企业秘书

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内容摘要：本文围绕企业秘书工作的中心，探讨了在我国加入WTO后，对秘书工作提出了的更高要求。企业秘书工作者要树立学习、效率、奉献、严谨、创新、超前、形象、全局、守纪、保密意识，同时还必须具备并提高政治素质、文字功底、技术素质、身体素质和精明的办事能力。

关键词：企业秘书工作意识素质能力

我国加入WTO后，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就必须紧跟时代步伐，紧紧围绕一个中心，树立十种意识，提高四种素质，不断完善自己，掌握科学的方法，付出艰辛的劳动，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。

一、以领导活动为中心

企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，领导活动为主，秘书工作为辅，就决定着企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。企业秘书就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活，对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜。对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。

二、牢固树立十种意识

1、学习意识。知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。首先是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等，还必须掌握与本行业密切相关的法律法规，如《石油天然气管道保护条例》等。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面。

2、效率意识。树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。

3、奉献意识。企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要，工作要求高，责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，殚精竭虑地做好本职工作。

4、严谨意识。秘书工作无小事，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。

5、创新意识。企业秘书要充分发挥主观能动性，努力适应加入WTO后给企业带来的新形势，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动脑筋，多想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；要多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；要开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。

6、超前意识。“凡事预则立，不预则废”。要做好企业秘书工作，就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。

7、形象意识。秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，更代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。

8、全局意识。企业秘书工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。

9、守纪意识。秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。

10、保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。

三、企业秘书必须具备并不断提高四种素质

1、过硬的政治素质。秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备具有较高政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、思想和邓小平理论，特别要学好同志关于“三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。

2、扎实的文字功底。有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所迸发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。

3、过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。

4、健康的身体素质。常言道：“身体是革命的本钱”。没有好的身体，如何更好地为领导服务。作为企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成的身体，因为身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者，必须加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。

四、具有精明的办事能力

1、理解和领会能力。日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交待的意图，同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。

2、分析和驾驭能力。企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。

3、应变能力。企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处置，达到预期目的。

4、交际能力。交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业秘书要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近，容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。同时，交际能力也反映出一个人的思想性格修养。

5、语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。

我国加入WTO之后，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书。