档案馆社会功能管理

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档案馆的社会功能就是指档案馆面向社会面向公众所具有的档案服务功能。发挥档案馆社会功能创造社会效益是档案馆的生命力之所在。从目前档案馆工作的现状来看其社会功能的发挥是不能令人满意的。主要表现在以下两个方面

一、利用率低、利用范围狭窄

据笔者所知目前大多数档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的与国外档案馆的利用率无法相提并论从档案的利用范围来看更多的是为领导机关服务为社会公众提供档案服务的比例很小。

二、社会对档案馆的认知程度差

人们对档案馆的性质、地位及其工作职能几乎一无所知。那么究竟是什么原因影响了人们对档案馆的认知程度阻碍了档案馆社会功能的实现呢笔者认为有以下几点

一、档案馆宣传工作没有到位

近几年档案部门在社会上开展了多层次的宣传活动。但这些宣传活动一般是针对档案法规及档案工作自身而展开的对档案馆的宣传却未能做到同步进行。另外我国的档案工作者历来崇尚“默默无闻”档案馆工作人员更是如此只满足于踏踏实实地做好本职工作头脑中缺乏对自己所从事的工作及取得的劳动成果加以宣传的意识从而影响到社会对档案馆的认知程度。

二、馆藏匮乏

面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆尤其是区县级档案馆馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。从馆藏结构上看虽称得上“门类齐全”但通常只被领导机关利用的文书档案占大多数科技档案、声像档案等却很少。从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。

三、服务水平不高

档案馆功能的实现主要体现在档案服务上。服务质量的高低必然会影响到档案馆社会功能的发挥。目前大多数档案馆的服务水平尚有待提高。主要表现在

一利用方式单一

对于许多档案馆来说坐等利用者上门采取被动服务是主要的服务方式。而结合本区域内的中心工作提供主动服务针对馆藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式仍然是“写在纸上挂在嘴上”没有真正付诸实施。

二利用效率不高

这里所说的利用效率不是针对档案馆工作人员而言的查全率、查准率而是指利用者进出档案馆大门的麻烦、手工检索的繁琐、服务设施的不完善、阅览环境杂乱等一系列问题导致了档案利用效率的降低令有些利用者望而却步。

三编研工作缺乏成效

档案馆编研工作起步较晚。截止目前虽有一定数量的编研产品但大部分为应付升级达标匆匆而就质量不高实用性不强利用范围狭窄利用效果不显著。因此编研工作没有发挥其应有的作用。

上述问题都在不同程度上妨碍了档案馆社会功能的实现。要改变现有状况充分发挥档案馆社会功能笔者认为应在以下几方面下功夫

一、采取灵活多样的方式开展档案馆宣传工作

一组织宣传活动

近几年档案工作开展得有声有色面向公众而进行的形式不一的宣传活动此起彼伏。各级档案馆应抓住每一个机会向社会展示自己。可通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、赠送纪念品以至举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案馆的认识。二借助新闻媒体的力量进行宣传

电台、电视台、报纸等新闻媒体是宣传档案馆的最佳场所是沟通档案馆与社会公众的一座桥梁。档案馆与新闻工作者团结协作采取“广而告之”的方式向公众宣传档案馆及档案馆工作成果介绍馆藏档案内容势必会收到良好的效果。

三创办刊物加强宣传

档案馆可创办刊物在自己的宣传媒介上设立园地公布馆藏档案目录及馆藏档案史料登载档案内容简介、介绍档案馆知识并在一定范围内发行以达

会功能的实现中发挥了应有的作用。提高编研产品的质量要求编研人员必须坚持实用性的原则。这一原则应贯穿编研工作的整个过程。

四运用电子计算机参与档案馆的管理与利用工作

电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点

1实现电子计算机检索提高工作效率

现在一部分档案馆虽然配备了电子计算机录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是由于适用的管理软件尚未出台另一方面有些档案馆把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”尚未认识到实现计算机检索的迫切性。因而档案馆工作效率不高影响了其社会功能的实现。档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。

2建立信息联网实现档案信息资源共享

档案作为一种信息若要充分发挥其作用必须进入信息高速公路进入社会的大信息网络这是实现档案馆社会功能的最佳手段。笔者认为目前应做到两点第一档案系统内尽快实现三级联网。即市馆、区县馆、档案室三级联网使档案信息在较为广泛的范围内得以交流为档案价值的实现创造条件。第二尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。

五举办展览建立青少年爱国主义教育基地

近几年档案馆社会教育功能越来越受到重视举办展览建立爱国主义教育基地是发挥这一功能的主要方式。笔者认为举办展览应抓住时机配合国家大事或本区域的中心工作而开展同时应因地制宜不必拘泥于形式那种非要办出规模的想法是不切实际的。

三、进一步提高档案馆工作人员的素质

档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点

一钻研业务提高工作水平

档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。

二塑造新时期档案馆工作者的新形象

现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位更好地实现档案馆的社会功能。