．武汉：武汉大学出版社，2004