做好办公室

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根据我多年从事办公室工作的实践和体会，谈谈怎样做好办公室工作。

一、办公室工作的概念

（一）办公室工作的职能：办公室工作包括办事、办文两个大的方面。办事包括协调工作、会务工作、催办查办工作、来宾来访接待工作、行政事务工作、领导的内勤和外出服务工作、安全保卫工作和值班工作等。办文包括制发文件、收发文件、转递文件、采集和提供信息、印信管理工作、档案工作和保密工作等。

（二）办公室工作的作用：承上启下、协调左右、联系内外的枢纽作用；办事、办文的助手作用；草拟文件、采集信息、调查研究、提建议、提预案的参谋作用；经领导授权帮助解决问题的协调作用；通过外来人员办事，从办事效率、服务态度、工作质量诸方面直接反映单位风貌的窗口作用；办公室人员经常将听到看到的情况反映给领导的耳目作用。

（三）办公室工作的特点：政治性，包括政策性和保密性；从属性，从属于同级领导，完全是围绕着领导的意图和安排进行工作的；全面性，上管方针政策，下管苍蝇蚊子，粗如牛腰，细如牛毛，没有明确其他科室分管的工作也要管起来。

（四）办公室工作的指导原则：一是工作要讲效率，各项工作都要准确、迅速。二是要保密。办公室人员知道领导机关和领导者的机密很多，必须注意保密，守口如瓶。三是实事求是。工作要扎扎实实，讲话要实实在在。特别是向领导反映情况，要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不夹个人恩怨，不讲“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱两可的情况。

二、办公室的几项主要工作

（一）领导人的秘书工作。主要职责是：起草领导的讲话稿和有关发文稿；跟随领导调查研究，做好调查记录，撰写调查报告；记录领导人的讲话；收存、登记给领导发送的文件；领导人批示事项的转呈、催办、查办；根据领导意见，安排领导活动，并做好活动日志；为领导提供信息；做好领导的内勤和外出的服务工作；做好领导交办的其他工作。

（二）协调工作。办公室是一个单位的综合部门，经常按领导授权去协调解决各种问题。因此，协调工作是办公室的重要任务之一。

协调工作的类型，有上下关系协调，左右关系协调，公务关系协调，领导之间关系的协调，内部关系的协调，局部与整体关系的协调等。

协调工作的原则：从实际出发，实事求是；从全局出发，按政策办事；按有关部门的职能办事；坚持协商，达到统一，不能以权压人，不能强加于人。

(三)会务工作。会议的种类很多，有代表会（如党代会、人代会等）、常委会、全委会、办公会、工作会、电话会、汇报会、现场会、座谈会、研讨会等。下面着重谈谈工作会议的服务工作。

工作会议，顾名思义是部署或研究工作的会议。要服务好这种会议，需做好以下几点：（1）下发会议通知。通知的内容，包括会议名称、开会时间、开会地点、参加人员、需携带的材料等。（2）撰写、印制文件。一般应有领导讲话材料、经验介绍材料、文件讨论稿、参阅材料等。（3）安排会议日程和议程。（4）需要讨论的，还要编好讨论组，并明确召集人和讨论地点。（5）做好开会时间的服务工作。开会前，要提前打扫卫生，摆放桌凳，安排好主席台上的领导席位，准备好茶水。开会中间，要做好会议记录。有些重要会议，还要录音录像。会议结束后，要收集录音录像资料，整理会议记录，经有关领导审查后存入档案，备用。有的会议，还要把会议情况编写、印发简报。

