企业档案管理

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企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

一、观念创新，使档案在服务中发挥经济效益

（一）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。

（二）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业法人认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。

（三）要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。

（四）要确立档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的，今年十月份，综合档案室及时为星星家电产业总公司技术中心提供冰箱蒸发器所有技术资料，以贾祥胜、洪立忠为主的研发小组利用了原有技术档案作参考，攻克了“冰箱蒸发器改为嵌入式”的自主创新项目，创造经济效益203万元，该项目荣获椒江区企业科协“金点子”活动一等奖。十一月上旬，由集团投资在洪西路立交桥北边利用原厂房改建台州市星星机械交易市场，施工过程中碰到厂区区域、房屋结构不明等难题，进展缓慢，项目负责人忧心如焚，档案室得到求援消息后迅速调出原北厂区总平面图、所有厂房建筑图纸，他们高兴地说：“这些厂房已有十几年历史，没想到档案室能提供这么完整的资料。”确保了该市场在明年元旦前竣工的计划。从上述可看到，档案资料只要管理好，利用好，就能产生更好的经济效益和社会效益。

二、体制创新，使档案工作适应现代企业的高速发展

现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

（一）机构创新的核心是精简。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心机构在行政上受集团总部的领导，业务上归地方档案行政管理部门监督指导。其主要任务和职责是负责集团总部及所属各子公司、各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，星星集团下有十余个子公司、在全国各地有11家销售公司，通过计算机网络系统实施联网，从而达到各种信息资源的联合开发和资源共享，真正形成一个集团化的信息联合体。这样符合现代企业精干、高效的原则，有利于增加企业档案管理的自主性和灵活性。

（二）机制创新的关键是高效。企业进行整合改造的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

（三）制度创新的实质是要从企业各自的实际出发，星星作为一家大型的民营企业，回顾多年来的档案工作实践，领导支持固然非常重要，但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度还不够健全，一些重要的档案分散在各部门、各子公司，不够规范，降低了利用率，制度创新已迫在眉睫，我们必须制定较为详尽的制度，不断创新集团档案管理制度，明确规定档案工作的年度方针和目标，以及兼职档案员在档案工作中的义务和责任，评价档案活动效果的方式、方法，按月考核，年终进行总结评比，职责明确，奖罚分明，从而调动全体专兼职档案人员的工作积极性。用制度来规范档案管理工作。

三、管理创新，全面提升档案工作

(一)企业发展了，企业的档案管理工作亦应上水平、上档次、上规模，档案工作的规范化形成和广泛参与，要求提高企业全员的档案意识和档案业务知识，坚持依法治档，确保“集中统一管理”。“集中统一管理”就是统一领导、统一机构、统一制度、统一监督和指导，为了提高集团本部及各子公司兼职档案员的业务水平，今年三月下旬，集团办公室特邀专业老师前来举办档案管理的培训，对集团各部门及各子公司近四十名兼职档案员进行为期三个月的轮流培训。这次培训的特点是理论结合实际操作，每周五、周六安排二名兼职档案员到集团综合档案室参训，培训内容针对各兼职档案员所在部门形成的档案进行详细讲解，授课内容分别为：文书、科技、会计档案等基本知识，培训时要求每个兼职档案员带未理装订的资料，面对面、手把手地指导她们如何装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列步骤。此次培训，效果显著，也为公司明年档案管理上省级达标奠定了良好的基础。

（二）办公自动化后，将出现无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。

（三）档案工作既是集团公司重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。为了规范集团档案工作，必须加强自身基础建设，大力开发利用集团档案信息资源；提高整体管理水平，以便更好地为集团公司和各子公司的生产和发展服务。总之，企业档案工作要适应档案管理现代化的需要，档案工作人员要不断学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，与企业发展同步。