（四）催办查办工作。就其实质说，它是实施决策、办理事务、落实批示的一项后续保证手段。

催查工作的范围，包括上级领导和本级领导批示的事项；上级机关交办的事项；新闻单位要求核查的事项；本单位领导安排的工作需要催查的事项。

催查的程序：拟办；立案；办理；催办；结案；归档。

（五）接待工作。办公室需要接待的人员，大体分为内宾、外宾和来访三种情况。接待者必须有良好的精神状态，待人要热情，要有礼貌，并且要有一定的接待程序，做倒忙而不乱。

来访者经常有四种情况：一是下属单位人员上访，二是上级单位人员视访，三是兄弟单位的人员走访，四是外地的同志来访。无论哪种人员，都要主动、热情、礼貌、周到。还要讲究接待规格。接待规格过高，影响领导的正常工作；过低，影响上下左右的关系。办公室负责接待的同志，要为领导当好参谋。

涉外接待，必须按照国家统一的方针、政策和统一的对外表态，在地方外事部门统一管理下进行，把握不准的事情，要及时请示，不能自行其是。

（六）来信来访工作

应坚持的原则：（1）对正确的意见和合理要求，要虚心采纳；（2）政策、条件都允许的，应尽量解决。有些问题虽然合理，但条件不成熟，一时不能解决的，要做好思想工作。（3）对政策不允许的，既要同情、体谅他们的困难，又要坦诚地向他们解释清楚，让他们谅解。（4）对群众申诉、控告和检举的问题，按领导的批示直办或转办。（5）对无理取闹的，应对其进行适当的批评，并通过讲道理的方法对他们说服教育。

应采用的方法：接待上访者要严肃认真，热情耐心，决不能敷衍塞责，漠然处之。可根据不同的类型，采取不同的方法：对文明平静型上访者，要注意礼貌，并对其提出的问题认真对待，尽可能达到他们的满意；对感情冲动型上访者，要先采取有效措施让其平静下来，而后问明情况，给予耐心细致的答复，尽量避免冲突；对纠缠型上访者，政策、条件都允许的，要尽快解决，政策、条件不允许的，态度要明朗、坚决，避免无谓地周旋。

（七）行政事务工作。包括财务管理、资产管理、车辆管理、环卫管理和安全管理等，是一项涉及面广、难度较大、服务性很强的工作。把这项工作做好了，可以保证单位各项工作高效地运行。要做好这项工作，一是统一领导，统筹兼顾，按原则办事，坚持从实际出发、实事求是的原则，为机关工作和生活服务的原则，勤俭节约的原则，分工协作的原则。二是要建立一套切实可行的规章制度，使各项工作有章可循。三是对人员定岗定责，建立岗位责任制。四是做好思想政治工作。教育从事这项工作的人员树立吃苦耐劳、扎实工作、一丝不苟的精神。要公道正派，不谋私利，宽宏大量，任劳任怨。

（八）印信管理工作。印章是凭信，是一个单位对外行使权力的标志。因此，对印章的使用，必须有严格的制度，必须经领导批准。盖印前，要对盖印材料进行审查；盖印后，要对用印单位、时间、内容、份数、批准用印人姓名、经办人姓名进行登记。印章的交接，要有交接手续和见证人。开具介绍信，要履行审批手续。严禁开具空白介绍信。介绍信存根要归档。

（九）保密工作。是关系党和国家安全的大事。办公室人员经常在领导身边为领导工作服务，频繁接触党和国家的秘密。这种特殊的工作条件，决定着办公室保密工作的重要性。涉及办公室保密的工作主要有：应保密的文件、会议内容、科学技术、经济情况等。为保守秘密，每个党和国家工作人员必须做到：不该知道的秘密不问，不该说的秘密不说，不该看的秘密不看，不在私人通信中涉及秘密，不用非保密本记录秘密，不在非保密场所谈论秘密，不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密，不向无关人员泄露秘密，不用公用电话、明码电报、在普通邮局办理秘密事项，不带秘密载体游览公共场所或探亲访友。

（十）值班工作。值班人员的职责是：承接上下左右，并将情况及时向领导汇报；对值班时发生的各种情况做好记录，并及时向领导汇报，按领导的意见妥善处理；做好来访接待工作，并妥善处理；做好领导交办的其他工作。